高职院校档案利用现状及存在的问题

(武汉船舶职业技术学院档案室,湖北武汉 430050)

高职院校档案利用现状及存在的问题

孙菲

(武汉船舶职业技术学院档案室,湖北武汉 430050)

本文结合高职院校档案工作实际，分析了档案利用的几种主要类型及通过大力开展档案宣传工作，改进馆藏方式。并提出了对应电子查询、创新档案利用服务方式等方法来深化档案利用的观点。

高职院校；档案利用；类型；深化

高校档案利用工作是档案事业为高校建设和发展服务的基本措施，是档案工作的中心任务，在整个档案工作中占有极为重要的地位。档案利用工作是档案工作中最富有活力的环节，做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤。本文结合高职院校档案工作实际，谈谈档案利用的现状及如何深化的问题。

近几年，特别是去年我院档案工作目标管理晋升省一级之后，在我院档案保管利用工作中，取得了一些实效的成绩，包括：第一，有专门的档案信息查阅室，有完善的档案利用制度；第二，有全面完善和规范的1951年至今的档案案卷目录、归档文件目录，和同步实现更新的目录数据库，保证了档案的查全率和查准率；第三，1951年至今的文书档案通过纸质档案的数字化扫描方式，做到了信息数字化，不但更好地保护了纸质档案，而且通过系统查阅电子档案，为档案利用者查阅档案提供了方便、快捷的服务。

1 高职院校档案利用的主要类型

1.1 为学院决策提供参考依据的党群行政档案

党群行政档案，是学院党政部门长期的工作中保留下的重要档案材料。我院最早的党群行政档案要追溯到1951年，具有珍贵的保存价值。现任的领导班子在制定学院的政策法规或商量一项议题时，往年的工作会议纪要、文件等，往往是参考的重要依据。因此，学院的党群行政档案，是领导经常查阅的重点档案之一。例如，2016年学院领导班子在商议某一问题时，查阅了1993年-1998年的学院办公会议记录和党委会记录，为解决问题提供了有力的参考依据。2016年4月，我院某退休职工质疑退休工资待遇问题，人事处领导和离退休办公室领导查阅了1990--2005年院长办公会议记录，查到了原始材料，驳回了职工不合理的诉求。2017年3月，为解决学院大集体退休职工退休工资问题，后勤集团多次来档案室查阅了综合商店和生活服务公司通知、审计报告等相关文件。

1.2 为学院建设及职工服务的财务档案

财务档案主要是财务凭证和账簿，报表，在实际工作中，财务档案查阅频率很高。如日常工作中，财务处往往要对以前的凭证和账簿进行查询，再如，经常有在职、自动离职或退休人员对自己的工资有疑问，到财务处来问询工资发放问题，学院人事处、财务处工作人员经常到档案室查阅账簿、凭证，工资册档案，以档案来作为解答职工疑问的依据。此外，财务档案作为历史见证，还能为单位发展建设起到重要的作用。如，2016年5月我院工业中心到档案室借阅1970年代购置机床发票，因为工业中心即将要处理一批报废机床，市政府有规定，处理该报废机床时，凭以前的购买发票可以免税数万元，在档案员的帮助下，工业中心财会人员顺利查到了70年代购置机床的发票原件，为学院免除了数万元的税款。

1.3 为基建维修改造工作服务的基建档案

基建档案中利用频率较高的主要是一些施工图纸，包括电施图，水施图，结施图等，如果没有，则给维修带来相当大的难度，近些年学院经常对教学楼、学生宿舍、车间、实验室进行维修改造，因此，基建处常到档案室查阅教学楼建施图，学生宿舍建筑施工图、竣工图，车间、实验室建筑施工图等图纸，2016年，我院的实训室改造维修，水上仿真568舰的实训室维修以及老教学楼翻修中，基建档案发挥了重要作用。2017年3月，我院某实训室电路要进行维修，基建处工作人员来到档案室，查阅了该实训室的电施图，很快就将实训室的电路维修好。基建档案在学院基建设施的维修改造中发挥了重要作用。

1.4 为教学服务的设备档案和科研档案

设备档案主要为学院购入的各种大中型设备的档案，我院的设备档案利用频率较高的主要是一些设备的相关合同、使用说明书，如高压用电合同、电梯销售及安装合同。设备档案在学院的教学工作中也十分重要。2014年6月，我院机械工程学院有一个机械操作的软件，是某家企业赠与的，价值约80余万元，本来已经安装好，不料由于电脑故障，无法打开，需要重装，因此从档案室借出软件和说明书，安装后顺利运行，试想如若没有设备档案，这么昂贵的软件就完全不能在教学中使用，将造成极大的损失。科研档案主要为学院教师的各项科研课题，相关教师常常借阅。设备档案和科研档案在学院的教学及日常工作中发挥了积极作用。

1.5 为学院毕业生服务的学生学籍档案

学院的学生学籍档案在为毕业生服务方面发挥了积极作用。经常有学院往届毕业生来学校查询学籍卡和招生档案，上海、深圳等一些一线城市在办理毕业生入户或买房手续时需要提供原始招录文件的复印件，档案室工作人员帮助毕业生找到需要的档案，为毕业生解决了大问题。多年来，档案室已经帮助百余名往届毕业生补办包括新生录取名册、学籍卡、毕业生派遣方案等在内的毕业生学籍档案。

