档案网站休闲利用功能提升研究

文/王 伟

档案网站休闲利用功能提升研究

文/王 伟

档案休闲利用是公众基于自身休闲需要而产生的一种自发行为，这种自发行为更多强调的是用户利用的自觉性。2000年在西班牙召开的第14届国际档案大会第三次全体会议，报告主题为“档案在休闲社会中的作用”，首次明确了档案休闲利用的地位，开辟了档案利用的新天地。随着互联网技术的快速发展以及档案利用价值和方式的不断改变，“档案休闲利用”的内涵和外延也在不断完善。根据中国互联网络信息中心发布的第39次《中国互连网络发展状况统计报告》显示，截至2016年我国网民规模达到了7.31亿人，网站总数482万个。互联网的普及为档案馆利用档案网站开展档案文化休闲活动创造用户与平台基础。从一定层面来看，档案馆作为人类文化遗产的主要守护者，理应积极挖掘档案“沉睡的文化属性”，伴随信息时代大数据技术的应用和发展，将档案文化休闲服务延伸至网络，发挥档案在休闲社会中的作用，将档案休闲利用推向新的繁荣。

一、档案网站休闲利用内涵、特点及功能

（一）档案网站休闲利用的内涵

休闲旨在鼓励公众精神世界创造力和鉴赏力的提升，利用则是基于用户自身诉求而展现出的一种行为表达。档案休闲利用的本质内涵是将休闲文化特点与档案本身所具有的文化功能结合起来，以满足人们群众不断增长的精神文化需求。档案网站的休闲利用则是透过休闲所传递出的文化品味和精神底蕴为档案网站的利用铺垫文化色彩和精神内涵。因此，这里所指的档案网站休闲利用是档案利用者或者其他人员，为满足自身兴趣、爱好，通过点击浏览网站，以自我发展和快乐放松为目的，自发、主动地参与档案网站提供的档案公开项目，并对档案及其所开发的产品进行利用，达到消遣性质的服务。

（二）档案网站休闲利用的特点

档案网站休闲利用的特点主要表现为：（1）自发性利用。档案网站的休闲利用是公众基于其自身休闲需要而产生的一种自发行为，强调的是用户的自觉性和主动性。与业务参考、学术研究等指向性明确的档案利用不同的是，档案网站的休闲利用是公众的一种自发行为，目的性不强。（2）业务素质高。档案网站的休闲利用者通常具有一定的文化水平，档案意识较强，对文化生活具有较强的品位追求。此外，档案网站的建设者或维护者自身也具有很高的文化素养和档案、网站等方面的专业素质。（3）休闲氛围浓厚。档案网站的休闲利用离不开浓厚的文化休闲氛围，这种氛围要能够切实满足用户的心理需求，尤其是休闲需求和个性化需求。

（三）档案网站休闲利用的功能

档案网站的建立能够满足人们日益多样化的档案利用需求，用户可以突破时间、空间限制，直接登录网站即可实现平台内档案资源的利用，获取自己需要的档案信息。档案网站面向用户所提供的档案休闲服务主要是指用户在可自由支配的时间里，为了自身爱好而点击浏览档案网站时所具有的消遣性质的服务。

从目前档案网站的运行情况来看，档案网站提供的档案休闲服务内容涵盖在线档案利用与互动服务、声像档案库、历史档案库、档案编研产品展示、网上档案展览等。上述档案休闲利用形式构筑了档案网站以下功能。

（1）文化功能。档案网站具有文化集成、传播、服务功能，是文化资源共享集成平台。从专业技术视角看，档案网站作为一个独特的信息系统，承载着大量信息资源，蕴含丰富的档案信息，这些信息是网站文化功能得以展示和发挥的基础。作为文化传播的平台，档案馆将传统档案资源加工、整合后上传至网站，形成一个个专题数据库，通过网站的检索功能，为档案利用者快速查阅提供便捷服务，将优秀的档案文化瑰宝和一些档案文化精品保留好、传播好，使档案网站成为宣传历史文化、传播先进文化的“前沿阵地”。档案网站又是档案文化服务平台，它是为公众或者专业人员搭建的信息平台，能够向社会公众提供各种形式的服务内容，如档案查询、档案成果展示，充分发挥了档案信息资源在文化宣传、教育、交流等方面发挥的作用。（2）休闲功能。随着人们生活节奏的加快，以及信息技术的发展，传统档案网站中单纯依靠信息堆积形成的模式逐渐被淘汰。越来越多设计新颖的档案网站在网页图像设计方面采用Photoshop、Fireworks，在网页动画制作方面选择Flash MX 2004， 网页排版则使用了Macromedia Dream weaver 8等工具，语音互动、视频互动等方式让访客耳目一新的休闲式网站功能逐步得以展现。访客在初始点击相关档案网页时，根据档案网站系统赋予的选项，访客可以依据自己的心情、兴趣、性格等因素，最终被引导到最适合的休闲栏目中，既获取了知识，也愉悦了心情。（3）服务功能。档案网站是网络环境下档案馆档案信息服务的必然产物，向档案用户提供档案信息服务是档案网站的主要职责所在。档案资源与生俱来的社会记录性、原始性、权威性是其他任何信息资源都无法比拟的，这也是档案网站信息服务功能受到越来越多用户青睐的主要原因。档案网站休闲利用服务的形式主要包括档案信息检索服务、咨询服务、信息定制与推送等服务。

