新形势下高校学籍档案管理的思考与实践

肖春霞 刘英姿

（怀化学院 怀化 418000）

新形势下高校学籍档案管理的思考与实践

肖春霞 刘英姿

（怀化学院 怀化 418000）

文章围绕高校学籍档案管理的动态性、时效性和完整性等问题展开讨论，对高校学籍档案管理问题进行较为深入的分析，提出新形势下改进高校学籍档案管理的思考与实践。

新形势 高校学籍档案管理 思考 实践

学籍档案管理是高校档案管理的重要组成部分，它是指高等学校根据国家对高校学生德、智、体全面发展的要求，按一定的程序和方法，对取得入学资格的学生从入学注册到毕业离校等一系列管理活动中形成的信息材料进行管理[1]40，它真实系统地反映了学生在校期间的学习和生活全貌。随着两办《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的印发和落实，高校档案工作面临更高更新的要求，但是大多数高校档案管理模式已经不适应这些新要求,日益凸显出它的问题所在，文章结合怀化学院学籍档案管理的实际情况，在全面分析学籍档案管理中存在问题的基础上，提出新形势下学籍档案的科学管理办法，以期在加强高校档案管理和利用中起到一定的作用。

一、高校学籍档案的特点

教育部在《全日制普通高等学校学生学籍管理办法》中规定，高校学生学籍包括学生入学与注册、成绩考核、学籍变化、奖励与处分、毕业等方面内容。根据这一办法，各高校根据本校的实际情况相应制定了更为详细的管理细则，大致规定了学生学籍档案管理范围、任务和目标。相对于档案所具备的共性外，学籍档案还具备了以下独特的性质。

1.动态性。学籍档案是指学生从入学注册到毕业离校的整个过程中形成的关于学生身份、各种考核、学籍异动、考勤奖惩和毕业等大量具有查考利用价值的档案信息材料。涉及的项目多，信息量大，有一部分是固定的，但大量的是动态变化的。比如怀化学院允许学生第一学期后，根据自己的喜好和兴趣选择自己热爱的专业，大约有百分之五的学生重新选择了专业，因此专业就要异动，随之而来的是课程信息的变化；另外怀化学院开设了模块选修课程，如公共选修课、专业方向选修课、专业能力培养模块选修课等，对具体课程又开设了项目选修项，如大学体育的运动健康项目、思想政治理论课的实践活动项目、开放实验室的开放实验项目、校园文化活动的素质能力拓展项目等，这些课程和项目，如果没有达到考核要求，可以重新选择，这样关于学生课程考核成绩的记录就具有动态性。

2.时效性。学生学籍档案的建立除了具有动态性外，还具有很强的时效性，它大概包括三个方面：（1）学籍异动的时效性，当学生转专业、转学、留级、降级、休学、退学、入伍等，都要在规定时间内整理完善其学籍档案材料；（2）奖惩的时效性，学生的各种奖励和惩罚，均是对一段时间内学生成绩好和坏的一种界定，这时关于学生学籍的材料记载就发挥了重要的作用，超过一定的时间界限，就失去奖励和惩罚的意义，也达不到教育的效果；（3）电子注册的时效性，电子注册是教育部为了规范学籍管理而采用的一种行之有效的办法，实施以来确实起到了积极的作用。电子注册包括入学学籍的注册、毕业证和学位证注册等，在一个时间段内，全省统一安排、统一拍摄电子照片，这就要求在限定的时间内把学生的各种信息录入学籍管理系统，而且要保证所有信息准确无误。

3.完整性。学籍档案是在学籍管理过程中形成的，它记载了学生自入学到毕业的整个学习生活的历程，是学生各种素质变化和能力拓展的真实记录，反映了学生的思想、学业、体质、纪律等方方面面的变化情况，体现了大学教育在一个学生身上的整个过程，学籍档案是在这一过程中形成和积累的各种信息材料，是对一个学生在校学习期间的综合评价和历程的记载[2]198，因此必须保持完整性，学籍档案要求归档的各种材料要毫无遗漏地保存和记录下来。

