论如何做好档案保管及利用的保密工作

陈 云 （东莞市文化综合服务中心 523000）

论如何做好档案保管及利用的保密工作

陈 云 （东莞市文化综合服务中心 523000）

随着全社会对档案资料价值认知程度的提升，档案资料保管与利用过程中的保密工作，如何防止档案资料重要信息的泄露也逐渐成为档案管理工作的重中之重。档案管理人员必须在档案管理过程中既要保证档案效能与价值的发挥，也要确保档案资料的保密性和安全性，正确处理两者间的关系，提升档案管理工作水平。

档案；保管；利用；保密

随着社会发展，档案的涵盖范围越来越大，档案资料本身的社会价值及经济价值也逐渐受到全社会的广泛关注，档案资料的保管利用成为企事业单位管理的重要内容。然而很多企事业单位虽然重视档案资料的开发与利用，但是却忽视档案保管利用的保密工作，导致大量涉及国家安全和集体利益的信息资源被泄露，造成了严重的影响。因此如何既能充分发挥档案本身效能与价值，又能确保档案资料的安全性和保密性，已经成为当前我国企事业单位档案管理工作亟待解决的重要问题之一。基于此本文从档案的保管与利用两方面探讨如何进一步提高档案资料保密工作质量，以期为我国档案管理工作发展提供有益启示。

一、档案资料保管环节的保密工作

档案资料保管过程的保密工作主要涉及档案库房管理、绝密档案管理及档案保管期限等内容，这些工作都需要管理人员具有极强的档案保管意识和安全意识，而要想实现档案保管工作的安全性，就要从以下方面入手：

首先，档案库房科学管理。档案库房科学管理是档案保密重点内容之一，也是档案保密及档案安全最基本保障。管理人员要按照《档案法》规定修建档案专用库房，库房门窗予以加固处理，同时让档案库房与办公区域、阅览室之间完全分开。同时管理人员应安排专职人员负责档案库房管理，制定规章制度避免无关人员进入。其次，加大涉密档案的保管力度。管理人员应将涉密文档与非涉密档案分开处理，对涉密文档增设更高级别措施，如保险柜、防盗器等保障其安全性。同时对涉密档案日常管理来说，管理人员应予以高度注意，在档案移出、调阅及销毁操作时，应严格按照相关规定，认真履行档案登记签字手续，同时涉密档案使用后，应及时清对检查，如发现问题，管理人员应立即启动备案，最大程度减轻泄密的负面影响。第三，正确区分档案的保管期限和保密期限。档案保管中，保管期限与保密期差别较大，因此必须有效区分，保密工作才能做好。管理人员要根据档案内容现实作用和历史作用进行分析与鉴别，判断其保管期限，同时根据单位工作需要进行期限设置，真正体现该档案保存价值。而保密期限，管理人员要根据特定时间内可能造成的国家安全、集体利益受损程度进行判定，绝不可擅自解密及向其他人员肆意提供档案内容。最后，涉密档案级别及时调整。档案管理人员在档案保管中，要随着时间推移及文件使用情况变化，及时调整档案涉密级别，进行升级、降级及解密处理。但是档案管理相关人员必须要在向单位主管领导及相关负责人请示基础上，对档案级别进行调整，切勿私自调整或肆意调整，以免造成绝密档案内容的过早泄露，影响集体利益和国家安全。

二、档案资料利用环节的保密工作

档案保密工作的目的就是为了更好的利用，但是档案利用必须要建立在一定的保密基础之上，档案的保密与档案利用两者同样重要，稍有偏颇可能会对国家安全与集团利益造成严重损失。而要想保证档案资料的合理、安全利用，就必须从以下方面如手：

首先，正确认识处理档案利用和保密工作的关系。档案利用和保密工作既相互联系，同时又是相互对立辩证统一的关系。而要正确认识处理档案利用和保密的关系，就要求管理者在做好保密工作前提下，尽可能提供良好的档案服务，让档案充分有效利用。然而当前很多企事业单位尚未真正形成对这一辩证统一关系的正确认识，“重利用、轻保密”或“重保密、轻利用”的现象比比皆是，导致有价值档案要么被束之高阁，要么被轻易泄露，严重抑制了档案本身的价值与效能。因此，企事业单位的档案管理机构应根据利用与保密工作共同发展的原则，更新现有档案利用管理的理念，严格保证档案保密性同时，也要积极转变其工作职能，发挥档案本身对企事业决策引导的价值。同时对机密档案资料的保密要根据企事业单位情况而决定，只要能保证不超出安全性限制，管理者就应该重视档案的利用价值，否则档案本身的价值与保密意义也会完全丧失，因此只有正确处理两者关系，才能做到物尽其用而又能保证企事业单位信息的安全性。其次，开展档案资料审查监督工作。审查是档案利用前重要的工作内容，其目的是准确科学划分、判断档案开放与利用范围。档案资料审查中，工作人员应该遵循三步走原则，即：初审环节对档案要逐一审查，判定其开放和利用的范围；中审环节，主要由业务能力和理论能力较强的人员重点审查部分涉密级别较高档案，确定其开放程度；终审环节要根据之前工作权衡利弊，开展综合分析并最终决定档案利用的审批结果。档案利用的监督是档案利用环节中保密工作最重要的内容之一，它能让管理者有效发现、纠正各类档案利用中不利于资料安全的不良行为。涉密类档案调阅首先要经过制定负责人的审批，之后审阅者要履行登记签字等手续，其他人则无权调阅。档案利用过程中，档案管理人员要开展分类和重点监督，同时可借助部分硬件设备，如摄像监视器等以防止借阅者在档案库房内实施违规违法活动。作为档案管理人员，必须要具备较高洞察力及敏锐观察力，在档案利用者归还档案时必须能及时发现问题。除此之外，档案管理人员要向借阅者提前了解借阅目的、用途、时间、去向、联系方式、证件等信息，做到有备无患，未雨绸缪。最后，建立高素质档案管理队伍。作风务实严谨的档案管理队伍是档案利用过程中保密工作重要的保障和基础。档案管理人员职责就是维护本单位档案的安全与有效利用，其作为档案利用制度直接的执行者，要对档案安全承担直接责任。而要建立高素质档案管理队伍，就必须着力培育档案管理人员两种素质。一方面，企事业单位要培养档案管理人员政治素质，要让管理者具备较高政治责任心，保证档案利用过程中不出现影响国家利益和安全的问题。另一方面，企事业单位要培养档案管理者业务素质与文化素质。企事业单位应提供必要学习环境，为相关人员提供专业知识的学习条件，让熟悉档案内容及档案利用规程。同时，企事业单位也要重视相关人员的文化素质，着力提供档案管理人员文化知识水平，让其能根据知识和经验发现档案利用过程中的问题和规律，正确理解档案利用和保密工作的关系，独立应对档案利用过程中的安全问题，最大程度提升档案的利用效率和保密性。

三、结语

档案管理工作时一项严谨的、规范的、机密性管理工作，要求档案管理人员必须基于自身职业修养和专业素养，加强对档案保管与利用环节的保密措施，既要保证档案资料价值的有效发挥，也要保证国家和集体利益的安全性，做到防患于未然。

[1]李新梅. 浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略[J].科技经济市场，2014（09）:125-126.

[2]范晖. 加强档案保密工作的措施[J].吉林工商学院学报，2010（11）:119-121.