引入信息化手段 提升职高档案管理质量

王晓云

（江苏省淮阴商业学校党委办公室，江苏淮安 223001）

在高职教育中，档案是对教育工作人员及学生个人信息的记录，既能反映出学生的学习情况和综合素质，又关系着学校的教育水平，是职高教育管理的重要组成部分。江苏省淮阴商业学校成立于20世纪80年代初期，档案管理多依靠人工方式，以纸质为主要载体。随着每年档案资料的增多，需要扩充资料室面积，存储更多的档案。学生档案使用频繁，但查阅利用起来很不方便。另外，部分档案因环境潮湿，以及其他原因遭到破坏。进入新世纪后，信息技术应用日益普及，学校在2008年开始大量引进信息化手段，用于档案管理，取得了很好的效果。

1 转变观念意识，予以支持

档案管理是职业高中的重点管理工作之一。为提高工作效率和管理质量，学校高层及时转变观念，跟紧时代，全面客观地了解了信息化技术，发现信息化技术对档案的处理、利用、维护都较为有利，所以非常重视档案信息化建设，并逐步实现了纸质档案的数字化[1]。信息化管理以信息技术为支撑，除了观念更新，还需要予以足够的财力、物力和人力支持，加强基础设施建设，确保每项操作都能顺利进行。为此，该校积极与当地企业合作，吸引投资，用于信息管理系统建设。结合学校的经济实力，配备相关设备设施，比如防尘、防火设备。在引进外部管理人才加以指导的同时，重视学校内部信息管理人才的培养[2]。当地教育部门对此也颇为重视，在资金和政策上予以一定的鼓励和扶助，加快了学校档案信息化管理的建设速度。

2 完善相关制度，规范管理

档案信息化管理是高职校档案管理的必然趋势，为取得良好效果，学校成立了专门的管理机构，完善管理制度，成立了工作小组，专门负责档案管理。档案信息化管理，基本上包括档案收集、数据库建立、档案录入存储、保管、利用、销毁等，每一个环节都非常关键，为此学校制定了较为完善的管理制度，涉及各个部门各个方面，包括档案人员的责任等，都在其中。同时，还成立有监督部门，实行监管机制，负责各环节的监督和指导，一旦发现错误操作，或其他行为，监督人员及时予以纠正。我国的信息化管理存在法律上的缺陷，所以完善法律制度，加强法律监督也是重要工作[3]。对档案人员开展法律教育，宣传相关法律知识，维护档案安全。一旦发现有人利用职权，作出违法行为，则应学会用法律保护，予以相应的惩处。

在制度建设外，还需规范档案的信息化管理，更新管理意识，利用信息技术手段，加强对档案的有效控制，按照国家标准，逐步建立起完备的信息化管理系统。档案还具有凭证作用，所以电子档案的法律凭证作用应得以体现。这就需要完善档案管理标准，确保档案工作社会关系、业务关系和技术关系的有序化，保护档案的真实性、及时性和完整性[4]。

3 培养优秀人才，提高素质

我国信息化管理的发展速度很快，管理人才需求量大，但优秀的人才却非常少。作为档案管理工作的主体，对其提出了较高的要求。

首先，工作人员必须具备熟练的业务能力，能够合理及时地处理各项事务，学校全部人员的信息都需要归档处理，而这是件综合性很强的工作[5]。除了专业知识，档案人员还必须熟悉整个流程，具备一定的计算机操作能力，了解编辑、法律、管理等领域的相关知识，同样还必须拥有良好的沟通协调能力。此外，信息素养更为关键。档案管理信息化已经成为一种趋势，与计算机融合愈发紧密，方便快捷的计算机搜索将代替手工检索，数据库将代替纸质载体，这可以说是对传统档案管理的巨大颠覆，从理念，到技术，再到方法，都发生了很大改变，所以对档案人员的管理和服务能力要求更严格。学校每年都会组织档案人员参加实践培训，由专业人士指导，分析当前形势，介绍最新技术和研究成果，分析总结过去存在的问题及其原因，并采取有效的解决对策。

其次，职业道德也是不容忽视的因素。在职业高中，档案结构基本属于教辅部门，职业发展机会相对较少，以至于部分档案人员可能存在错误认识，以为自身地位不高，所以职业荣誉感很差，进而影响到其工作态度。比如，工作中不认真，态度不够端正，经常抱怨职位等[6]。为解决这些问题，该校高层一方面加强教育，令档案人员正视自身工作，提高其职业认同感和荣誉感，以积极的态度面对工作；另一方面，心理辅导和物质奖励同时进行，提高档案人员的福利待遇，为其提供晋升机会，从而激发他们的积极性，全身心地投入到工作中。

4 健全管理系统，维护安全

4.1 信息管理系统设计

4.1.1 原则要求

在开发设计档案信息管理系统时，设计人员遵循规范性、灵活性、安全性、易操作性、可扩充性等原则，结合经济条件考虑，选用国内成熟的技术，并且制定有应急方案。为提高系统的稳定安全性，还遵循分权制约制度，以免所有的安全管理都集中到一人，一旦出现问题，则可能威胁到整个系统正常运行。设计前期，充分考虑了档案的安全保密、兼容扩展、实际应用等问题，不仅可以快速实现档案信息的数字化转换，还有利于提高工作效率。

