探究信息时代下档案管理工作的创新

高 平

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

【教育管理】

探究信息时代下档案管理工作的创新

高 平

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

文章主要针对信息时代下,档案管理工作创新进行分析,结合当下档案信息管理工作的发展以及信息化技术应用等为根据,从档案信息化管理浅析,以及相关档案信息管理问题和优化措施等方面进行深入探索以及研究,主要目的在于更好的推动实现档案信息化管理技术创新,提高档案信息管理质量。

信息时代;档案管理;创新优化

档案对于企业以及个人来讲是非常重要的信息资源,其中不仅包含详细的文字、音频等信息,同时又是个人的总结以及介绍,对于档案管理来讲,是每个及企业的重要管理内容。信息化技术发展的基础上,档案管理也在逐渐向着信息化方面靠拢,这种信息化管理形式在档案管理中的创新很好的提高了档案管理的质量,怎样更好的进行档案管理基础创新,是信息时代下各企业非常重视的问题。

一、档案管理信息化

在科学技术发展以及信息化进步的基础下,档案管理需要不断融入信息管理手段,对于信息化管理主要表现在档案管理过程中,对于档案信息的存储以及档案采集、保管等实现信息化方式,同时对于档案信息资源的查询等同样能够提供信息化服务方式。从整体来讲,档案信息发展主要是将档案信息的所有管理过程以及管理方式等实现信息化[1]。一改传统档案管理中实际记录以及保存形式,将所有档案信息转化成数字信息的形式,实现数字化形式的管理手段。对于我国的档案管理来讲,在信息化时代的发展下,及时对档案信息管理系统进行建设,建立更加适合档案管理信息化管理形式,更好的实现档案信息的合理规划,实现档案信息技术的发展基础上,更好的提高档案信息管理质量。档案管理信息化需要包含以下几个方面作为支持以及保障,才能更好的实现。

首先是相关管理部门的支持,根据相关部门针对档案管理提出的规定,将档案管理信息化技术等融入其中,各部门需要根据档案管理的具体固定进行展开档案信息化管理,结合信息化管理的实际要求,逐渐深入提高信息化发展下的档案管理技术,更好的推动档案管理的发展成熟。

其次创新传统档案管理中的管理形式,逐渐由传统实物管理以及存储的方式过渡到信息化数字形式的存储,建立电子档案,将所有档案信息输入到电子设备中,我国档案信息创新以及变革的重要标志为各个企业的档案管理由实物存储形式变成电子档案形式。

最后是充分结合档案信息管理中的优势,传统档案管理中具有一定的优势,将传统档案管理与信息化档案管理之间相结合,在提高档案管理数字化技术的同时还能实现档案管理效率的提升。

二、信息时代基础下档案管理

随着科学技术发展以及社会进步,我国逐渐进入到信息化时代,信息技术被广泛应用到各种管理中,将管理信息形式逐渐转变到数字化形式进行管理,这种信息时代下信息化形式逐渐成为重要的管理发展趋势[2]。虽然各企业对于档案管理一直在不断进行创新,但是因为传统档案管理形式已经根深蒂固,同时信息化档案管理方式在档案管理中的应用需要经过很长时间的过渡期,所以存在很多问题需要进行完善。第一,企业对于档案管理创新意识方面不强,管理的观念还比较落后。对于传统的档案管理来讲,非常重视档案的实物收藏以及保管,这样虽然能够保证档案信息的安全,但是对于档案信息的基本功能没有得到很好的发挥,导致档案只是记录个人信息的一种方式。信息化档案管理形式不仅重视档案信心的安全管理,同时将档案信息利用信息化系统的形式进行管理,激发出档案的各种功能,提高档案的整体实用性,因此在档案信息管理中需要相关人员更新管理理念,提高档案管理意识。第二,档案管理的手段以及管理模式等比较落后。相比较信息化档案管理来讲,传统档案管理在管理形式上以及管理手段上比较落后,基本全部应用人工的方式进行信息的编辑以及登录,这种管理形式在很多方面限制了档案管理的进步[3]。工作人员人工进行档案资料的登记,导致档案信息不能及时更新以及整理,再者,在进行档案信息确定以及检索过程中效率比较低,不能很好的保证档案信息功能的发挥。第三,档案管理整体的管理质量以及管理规划等比较落后。对于档案管理影响因素存在很多,档案资料以及信息的形成管理经常会受到地区或是时间等方面的限制,在很多方面都存在一定的阻碍,不管是管理资金方面还是管理的具体规范上都会受到影响。同时在进行信息化档案管理创新基础上,需要与传统档案管理之间相衔接,在管理方式过渡的过程中,导致档案管理人员的积极性不高,严重阻碍档案管理的发展以及进步。

