新建本科院校初任兼职档案员培训探讨——以“普洱学院”为例

成东南

（普洱学院 普洱 665000）

新建本科院校初任兼职档案员培训探讨
——以“普洱学院”为例

成东南

（普洱学院 普洱 665000）

通过对初任兼职档案员的培训，提高新建本科院校各归档部门初任兼职档案员对档案工作重要性的认识，学会处理和解决所在部门档案工作在收集、整理、录入、修改、上传中存在的新问题和新情况，为学校数字档案馆的建设工作打下坚实的基础，从而加速档案管理工作走向规范化、制度化、现代化、信息化进程。

新建本科院校 初任兼职档案员 档案培训 档案数字化处理

初任兼职档案员是各职能部门和二级学院从事其他工作而准备兼职档案工作的人员[1]68。他们在档案管理方面都是新手，在入职之前必须对其进行档案基础知识、档案的收集与整理操作技能、档案数字化处理能力等内容的培训。培训的目的是规范初任兼职档案人员从事档案工作的业务行为，让他们尽快熟悉和掌握普洱学院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等业务工作，减少在档案工作中的失误，为普洱学院数字档案馆的建立奠定坚实的基础。

初任兼职档案员培训的主题是围绕如何开展新建本科院校的档案工作，要求各归档部门初任兼职档案员清楚在每项业务办理完成后，哪些文件材料需要及时收集、整理；怎样在手工操作整理完成的基础上将其进行数据化处理，加快我校档案数据库建设，为档案管理规范化、制度化、现代化、信息化打下基础。为此对初任兼职档案员的培训，首先在培训课件编写上要做到内容精简，要有针对性，要有先进的管理理念[2]35；其次培训讲解中要引用“直观讲解、情景模拟、案例教学”等方法才能收到较好的培训效果[2]36。

为了让初任兼职档案员尽快掌握本校各类档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等方面的业务工作，档案部门专职档案员在培训前应及时将《普洱学院档案管理制度汇编》、《普洱学院档案管理工作手册》的内容上传至普洱学院档案管理信息网站和普洱学院档案管理QQ群，并打印成册发放到学校各归档部门专兼职档案员和学校各级领导手中，引起他们对学校档案工作的重视[3]154。并结合《普洱学院档案管理基本知识讲座》、《普洱学院档案管理工作指南讲座》、《普洱学院档案案卷盒、档案文件盒封面制作》和《普洱学院南大之星档案管理软件操作指南》培训课件[2]35，开展档案基础知识培训；档案收集、整理操作技能培训；档案数字化处理能力培训等[4]107。

一、档案基础知识培训

根据《普洱学院档案管理基本知识讲座》培训课件，档案基础知识培训要紧紧围绕什么是档案、档案的作用、档案来源及档案名称引申、档案的种类；什么是高校档案、高校档案的属性及其本质；档案工作的性质和职能；档案工作应包括哪些工作环节，我国档案工作的基本原则，档案工作人员的职责、基本任务及档案法规、档案法制建设等方面来开展培训。引导初任兼职档案员及时了解普洱学院档案、《普洱学院档案管理制度汇编》和《普洱学院档案管理工作手册》的内容，使初任兼职档案员学会自觉遵守我校档案管理制度，逐步培养他们养成“爱岗敬业、遵纪守法、热情服务”的意识，做一个“有理想、有道德、有文化、守纪律”的合格档案员。

二、档案收集、整理操作技能培训

1.档案收集与鉴定的培训。结合《普洱学院档案管理工作指南讲座》培训课件的内容，讲清楚文件材料收集、整理和鉴定的原则方法及保管期限等内容。根据《普洱学院档案管理工作手册》的内容，要求各归档部门按《普洱学院各类档案归档范围和保管期限表》进行本部门文件材料的收集；对不需要归档的文件材料，由各归档部门兼职档案员按《普洱学院不归档文件材料的范围及处理办法》的要求，结合本部门实际情况，抽出无需归档文件资料，由二人监销，保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中，为防止泄密，应禁止无关人员介入。

2.档案整理培训。结合《普洱学院档案管理工作指南讲座》培训课件的内容，引导初任兼职档案员了解档案工作整理任务及其内容、档案实体和全宗以及全宗的构成条件；立档单位及构成立档单位的条件；档案整理工作的原则等。根据《普洱学院档案管理工作手册》的内容，要求各归档部门初任兼职档案员按照《普洱学院档案分类编号方案》对本部门收集齐全完整的文件材料进行分类。我校档案整理基本方法有两种：一是以案卷为单位整理，建校至2001年档案是案卷级整理方法；二是以件为单位整理，2002年至今档案是文件级整理方法。

为了让初任兼职档案员了解以案卷为单位的整理方法，介绍建校到2001年的档案整理是根据《普洱学院文件材料立卷归档办法》进行的，这种整理方法也称我校案卷级整理工作指南。

