关于如何提高科技档案管理的质量与利用分析

朱长红

（沈阳铁路局吉林供电段，吉林吉林 132000）

“科技档案是各种档案中较为重要的档案之一，它如实反映了人们在自然科学研究以及各种生产技术中取得的成果，档案管理质量的提高能够有效保证科研过程中的及时查阅[1]。”因此，对后续的科技研究以及技术发展、思维创新都有着举足轻重的价值和意义。然而，在很多企事业单位长期工作运营的过程中，其对于科技档案的使用和查阅并不得力，这主要源于管理工作的低效和不规范，只有保障科技档案管理工作的质量与利用率，将科技档案最大程度地应用到科学技术水平的提高中，才能切实为企事业单位的发展作出贡献。铁路局的科技档案关系到铁路运输工作的突破性，更关系到人民生命财产的安全，所以，做好铁路局科技档案管理工作实为必行之举。

1 提高科技档案管理的质量与利用应遵循的制度

1.1 确保管理工作的一致性与分层制

为了避免科技档案在管理和应用中出现太多纰漏和混乱，就必须首先确保管理工作的一致性，实现统一领导，在进行决策、计划，制定方针的过程中尽最大可能地消除分歧、矛盾，只有这样，才能确保管理工作的有效。另一方面，“科技档案主要分类有以下几个方面，项目起初准备过程中的科研申请书、审批材料、项目任务书等，以及项目研究过程中的试验数据、实验报告、实验成果等，还包括项目完成之后的工作总结、科研成果报告等[2]。”这些信息内容的应用目的和应用方式都有着明显不同，在应用时分层管理，以免分工不明、混淆不清。

1.2 确保档案管理的完整性与安全性

如今，我国的铁路运输事业处于蓬勃发展的良好态势，从早前的“绿皮火车”到如今的动车、高铁，在质量安全与服务方面的变化可谓日新月异，人们得到了更加便捷、更加舒适的出行体验，在全球化发展的今天，交流往来成为了奠定经济提升的重要基础，因此，铁路运输事业的价值意义更加深远。铁路局的科技档案管理工作显得尤为重要。在进行统一领导、分层管理的同时，必须制定规范的、合理的制度方针来确保档案的安全与完整，任何内容的科技档案都直接关系到铁路运输领域的科技突破与技术创新，同时在提升安全系数方面具有十分重要的作用，一旦疏于管理，出现了纰漏或窜改的情况，都可能会影响到铁路局的经济效益、单位形象以及人们的生命财产安全。

2 提高科技档案管理的质量与利用的对策

2.1 提高科技档案管理的现代化水平

“科技档案的管理工作是一项针对反映人类发展历史的科学研究以及生产生活中的科技成果的集中体现，提高科技档案管理的质量可以及时有效地对后续的科学研究和新科学技术发展提供帮助[3]。”在互联网信息技术高度发展的今天，要想保障科技档案管理的质量与利用率，就不能一味依赖人力，而是要借助现代化技术手段，这样不仅可以提高科技档案管理的效率，还能有效地减少人为造成的失误与疏漏。互联网信息技术可以使档案管理更加高效、便捷、安全，因此铁路局可以加大财政支持的力度，为档案管理部门购置一批先进的互联网电子信息设备，同时提高对管理人员的任用标准，确保其具备能够娴熟运用互联网信息技术的能力，实现档案管理的现代化办公，既能保障档案管理的质量，又能保障档案管理的利用率。

2.2 提高对科技档案管理利用的认识

“科技档案管理工作的根本目的就是开发档案信息资源、提供档案为各项工作服务，由此决定了科技档案利用工作的重要地位[4]。”要想提高铁路局科技档案管理工作的质量与利用，首先必须正确认识科技档案管理工作的重要性与价值作用，只有这样，才能采取多种形式与方法，将科技档案良好地进行开发与应用。其次，铁路局要制定完善合理的档案管理制度，使管理人员能够明确自身职责，履行自身义务，避免出现因制度不完善而造成的管理混乱、懈怠等情况。另一方面，铁路局要确保档案管理工作人员的专业化程度，切忌任人唯亲，要定时为管理人员创建培训交流的机会与平台，使其能够在不断学习与实践的过程中提高自身的岗位能力。最后，要确保管理工作分工明确，符合制度，赏罚严明，只有高度重视、严格管理、加大投入，才能保障科技档案的有效性。

2.3 转变原有档案管理模式

经济水平的不断发展与社会建设的不断完善促使我国的企事业单位面临内部的调整与改革，铁路局科技档案管理工作也不能固步自封，不求创新，而是要力求与时俱进、协调一致。因此，传统的科技档案管理模式俨然不能适应铁路运输发展的需要，必须进行调整转变。首先，应提高档案管理人员的归档意识，确保科技档案完整化。其次，应规范档案管理人员的管理能力，确保科技档案的正规化。最后，应加强档案管理人员的自我认知，确保档案管理工作的人性化。科技档案“关系到企事业单位的生存与发展”[5]，只有完整化、规范化、人性化，才能确保其质量安全与利用高效。

2.4 加强科学管理人才队伍的建设

信息时代背景下，科技的发展水平日新月异，人们的思想观念也得以不断更新，基于此，要想提高科技档案管理的质量与利用率，一味地保有传统观念将难以打开新的局面，因此，注入强有力的新鲜人才“血液”将为管理工作的创新发展提供有效的推动作用。为加强人才队伍的建设，应注重人才的引进与培养，并采用“帮带”措施，让一位具备高能力高素质的人才起模范带头作用，并对其他管理人员进行培训提高。继而有效提高管理人员的整体素质，尽管机械化生产与电子化管理的发展已经取得了显著的成就，但是无论何种领域，人才，才是起着决定性作用的关键。为此，加强管理人才队伍的建设，能够有效提高科技档案的利用率与质量。

3 结语

现代化进程发展日益加快的今天，铁路运输愈发起到至关重要的作用，要想促进铁路运输事业的蓬勃发展，就必须要加强对科技档案管理工作的重视程度，加大人力、物力、财力的投入力度，只有确保科技档案管理工作的现代化、规范化、安全化、完整化，才能有效促进铁路运输事业的长远发展，为铁路运输的安全与高效作出积极贡献。

[1]蔡梦凡,张春艳,杨帆.浅谈如何提高科技档案管理的质量与利用[J].办公室业务,2014（3）：55.

[2]罗能超.科技档案管理的价值与质量提升策略[J].工作指导,2016，239（3）：135，141.

[3]葛丽燕.关于如何提高科技档案管理的质量与利用分析[J].经济,2017（1）：162.

[4]崔冰艳.试论提高科技档案利用的方法与途径[J].中小企业管理与科技,2010（19）：75-76.

[5]付京萍.浅谈影响企业科技档案质量的因素与控制[J].科协论坛,2010（6）：125-126.