信息网络环境下我国档案在线服务工作研究

毛业博

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

信息网络环境下我国档案在线服务工作研究

毛业博

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

随着人类社会步入互联网时代，档案馆的服务与信息网络技术产生了千丝万缕的联系，利用档案网站开展档案在线服务已成为档案利用服务工作的新趋势。文章从我国档案在线服务这一视角出发，分析了网络环境下我国档案在线服务工作存在的问题与不足，并提出有针对性的建议，旨在促进我国档案在线服务工作的良性发展。

档案 互联网 在线服务

档案馆通过档案网站开展在线服务，是当前信息化社会下档案利用服务的发展趋向和重要方式。目前，我国各大综合档案馆普遍建立起了档案网站，档案的在线服务工作也已随着档案网站的建立和完善普遍开展起来。然而，我国档案在线服务工作存在的漏洞和不足有哪些？档案的在线服务工作今后如何改进？提高档案在线服务功能的措施和方法又有哪些？这些问题值得我们认真分析和探究。

一、档案的在线服务工作及其实现过程

档案在线服务工作，是指档案馆在互联网环境下利用计算机、移动终端等现代设备，对档案资料（包括文本、音频、视频等资料）进行数字化处理（包括采集、整理、存储），并通过现代通讯网络进行传输，提供给档案用户，从而满足档案用户信息需求的一项工作。

档案的在线服务，是档案馆利用现代信息网络技术、多媒体技术、虚拟现实技术，并通过互联网构建在线服务平台而实现的。档案馆将大量的以传统纸质材料为载体的档案资料进行数字化以及将现实中的档案实体服务进行虚拟化，而后通过建立档案网站，将虚拟化的各类服务项目通过网站向社会展示，有需要档案服务的用户通过计算机终端访问档案网站，就可以查询到所需要的信息或在线享受档案网站提供的相应服务，从而实现了档案在线服务的全过程[1]42。

作为信息时代科学技术与人类智慧的结晶，档案的在线服务改变着档案馆以及档案工作的方式，为档案的利用服务工作带来了一次全新的变革。

二、当前我国档案在线服务工作中存在的不足

1.档案网站数据库建设尚不完善。档案网站数据库作为存放档案网站数据信息的“仓库”，是档案在线服务工作的基础，更是档案网站有效运转的“后盾”。但就当前的情况来看，我国档案网站的数据库建设仍然停留在较为低级的阶段，主要不足之处有以下两个方面。一方面，目前我国档案网站数据库信息资源的载体类型较为单一，以文本文件为载体形式的档案资料所占比重较大，新型载体形式的档案信息资源不充分，质量不高，照片档案、音频档案和视频档案资源体系的建设依然很不成熟，可供查看的音频、视频等档案资料数量过少，尚未形成系统化的音频、视频档案资源体系，馆藏特色档案的数字化程度较低。并且数据库所收录的材料内容大都以政府机关、企事业单位以及团体组织的对外宣传为主，而对于人们关心的有关住房、教育等民生档案收录比例较低，数据库资源类型不丰富，这就制约了档案用户在线查询以及阅览档案的积极性，从而影响了档案网站功能的充分发挥[2]36。另一方面，目前我国相当多的档案网站没有能够与其他档案馆的档案网站或其他社会机构的网站建立有效的链接，这就使得档案网站在全社会的网络系统中较为孤立，无法形成较大的数据规模和较为广阔的覆盖面，导致了档案馆之间，档案馆与其他社会机构之间的很多信息未能得到有效的融合，以至于限制了档案用户获取信息的范围，也不利于档案在线服务水平的提升。

2.档案网站的服务类型较少，服务成熟度不高。档案网站的服务类型以及服务的成熟度对于档案在线服务的社会评价起着重要的作用。目前，我国的档案网站在这一方面存在的问题主要是档案网站的服务种类偏少，服务类型过于单调，缺少拓展性的服务理念，缺乏与档案相关的衍生服务，服务成熟度不高。我们以档案的在线教育服务为例，在我国，一些档案网站仅仅为了达到充实网站页面的目的，象征性地设置了一些图片以及文字资料，未能像发达国家的档案网站那样，开设网络课堂、推送大量有深度的学习资料，更未能将档案教育和档案文化融入学生的日常学习之中。再如网上销售商品和纪念品，我国的档案网站至今没有提供该项服务，这体现出我国的档案馆未能重视档案的文化型服务以及档案的衍生服务。此外，对于档案网站的在线互动功能来说，一些档案网站的在线互动功能流于形式，对于网上留言、询问不能及时回复或回复效率低下，降低了社会公众与档案馆互动的积极性[3]72。并且目前很多档案馆没有能够提供面向社会公众的在线交流平台，不能及时收集社会公众的意见或建议，这些都是我国档案网站在线服务尚不成熟的反映。