二、高校学籍档案管理问题分析

学生学籍档案信息是学生自入学到毕业的整个学习生活历程的真实记载，它包括德、能、勤、绩等四个方面，是学生综合素质和能力的体现，通过它可以判断学生是否达到学校培养目标，因此学生信息的收集、整理和保存都十分重要，各高校对学籍档案的管理日益重视，但目前在高校中，学籍档案的管理还存在诸多问题，主要表现在以下四个方面。

1.学籍档案管理不够规范。国家教育部2005年3月颁布了《普通高等学校学生管理规定》，这是国家关于学生管理的规范性文件，各高校根据这一文件制定了相应的关于学生管理的实施细则，其中涉及有关学生学籍管理方面的内容，但大多没有对学籍档案的管理内涵、范围、任务、目标作明确的规定，其主要问题可归纳为：（1）缺乏明确的关于学籍档案归类指导文件，以致使不同学校、不同院系学生学籍档案材料归档不够规范；（2）学生学籍档案内容不够全面，政治表现材料较多，而反映学生素质、能力的材料较少[3]181；（3）对学生个性发展和因材施教所取得的成绩材料收集没有统一的规范，有的学校甚至没有保存这方面的材料。

2.档案管理手段现代化程度不高。近年来，各个高校学籍管理部门花了大量人力、物力开发教务管理数据库系统，信息资源大多采用扫描或电脑输机的方式进行，大大地提高了工作效率和扩展了信息量，但大部分管理系统仅限于学生基本信息和考核成绩的录入与处理，大量的其他工作还是靠手工处理，比如学生成绩的处理，也仅仅是录入平日和期考的总成绩，反映学生学习过程的信息没有办法体现；另外对于实验实训、学年论文、课程设计、社会实践、毕业设计和毕业论文等各种实践教学环节，也只能记录最终评定的结论性评价，不能反映过程性评价。

3.学籍档案管理队伍建设不力。现今的高等教育对学籍档案管理人员的素质能力要求越来越高，管理人员素质的高低，关系到学校管理工作能否正常运转，教学秩序能否有条不紊地进行，直接影响教学质量的提高[1]41。目前，各高校的学籍档案管理队伍还存在较多的问题：（1）学籍档案管理队伍不健全，缺乏专职的管理人员，绝大部分是由院（系）秘书或教务秘书兼任；（2）学籍档案管理人员知识不够全面。近十年来，由于高等教育大众化的推进，各高校扩招力度较大，引进教师的数量大幅增加，尤其是地处边缘山区的高校，要提供各种优惠条件才能吸引人才，这其中就包括解决教师家属工作的问题，教师家属不管文化程度高低，首当其冲的工作安排就是教学或院（系）办秘书等工作，这样就造成学籍档案管理人员文化程度参差不齐，有的甚至没有档案管理相关知识；（3）学校只注重教师的培养，没有建立档案管理人员培养的机制。

4.学籍档案利用率较低。学籍档案的利用者包括毕业生、用人单位、国内外各种学术评估机构、国内外各高校等[4]20，但这种利用大都是材料的核查，包括学生成绩、毕业证、学位证和奖惩情况等。高校学籍档案利用中存在的问题主要表现在以下三方面：（1）学籍档案信息分散，检索利用困难；（2）学籍档案信息不完整，影响提供利用；（3）学籍档案利用部门分散，利用成本高[4]21。这些无疑是档案利用中存在的问题，但最为突出的问题是没有对学籍档案进行有效的统计分析，利用其结果指导教与学，修订人才培养方案，改进教学方法和手段，提高教育教学质量。

三、新形势下改进高校学籍档案管理的思考与实践

健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，对高校教育秩序的稳定、教学质量的提高、良好校风的形成、培养目标的实现和合格的人才培养都起着十分重要的作用。通过对高校学籍档案管理问题剖析和怀化学院学籍档案管理的实践，文章认为应从以下四个方面入手加强和改进高校学籍档案的管理工作。