为了便于新升本科院校档案管理工作的顺利开展以及初任兼职档案员对“件”的理解，特别强调以“件”为单位的整理方法。以“件”为单位整理必须以计算机管理为前提条件，按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一“件”。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件等。要求各归档部门初任兼职档案员按《普洱学院〈归档文件整理规则〉实施细则》（也称我校文件级整理工作指南）进行本部门文件材料的整理归档。为加深初任兼职档案员从理性认识到感性认识的程度，列举并现场操作需要归档文件材料的装订采用左侧装订，装订前将“件”内各页左下侧对齐；装订时应根据归档文件材料的厚薄而定；一般厚度的文件材料可采用不锈钢订书针订两针；对于较厚的文件材料采用三孔一线法装订；三孔一线怎样操作，怎样折叠蓝图，已成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持文件材料原貌，不得随意裁切文件材料，怎样盖归档章[5]36。为加深初任兼职档案员理解和操作，现场操作文件级档案盒和案卷级档案盒的制作方法。重点强调将我校各类档案管理实施细则和《普洱学院档案案卷盒、档案文件盒封面制作说明》已编入《普洱学院档案管理工作手册》，并在本手册中具体要求专兼职档案员工作必备和工作须知管理方面的知识，方便他们进一步理解掌握各类档案整理流程和归档时间。

三、档案数字化处理能力培训

为提升各归档部门初任兼职档案员档案数字化处理能力，实现纸质档案和电子档案双项归档，完成普洱学院数字化档案馆的建设，我校档案部门专职档案员根据《普洱学院电子文件管理办法》和普洱学院南大之星档案管理网络系统，编写《普洱学院南大之星档案管理软件操作指南》培训课件和《普洱学院南大之星档案管理软件操作说明》的文字材料。为方便各归档部门兼职档案员理解和应用，特将《普洱学院南大之星档案管理软件操作说明》编入《普洱学院档案管理工作手册》中。

结合《普洱学院南大之星档案管理软件操作指南》培训课件的内容，要求各归档部门兼职档案员在做好各类档案整理的基础上，根据《普洱学院档案管理工作手册》的内容，要求各归档部门兼职档案员根据《普洱学院电子文件管理办法（暂行）》的要求，应用打印机、扫描仪、数码照相机等设备进行数据化处理，在处理数据过程中应注意下列有关事项。

1.按照《云南省高等院校电子公文归档管理暂行办法》（云教办〔2004〕11号）的要求，购买光盘（存储体），使用不可擦写光盘。制作三份，一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用。

2.未应用OA系统或文件格式不规范的，应采取将纸质档案扫描后挂接的方式形成电子档案。扫描分辨为300DPI、24彩色模式，文件格式为PDF，一份文件一个包或合理分成若干包。

3.OA系统运转不完整，采取“收集OA系统电子文件+扫描文件处理单+扫描附件材料”的方式，实现电子文件完整归档。

4.文书类电子文件的格式为PDF，图像文件格式为JPG、GIF、MBP。

5.扫描参数设置：纸质档案24真彩300DPI；5寸照片扫描分辨600DPI，小于或大于5寸的适当增加或降低分辨率；档案页面信息全部纳入扫描范围；图像完整、清晰、端正。

结合《普洱学院南大之星档案管理软件操作指南》培训课件的内容，详细讲解并操作本软件具体用法，登录普洱学院南大之星档案管理网络系统，讲解设置各归档部门用户名称、账号和各类档案授权的范围；举例讲解归档部门兼职档案员应怎样结合本单位各类档案授权的范围灵活利用两种方法进行档案数据录入工作。一是直接录入、修改、上传电子文件的方法。列举校长办公室的行政档案，讲解怎样登录和修改密码，进入部门临时库，讲解怎样进行档案案卷级和文件级条目的录入，怎样将word文件上传普洱学院南大之星档案管理网络系统转换为PDF格式，或将归档文件材料扫描转换为PDF、JPG等格式，上传普洱学院南大之星档案管理网络系统，怎样修改归档文件材料数据等等；这种方法是一次性完成一份归档文件材料（一条条目）或者是一卷案卷题名（一条条目）全部数据录入。二是直接导入数据方法。列举教务处学籍档案，采用电子表格录入学籍档案数据导入普洱学院南大之星档案管理网络系统教务处临时库，然后用直接录入、修改、上传电子文件的方法，来添加补充导入条目数据中不全数据和修改错误数据，这种方法是分二次将每一份归档文件材料（一条条目）或者一卷案卷题名（一条条目）数据全部录入完成，这种方法因导入条目多，录入速度较快，数据化处理方式较为灵活。为加快数据库数据录入速度，各归档部门兼职档案员可以结合本部门实际情况，灵活运用这两种方法来完成本部门数据录入[5]36。

通过对初任兼职档案员的培训，提高我校各归档部门初任兼职档案员对档案工作重要性的认识，增强他们的档案法律法规意识，从中养成良好的保密习惯；从而提高他们对档案工作的兴趣；促使其主动去学习档案业务知识和发挥自身特长，学会处理和解决所在部门档案工作中在收集、整理、录入、修改、上传中存在的新问题和新情况。通过培训，便于档案部门专职档案员组织各归档部门的兼职档案员开展档案工作，为我校数字档案馆建设工作打下坚实的基础，从而加速学校档案管理工作走向规范化、制度化、现代化、信息化的进程。

[1]陈琼.关于档案人员岗位培训若干问题的思考[J].档案学通讯，2002（3）.

[2]黄正鸿.强化档案人员培训工作促进档案事业持续发展[J].浙江档案，2011（4）.

[3]刘春意.高校兼职档案员工作现状调查与研究[J].安阳师范学院学报，2015（6）.

[4]任大伟.论企业兼职档案人员的教育培训[J].兰台世界，2015（4）.

[5]叶清洁.档案人员培训案例教学法[J].城建档案，2010（4）.

成东南，普洱学院档案科馆员，主要从事档案管理及研究工作。

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2017-02-09