档案管理信息化的创新与思考

文/王 慧

档案管理信息化的创新与思考

文/王 慧

档案管理信息化，是指档案管理从纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。包括应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。就要不断推动档案管理改革创新进程，切实提高档案管理工作水平，探究档案管理信息化建设的对策。

一、档案管理信息化的重要性和必要性

档案管理信息化是在遵循相关部门规定的基础上进行的，对信息的管理十分严谨。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式，集合了现代计算机、网络、信息等技术对档案管理模式进行创新，实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。与传统的手工操作、纸质档案管理相比，档案管理信息化可使档案的收集、分类、存储、统计、检索和查阅更为便捷，使档案管理工作的效率和质量大幅提高，便于档案信息传递和共享，促进档案信息资源的综合开发和利用。对于机关、企事业单位来说，档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理，符合现代化的管理模式。

二、档案管理信息化的创新

首先，要从创新服务理念着手。不能仅用固有的模式对档案进行管理，要不断提升自身和部门的创新能力，增强服务意识，要适时建设满足信息化时代的创新人才队伍，使相关档案管理人员具备足够的理论知识，不断学习和掌握新时代信息化管理手段，积极总结管理工作经验，最大化地实现档案材料在信息时代的使用价值。

其次，要从创新管理方式着手。加强档案信息化建设需要明确认识信息化建设的发展方向。建设数字档案并不是单一的某个档案，而是通过互联网对若干档案群体进行连接，将所有档案群体的信息进行紧密结合，从而形成有机的整体，能够有效地完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。在进行档案工作时，要以网页或网站为基础，利用互联网的优势尽快建立完善档案信息及电子文件全文数据库，利用网站对电子文件实施管理与利用，进而实现档案信息的数据化、数字化、自动化、法制化和规范化。

最后，要从拓展服务领域着手，真正实现信息服务社会化、档案管理产业化和信息资源共享化。信息化的进步推动了社会的进步，在这个过程中，档案管理的服务面也逐渐扩大，由原来的单一对象服务逐步趋于社会化。随着信息化社会的不断发展，档案信息已经不再是简单的信息，档案管理人员也不再是单纯的保管员，逐步形成了一条以档案信息收集、处理、存储、检索和服务为一体的产业化道路。为更有效地发挥档案信息的作用，各企业要相互配合、共同努力，建立一个联合目录，从而实现资源的共享和信息交流。

三、推进档案管理信息化的对策

1.完善档案管理制度体系。一是制定档案管理制度。按照国家档案管理工作的有关法律规定，紧跟科技信息化发展，引入专业的档案管理软件，运用信息化档案管理方式，制定出符合本部门实际的各项规章制度，让档案管理人员在信息化建设管理工作中有法可依、有章可遵。二是制定信息监督制度，从而规范员工工作行为，提高工作责任心，建立起安全、高效、完善的档案管理信息化系统，及时发现档案管理建设中存在的问题，并督促工作人员进行改正。

2.提升档案管理责任意识。要加强档案管理重要性的普及教育，不断提高职工对档案管理工作的认知度和积极性，进一步提升工作效率，实现档案管理向信息化转变。定期开展档案管理知识、档案管理规章制度的学习培训，通过不断地补充学习来提高工作人员的整体意识。与此同时，还要增强部门其他工作人员的责任意识，不能仅靠档案管理人员的一人之力，要使全体工作人员都认识到档案存储的重要性，从档案产生最原始的环节提高重视，应存尽存，确保无遗漏。

3.确保档案系统安全运行。部分档案具有一定的保密性，档案信息是具有一定历史价值的记录，有些可以作为法律依据，一旦被篡改或者丢失，对国家、对集体和个人都会出现很大损失。这就要求我们，必须要保证电子档案信息在档案封装过程、传输过程、整理和归档过程、保管和利用的整个过程中的信息安全，实现电子档案安全级别的严格划分和明确标识，对用户采用制定不同级别、享有不同权限进行访问，以便更好地进行安全控制。对于重要信息，要及时进行数据备份，避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案信息造成损坏。

（作者单位：公主岭市外派劳务服务中心）