4.1.2 整体架构

该系统是学校信息档案管理的核心，以先进的信息化技术为支撑，集管理、服务等功能于一体，同时借鉴其他高职校经验，根据学校实际情况加以调整，最终设计出如图1所示的档案信息化管理系统。

其中，技术保障体系作为中枢部分，主要负责信息技术的研发，以及系统的安全保护，运行中一旦出现故障，可及时予以解决。基础设施平台负责行业标准和国家安全规范的执行，确保平台系统合法实用。运行管理体系的作用非常关键，囊括了行政、技术和风险等方面的管理工作，是引导学校内部运行的主要部分。社会服务体系则包括安全管理、测评管理和应急响应等。以技术保障体系为例，为保证系统安全，防止信息被盗窃篡改，设计人员采用数据加密、安全认证等核心技术，并安装有防火墙、防病毒等软件，其他相关的信息安全部件都经过国家质量监督部门认证，且在市场上应用较多，技术相对比较成熟，有助于综合防护系统的完善。

4.1.3 数据库

建立信息管理系统的最终目的是收集存储学校的一切档案信息，并提高档案利用率，该校每年都会招收几千人，档案处理工作量大，数据较多，因此建有专门的数据库。数据库在信息管理系统中的地位无比关键，信息的录入、登录、搜索、利用、统计、数据维护等工作，都离不开数据库。设计人员首先根据用户需求和反馈信息，然后分析处理，了解他们的需求。以用户需求为主导，建立相应的模型，继而将其数字化，形成数据库支持的模型。接着便是物理结构设计，选择最为适宜的数据存储方式，并对其性能进行测试，如果不满意，则重新设计，直至最终满意，试运行并确定无误后，方可投入使用。

4.1.4 功能模块

主要涉及四个方面。一是用户登录。学生、老师以及其他工作人员的信息档案都存在该系统中，每个用户都有单独账号和密码，登录系统后才能查看相关信息。不同的身份角色，管理权限不同，只能进行权限内的操作，为信息安全系统了良好的保障。二是档案收集。数据库中的档案信息都是逐条收集录入的，强调精确性、完整性和及时性。师生的基本情况，有专门人员输入，学校监督机构和当地教育部门会进行审核检查，确定没有遗漏和错误后，才在内部实现共享。三是档案管理。包括档案的录入、修改、添加、查询和销毁。检索技术是关键，除了检索速度，还要综合考虑检全率、准确率、检索成本等因素。四是收发模块。档案信息管理系统还具有开放性，主要是针对其他高校，以及部分企业单位，学生的档案公开。如果学生被某高校录取，需要调动档案，就在此模块内完成。同样，调档操作也会记录在系统日志中，如此做法，学生进入新院校时，无需携带纸质档案。如果学生没有被录取，其档案仍旧留在学校，学生可填写下一志愿。另外，还有某些公文的收取和转递，也属于此模块的工作，比如参军前，相关部门会提前发来申请，查看学生的信息。

4.2 系统安全维护措施

为防止系统被外界入侵，导致信息泄露，系统的安全维护工作坚决不容忽视，学校采取身份认证、文件加密、防火墙、病毒防护等技术，抵制未授权者的入侵。对于一些关键信息，则尝试引进人脸识别、指纹识别等技术。系统中还设置有自动过滤软件，对于一些非法信息，或者垃圾广告等，系统会自动屏蔽。除了技术方面，加强三网建设，对物理机器设备的日常维护也很重要。管理人员每天都要对系统进行检查维护，比如除尘、降热。为防止因自然原因导致系统被破坏而引起的信息丢失，学校采用光盘备份等方式，对档案信息进行备份。

5 结语

在信息化时代，职业高中档案实现信息化管理是必然的选择，这项工作具有系统性、复杂性，因为是对传统档案管理的重大突破，所以涉及观念、制度、技术等诸多方面，非朝夕所能完成，需要在长期实践中总结经验，不断完善。所以，在教育改革的环境中，职业高中应树立信息意识，加强监督，制定合理可行的制度，完善档案信息管理系统，并通过培训建设一支优秀队伍，提高学校的档案管理质量。

[1]陈爱芬.职业高中档案管理的问题与对策[J].商业文化月刊，2011，32（5X）：72.

[2]陈爱芬.特色职高的档案管理信息化建设[J].办公室业务，2011,24（5）：49.

[3]尹英范.关于职业学校档案管理中相关问题的探讨[J].黑龙江史志，2014，25（11）：288.

[4]杨映辉.职高阶段引入档案信息专业人才培养模式探析[J].浙江档案，2016,20（5）：61.

[5]顾瑞华.探究普通高中学校档案信息化管理中的常见问题及解决措施[J].管理学家，2013，13（2）：129-130.

[6]孙翠云.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].教育，2016，30（8）：306.