1.统一思想，加强对学籍档案管理工作重要性的认识。学籍档案管理工作是学校管理工作的一项基础性工作，也是一项经常性和政策性很强的工作，所以要从思想上引起高度重视，要站在培养合格人才和办人民满意大学的高度重视学籍档案管理工作。

2.加大力度，建立一支高素质的学籍档案管理队伍。学籍管理工作是一项具体细致又繁忙复杂的业务管理工作，需要有一支品德高尚、知识比较全面、业务熟悉和工作踏实的档案管理队伍。因此怀化学院采取如下措施：（1）建立了一支由上到下、由第一责任人到具体责任人的专职和兼职相结合的管理队伍，即各级部门由主管业务的副职担当第一责任人，教学系（部）聘用专职或兼职档案管理员，作为具体责任人；（2）每学年度举办一次档案知识学习班、举办一次档案赛卷活动，评选优秀、鞭策后进；（3）定期选派档案管理人员外出进修学习和参加有关档案工作会议；（4）加强与兄弟单位的交流沟通，互相学习、取长补短、相互提高。

3.规范管理，健全学籍档案管理机制。要做好学籍档案工作，首先就是要加强对学籍档案工作的领导，校领导和各有关部门领导要重视学籍档案工作，提高建立健全学籍档案管理制度重要性的认识。学校教务处积极做好宣传，进一步强化学校各级领导及学籍管理人员的档案意识，特别是分管学籍工作的校领导自觉地部署、督促、检查档案工作；第二，根据《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校学生管理规定》等法规制定相应的适应本校学籍档案工作发展的规章制度，目前，怀化学院制订了《怀化学院教学档案管理实施细则》，其中第五部分从项目范围、项目名称、保管部门、保管期限分17项对学籍档案管理提出详细要求，另外对学籍档案材料的收集、整理、立卷、归档、利用等作了具体的规定；第三，在制定管理实施细则的基础上，加强学籍档案工作的督促，怀化学院每学年度开展学籍档案检查评比，对学籍档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等方面从完整、规范、准确、有序、科学、安全等角度进行检查评比。

4.抓住重点，完善网络化的学籍档案管理系统。学籍管理的现代化是在规范化的基础上形成的，只有如此，才能使学籍电子档案达到规范化的程度。采用计算机来进行学籍管理，尤其是借助校园网来实现全校学籍信息化管理，是学籍管理的一次质的飞跃。为此，怀化学院拨专款组织力量开发了网络版的教务管理系统，它包括新生录取、教学管理、电子注册等子系统，具有录入、修改、备份、存储、查询、统计、报表以及维护等功能，这样大大提高了工作效率和学籍档案的利用率，更好地为教学和决策服务。

高校学籍档案信息的管理，是教学和档案管理部门的一项重要工作，我们不仅要做好管理工作，更重要的是做好利用和服务工作，没有学籍档案的收集、整理、归档，就谈不上开发和利用，就不能发挥学籍档案的真正价值，只有管理好，才能利用好，反过来，只有充分的利用学籍档案，才能使学籍档案管理工作上一个新台阶，主动适应新形势下档案工作的新要求……

[1]周永.转变观念完善学籍管理[J].福建：引进与咨询，2005（4）.

[2]彭韶霜.论高校学籍管理档案的特性与作用[J].湖南：湖南人文科技学院学报，2006（3）.

[3]陈东海.高校学籍档案管理浅议[J].河南：商丘师范学院学报, 2005（3）.

[4]袁丽玲,徐莉.高校学籍档案利用模式创新初探[J].湖北：湖北档案,2009（4）.

★作者肖春霞为湖南省怀化学院档案馆馆员，研究方向为档案管理。刘英姿为湖南省怀化学院档案馆馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.12

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