1.6 为教职工服务的人事档案

我院档案室不仅管理文书档案，而且还管理学院职工的人事档案。人事档案关系着职工的切身利益，并具有较高的法定效力，使用频率很高。人事处干事经常到档案室对职工档案进行查询，主要为职工结婚证或独生子女证遗失需要补办的，工资或退休金发放有疑问的，需要进行职称评审以及干部提拔任用的。2016年我院家属区拆迁工作正式启动，一年多来，因涉及到房屋过户，人事处及琴台公证处工作人员到档案室查阅了近两百名职工的人事档案资料，了解社会关系情况，帮助职工解决了拆迁问题。2017年4月，我院600多名在职职工及700名退休职工要进社保，我院档案室工作人员会同人事处、离退休办公室工作人员一起对1千多名职工的档案进行了一一核对查询，查出其出生时间、参工时间，退休职工还要查出退休时间，人事档案利用工作为学院职工顺利进社保系统发挥了重要作用。

此外，档案室还管理学院中层干部的人事档案，组织部干事经常到档案室对中层干部档案进行查询，主要为干部专审以及干部提拔。2014年元月，我院人事档案顺利通过省档案局副高及副处以上干部人事档案检查，并被评为“优秀”。2015年7月，档案室会同组织部、人事处同志经过大半年以及暑期加班工作，完成了学院中层干部档案专审工作，专审表对中层干部的“三龄两历一身份”进行了审核界定，为中层干部人事档案的管理和利用打下了良好的基础。

1.7 为迎接上级检查需要查阅的各类档案

此外，近几年，上级单位各种检查较多，需要临时查阅档案的频率越来越高。如，为迎接检查，院办来档案室借阅学院的土地证、房产证；监审处来查阅审计报告；学院财务处到档案室借阅某年全年账簿、凭证，数量达到数百份；2016年10月，为迎接上级巡视组检查，组织部、院办工作人员来档案室借阅数十份上级发放的党委及行政文件。一般来说，这种情况下需要的档案都具备时间紧、任务急，数量大的特点，对档案室的工作提出了更高的要求。由此可见，档案在学院的各项工作中发挥着重要的作用。

虽然我们的档案利用工作取得了一些成绩，但还存在这一些问题，如档案系统不稳定的问题，档案查询系统坏了打不开，用不了的时候就得翻阅纸质目录，特别影响工作效率。下面，笔者就如何深化档案利用，谈谈一些方法。

2 如何深化档案利用工作

2.1 大力开展档案宣传工作

目前高校档案室针对档案工作以及档案知识方面的宣传还很不够，导致广大教职工对档案工作的重要性认识不够，档案收集过程中，一部分兼职档案员不够重视，往往拖延至截止日期，而且材料也不齐全，档案内容的不全也影响日后档案的利用。因此，我们可以通过开办档案知识宣传教育讲座，普及高校档案室的收藏内容、查找方式、借阅流程等知识，提高大家认识档案、重视档案、利用档案的意识。

2.2 改进馆藏方式并对应电子查询

我院档案工作目标管理晋升省一级之后，我院文书档案的馆藏排列方式进一步科学化，文书档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、出版、照片、实物、光盘、印章等门类，在大类中再按自然年份排列，并依据其内容分为永久、30年、10年档案，并对应相应的电子查询系统。而学院在职职工的人事档案，则由姓氏笔划排序、部门排序转变为以姓的首字母拼音为序摆放入人事档案库房，退休人员档案和已故人员档案分别按照退休和故去的时间顺序排列入库，再将职工名和相对应的档案号输入到电脑上，做成在职职工、退休职工、已故职工三类的EXCEL表格，查找利用起来非常方便。

2.3 创新档案利用服务方式

目前，我院的文书档案和人事档案，由纸质目录查阅到电脑查询，快捷、方便、效率高，从无系统到有系统，纸质档案到电子档案，实现存量信息化、增量电子化。但是，我们的档案利用服务方式还可以提升。目前一些高校使用自动化办公系统，进一步提高了信息处理速度与工作效率，改变了人们工作、学习和生活模式。我院今年开发了办公OA系统。利用校园网开展网上办公，OA系统挂接了档案查询模块，开展在线服务，网上办公，免去查阅者四处签字盖章之劳，领导不在办公室，如在外开会时，也可以利用手机办公，大大提高了工作效率。再如建立学院微信公众平台，平台上链接档案服务系统，让关注者随时都可以了解学校的档案方面的服务，既方便了利用者，也扩大了影响。由于档案新的利用方式更多地是借助电脑系统，因此保持系统的稳定是一个重要的环节，同时，也要注意档案信息安全问题，另外，要想使用好系统，也要加强对专兼职档案员的培训，走出去，请进来，学习先进经验。

3 结 语

综上所述，在新形势下高职院校要想提高档案利用效率，深化档案利用，就必须提高档案员的专业水平，做好档案的各项整合工作，积极开展档案信息化建设工作，让档案工作为学院的建设发展作出更大的贡献。

1 刘梅.高校档案利用现状及发展趋势[J].兰台世界，2007(7).

2 刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012(9).

3 王冬英.干部人事档案工作创新之我见[J].企业家天地，2010.

OnDeepeningUtilizationofArchivesinVocationalColleges

SUNFei

(Wuhan institute of shipbuilding technology,Wuhan 430050,China)

Combining with the practice of archives work in higher vocational colleges, this paper discusses several main types of file utilization and how to deepenarchives utilization by vigorously carrying out archives propaganda work, improving collection mode and corresponding electronic query, and innovating archives utilization service method.

higher vocational colleges;archives utilization;type;deepen

G271

A

1671-8100(2017)04-0085-03

2017-05-12

孙 菲，女，主要从事图书情报管理方面的教学和科研工作。

(责任编辑：谭银元)