三、提高档案管理信息化

(一)提高档案管理理念的创新

在进行档案创新过程中,首先需要创新管理理念,在进行档案管理期间针对档案管理功能为基础展开优化,提高对于档案功能的发挥,提高档案实用性。加大档案信息化管理的重视,提高信息化创新手段,改善档案管理人员的管理素质,提高管理意识,坚持做到与时俱进的进行档案管理,实现档案管理质量提升的基础上,重视档案管理价值的发挥,更好的提升档案信息化管理的实现,提高档案管理效率。

(二)加强档案信息管理系统

在信息化时代发展下,档案信息相关管理系统对于档案管理来讲非常重要,结合档案管理方式的改善以及档案系统的建立,逐渐提高档案基础管理,为档案管理建立网络信息化服务系统,作为档案信息服务的保障,为档案信息化管理质量奠定基础。针对传统档案管理过程中的管理方式进行创新,改善其中的手工编辑方式,将档案信息存档在数字系统中,改善传统档案管理中各部门分层管理,提取档案信息需要经过几个部门才能实现,信息化系统的建立很好的改善了这方面的问题,节省信息提取步骤以及过程的基础上更好的提升了相关的工作效率,能够实现跨区或是跨市等进行查询,不管在任何地点都能够及时进行查询。再者建立更加成熟的档案管理信息化系统形式,能够很好的提高档案信息管理的自动化,并且为档案管理质量的提升奠定坚实的基础。能够实现及时进行电子资料上传同时还能提高电子档案的使用价值,保证档案能够真正发挥出自身的信息价值。

(三)建立完善的档案信息数据库

很多企业在档案管理信息化改善中正处于过渡阶段,在此基础上需要加强档案信息数据库的建立,档案信息数据库在建设过程中,因为数据库形式上比较庞大,需要囊括所有的档案信息,因此在建设过程中,时间上非常漫长,需要很多的步骤才能真正实现数据库正式完善。所以在数据库建设的过渡阶段需要各单位的重视,及时将信息数据的档案管理以及相关的信息技术等进行融合,及时协调其中的不恰当之处,将数据库形式进行科学划分,根据数据的种类建立综合数据库与档案目录库,这样区别管理能够方便管理人员工作的基础上提升工作效率。

(四)实现数字化信息化管理

针对我国档案信息化管理形式来讲,数字化信息管理是提高档案管理质量的基础以及实现档案管理进步的基础,针对相关档案管理规定,需要将各种档案信息传输到数据管理系统中,利用固定的系统形式进行数字管理,例如ERP 系统、信息管理系统、CAD/CAM 系统等。积极引进先进的信息管理技术,提升信息管理的基础上实现档案信息的提升。

综上所述,档案管理对于企事业单位来讲具有重要意义,在信息化时代背景下积极对档案管理进行创新以及改革,建立完善的档案信息管理系统,利用先进的档案信息管理手段积极进行档案信息管理,保证档案管理实现信息化的基础上提升档案管理效率,保证档案职能的正常发挥。

[1]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].亚太教育,2016(11):40.

[2]梁晓龙,孙芳,王卫国.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].中国市场,2016(29):239-240.

[3]王爱华.信息时代背景下档案管理的创新探索[J].办公室业务,2016(13):56.

2017-07-26

高平(1973-),男,山西离石人,吕梁教育学院助理馆员,研究方向:档案管理。

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1672-2086(2017)03-0079-02