二、网络环境下档案网站休闲利用面临的问题

（一）休闲利用目的的不确定性

在传统条件下，档案业务主要面向行业或系统的部门或特定的公众群体。例如，国土资源部门的档案主要满足用户不动产登记、房屋交易、土地确权等使用，档案利用的对象相对固定，档案利用的目的也十分明确，档案业务的开展也相对容易。但在网络环境下，通过档案网站的建立来为广大公众提供档案休闲服务，其利用地群体发生了很大变化，既有专业部门自身群体的关注，也有普通大众的休闲需求，不同行业、年龄段以及知识结构的群体都有可能在档案网站中获取、利用。他们的利用目的、关注重点存在较大差异性，更多基于好奇心和业余爱好。这就为档案网站的建立，尤其是档案休闲利用的选题和编研提出了更高要求。

（二）网站内容结构的不合理性

传统档案网站更多的是为公众展现档案承载的信息内容，对档案信息的载体要求不高，开发和关注的程度不够，难以有效吸引公众的持续关注。一方面，表现为提供休闲利用的以录音、录像、数码照片等为形式的档案较少。另一方面，档案信息主要是政府政策性、行业性、法规性文书档案，私人尤其是具有特色的档案资料较少。此外，档案网站的结构设计存在同质化，千篇一律，突出档案网站自身的个性化设计，尤其是突出休闲功能设计的较少，不能做到满足普通公众的需求，在受众群体中难以大范围推广，档案本身所承载的文化功能没有很好地发挥出来。

（三）复合型人才匮乏

档案网站的休闲利用功能真正发挥，离不开一支复合型的高素质人才队伍。他们既要掌握档案专业性知识，也要具备计算机、网络和数据库应用等方面的知识，甚至是心理学方面的知识，要知晓公众的休闲文化心理需求；既要学会将档案专业知识进行解构，提炼出通俗易懂、受众喜爱的文化内涵，也要熟练掌握电子文件及声像档案管理、档案信息资源开发等专业知识，还要做好档案网站的设计和推广，真正为不同群体的用户提供高质量的档案休闲服务工作。但从现实情况来看，熟练掌握档案和计算机网络等专业知识的复合型人才凤毛麟角。此外档案休闲理念尚未在广大档案工作者心中真正建立起来，也制约了档案网站休闲利用功能的提升。

三、档案网站休闲利用功能提升对策

（一）培育档案网站休闲利用理念

网络环境下，档案网站所提供的档案休闲服务的用户体验对象和目的较传统档案利用具有不确定性，这就要求档案网站开发部门在网站建立以及后期内容维护方面，要做好需求调查，对档案休闲利用的用户群体和利用目的进行分析，准确把握网络环境下，档案休闲网站在满足不同用户群体的行为特征、行为习惯、利用目的以及重点关注的档案休闲内容。培育公众良好的档案休闲意识，以及档案机构休闲利用的服务理念。面对日益休闲化的发展趋势，无论是学术研究、业务参考，还是档案文化的推广，都应做好档案网站休闲利用功能的宣传，加强网站自身文化休闲功能挖掘、普及和推广，以满足不同个体兴趣，强化档案网站的档案利用文化色彩和休闲功能。

（二）完善档案网站休闲利用设计

档案网站作为休闲档案的资源共享平台，在整合档案档案信息资源的同时，扩大自身在公众文化休闲中的影响力具有十分重要的作用。一方面，在网站建设和维护过程中可以利用档案网站自身优势，在相应位置设立问卷调查、用户反馈类型分析以及休闲分析，根据收集到的信息数据做好档案休闲内容的挖掘，为档案工作人员进行档案休闲编研提供方向，以满足档案休闲用户的需要，提供良好的档案服务。要在档案网站的栏目设置、内容添加等方面凸显其浓郁的文化色彩和休闲氛围。例如，根据当地文化特点，设立“追寻名人踪迹”“探寻家族根源”“地域珍品陈列”等。扩大社会各界尤其是文化界和私人档案收集渠道，征集文艺类、名人类档案，提升档案网站内容的文化品位。另一方面，应该从文化休闲视角来建设和维护档案网站的检索工具、编研软件以及网络服务平台，切实营造浓厚的文化休闲氛围。

（三）做好档案网站休闲利用服务

用户体验直接影响档案网站休闲利用的推广和普及。为此，要切实做好档案网站休闲利用服务，提升不同群体在档案网站休闲利用中的获得感。首先，要丰富档案网站的数据库资源。要对行业或区域内的档案网站的休闲档案信息资源进行必要的整合，及时更新并补充网站中的数据库资源，以形式多样、内容丰富来吸引更多用户参与并认可档案网站的休闲利用体验。其次，提供优质高效的数据检索服务。利用先进的检索软件，为不同群体在档案网站休闲利用过程中能高效、便捷地检索到其所需要的档案休闲信息，提高网站的认同感。第三，做好休闲档案的编研和发布。扩大照片、音频、视频等载体在休闲档案中的应用比例，加大档案资源的信息编研、加工，为受众提供形式多样、内容丰富的档案文化大餐。第四，做好个性化服务。根据不同群体的用户体验和需求，做好用户休闲利用的个性化服务，满足用户的休闲目的和要求。最后，还要加强复合型档案人才的培养，提升档案网站对外休闲利用服务的能力和水平。

（作者单位：上海大学图书情报档案系）