3.档案网站的网页设计和布局效果有待提高。档案网站是档案馆形象的外在代表，一个界面结构清晰、层次分明、内涵丰富、色彩搭配得当、栏目设置合理的档案网站能够给人耳目一新之感。然而目前，我国的档案网站在网页设计和内容布局上还存在着很多需要完善的地方。就档案网站网页的设计方面来说，我国的档案网站未能从用户的角度去思考和设计，有些档案网站的页面布局单调、死板，不能给用户留下深刻的印象，有些则过于杂乱、花哨，给人以华而不实之感。并且，很多档案网站的网页的设计未能突出档案馆所在地区的地域特色和该地区的历史底蕴，只是为了设计而设计，没有能够发挥出网页设计和布局应有的效果。就网站包含的内容这一方面来说，我国档案网站所包含的内容过于注重政府政务以及政策宣传，而忽视了有关民生和教育等一些社会公众关心的问题，不能给社会公众以亲和力。就网页的人性化设计方面来讲，我国档案网站目前较为普及的人性化设计仅有“网页中英双语显示”的功能，部分档案馆的网站设置了诸如日历、天气、地图等信息，但对于一些创新性的人性化服务则少有涉及，比如，设置滚动鼠标滑轮来调节网页页面字体大小、调节网页页面的色彩以及网页页面的即时分享等等。因此，我国的档案网站在布局设计以及人性化服务等方面还亟须提升和完善。

三、提升我国档案在线服务工作水平的方法和建议

1.完善“顶层设计”，健全档案法制体系。完备的档案法制体系是档案在线服务得以有序开展的重要保证，是档案在线服务工作的“顶层设计”。当前我们应当重新思考和审视与档案在线服务工作有关的法律法规，在完善相关法律法规时，不能只关注于政策性、纲领性规范的制定，而应从实际情况出发，就目前档案在线服务工作的现状和存在的问题，有针对性地提出解决问题的具体思路，制定出能够适应当前社会发展，符合档案在线服务工作状况的法律法规，使得档案的在线服务工作有相应的规章和制度来遵循，从而有效控制档案在线服务工作中出现的问题和矛盾，促进档案在线服务工作的良性发展。

2.加强档案网站信息资源建设，扩展网站服务功能。任何事物的发展和进步都不能只是“空中楼阁”，都必须要有强大的根基作为基础，档案的在线服务工作也不例外，也需要从源头出发，扎扎实实地做好基础性工作。对此，档案馆只有通过丰富档案信息资源，加强档案网站数据库建设，才能为扩展档案网站在线服务功能提供源泉和动力，从而更好地满足用户需求。就我国档案在线服务工作的现状来讲，当务之急是要丰富那些与人们生活息息相关的民生档案资源，以及有关历史、文化研究的档案资料，使档案网站上承载的信息更加多样化。要充分利用档案网站这个平台的优势，扩充网站的服务内容，延伸档案网站的服务面，增加档案网站的服务项目，例如，增加在线预约查档、在线销售档案纪念品、开发一些与档案文化相关的个性化服务等等[4]57。这样，档案网站的社会覆盖面才会更加广泛，才能使越来越多的人在网上享受便捷的档案服务。

3.吸取发达国家的经验，实现档案在线服务的“精细化”。从世界范围来看，作为档案在线服务工作的“典型代表”，欧美发达国家的档案馆长期以来是各国档案馆学习的榜样。在创建信息化社会、打造开放型政府的今天，欧美发达国家档案馆的一些实践经验对于进一步完善我国档案在线服务工作具有很好的启发作用。当前，我们应从以下两个方面着手加以改进：在服务意识方面，我国的档案馆要改变以往工作中“偏重机关团体，轻视社会民生”的这种不合时宜的思维，抛弃落后保守的工作作风，树立长远眼光和开放思维，认识到档案信息资源对于社会的价值，认识到档案利用服务的意义所在，从思想观念上重视档案的在线服务工作。在档案在线服务的“精细化”方面，档案馆可以构建档案网站知识平台，深度开发档案在线展览、档案在线教育等服务，开设网络课堂，传播档案文化知识，还可以通过设置公众在线交流平台，收集来自社会公众的建议，了解一些特殊群体的需求，从而为档案用户提供有针对性的档案在线服务，使档案在线服务工作更加细致周到[5]41。

四、结束语

在当今社会，档案的在线服务水平已经成为衡量一个档案馆社会服务能力的重要方面。作为档案信息枢纽的档案馆，要努力使档案的在线服务工作紧跟现代社会的发展节奏，融入社会发展的大环境中去，推动信息网络技术与档案服务工作的深度融合，使档案在线服务工作获得更为广阔的发展空间。

[1]林杰.面向互联网+时代的档案信息公共服务[J].山西档案，2016（1）.

[2]雷晓庆，崔雪.公共档案馆档案信息服务现状及对策：基于公共档案馆网站调查的视角[J].档案学研究，2013（5）.

[3]锅艳玲.国内外档案网站信息服务比较及启示[J].档案管理，2011（4）.

[4]吕榜珍.档案网站服务中存在的问题及对策探析[J].云南档案，2016（11）.

[5]黄霄羽.国外档案利用服务社会化的理论认识和实践特点[J].档案学通讯，2010（6）.

★作者毛业博为黑龙江大学信息管理学院档案学专业研究生，主要研究方向为档案学理论与实践。

Study on Archives Online Service Work In China Under the Information Network Environment

Mao Yebo

(Information Management School of Heilongjiang University, Harbin 150080, China)

As human society enters the Internet era, archives service has been closely related to information network technology, and archives online service has become the inevitable trend of archives utilization. From the perspective of archives online service in our country, this paper analyses the problems and shortcomings of the current archives online service in our country, and puts forward some corresponding suggestions, in order to promote progress in archives online service in our country.

archives; internet; online service

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.10

国家社科基金项目“文化哲学视阈下当代中国档案文化研究”（项目编号：16CTQ035）；教育部人文社会科学规划基金项目“信息文明视阈下档案文化范式转型研究”（项目编号12YJA870015）。

G270.7

A

2016-09-08