高校档案信息管理中大数据的应用实践微探

秦斌歧

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

【教育管理】

高校档案信息管理中大数据的应用实践微探

秦斌歧

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

高校档案信息管理涉及到非常大量的数据,所以为了提升管理效率,需要运用大数据手段进行处理,以此来提升档案管理质量。文章中针对高校档案信息管理,主要分析了大数据在其中的应用,希望能够为今后高校档案信息管理工作提供有效的参考。

高校;档案信息管理;大数据;实践

在高校教育事业飞速发展的今天,信息化技术已经实现了普及,重点体现在教学以及管理等方面。现阶段高校中学生信息量比较巨大,所以如果仍然采用传统的手工管理方式,并不能很好的体现效率,尤其是高校档案管理工作,随着学生数量的增多,学校档案信息所累计的文件数据越来越多,这也为高校档案管理工作带来了新的要求。而大数据以其自身多数据、价值密度高等优势,逐渐被应用在高校档案信息管理工作中,也为数据挖掘以及数据分析的进行奠定了基础。

一、以大数据为前提的高校档案管理

在高校档案信息管理中运用大数据技术,能够提升档案管理水平与效率,然而在实际应用时却存在一定的风险,特别是数字化记忆,其中蕴含着非常多的安全风险因素。但是作为高校却并没有对其进行重视。所以高校档案系统若遭到非法攻击,便会直接使档案数据丢失,造成学生以及教师的个人隐私泄露。

在高校档案管理中运用大数据技术,主要是将大数据技术融入到档案信息管理中,进而实现高效管理工作的信息化。运用大数据技术,主要原因在于高校档案管理机构中的档案信息规模已经实现扩张,加之分析与处理档案信息时,传统方式已无法满足需求,所以在此环境基础上必须应用引进大数据技术[1]。大数据技术可以利用云计算技术实现数据的智能存储与分析,在大量档案信息中进行信息的高效运算,以此获得有价值的资源。此外,运用智能化技术,也可以为档案管理提供行之有效的决策,实现对档案信息的高效编制,以满足现代化、个性化的信息需求,从而实现高校档案信息管理水平的提升以及档案管理质量的优化。由此可见,在高校档案信息管理中应用大数据非常重要。

二、高校档案信息特点

(一)类型与内容较为丰富

高校中的档案来源十分多元化,不仅包含非常多的师生个人信息,比如学生的学籍档案以及教师的职工医疗保健档案等,也有体现教务教学状况的档案,例如试题库等,除了这两种之外,也包含了体现学校政务分类的档案信息,例如财务档案以及基建档案等。

(二)存储途径多元化

高校档案存储途径比较多,主要包括传统的纸质档案、信息系统数据库文件以及电子表格与影音资料等。其中纸质档案主要体现在人事档案卷宗与公文文书等,信息系统数据库则包含教务、科研等文件。

(三)档案资源数量、体积基数大

受高校信息化与办公自动化逐渐普及的影响,高校校园网会生成大量的电子文档,而这些文档与报表等均来自于校内各个部门,尽管电子文件能够保证内容的完整性,然而电子文件种类不同,所产生的数据也就越大,进而占用了非常多的档案资源平台空间[2]。

(四)调阅频率大,使用率高

高校不管是学生还是教学人员,在评优、职称晋升等活动中都需要用到大量的信息数据,而为了直接获取数据,调取档案是最为有效的一种方式。所以这也为高校档案赋予了调阅频率大以及使用率高的特点。

(五)价值密度大

一般来说,高校中的档案资源主要是在教学、财务、科研以及人事等多个活动以及管理信息系统中收集得来,而所收集的这些信息经过业务信息系统提交与整合之后,不管是档案的格式还是内容都非常完整与规范,由此也体现了非常高的档案信息价值密度。

三、高校档案信息管理中大数据的应用与实践

(一)拓展大数据应用深度,提升运用广泛性

在当前大数据应用的前提下,档案管理人员需要认识到自己对于档案管理的重要地位,充分发挥自身的主体作用,重视大数据技术在其中的应用,从数据量维度、速度维度、数据种类维度以及真实性维度等多个方面着手进行提升,尽量保证大数据应用的合理性与全面性。① 数据量维度。是通过大数据技术对高校中的大量档案信息进行储存的基础上,还需要加大大数据的应用力度,只有如此才能对应用深度进行拓展[3]。② 速度维度。通过大数据技术实现高校档案处理速度的提升,由此也快速对档案进行整理与分类,进而更加深入的发掘数据信息,也实现信息检索满意度以及水平的提升。③ 数据种类维度。主要是对全部档案信息进行高效率处理,无论是结构化还是非结构化类型,都能够利用相应软件对档案数据资源进行集中管理与分析,以此也实现新旧数据智能化集成。④ 真实性维度。这一方面主要是在大量繁琐的信息中发掘价值比较高的信息数据进行挖掘,从而实现档案信息服务价值的提升。

(二)提高大数据应用水平

1.始终坚持大数据理念,以档案信息资源为前提,深入发掘信息资源价值。作为高校档案管理人员,必须要具备先进的技术以及敏锐的思维,只有如此才能够推进自身专业水平的提升,在激烈的竞争市场中拔得头筹,要实现这些目标,档案管理者必须要认识到档案信息价值。

2.通过大数据技术建立高校内部档案信息资源库,全面强化档案数据资料收集与整理力度,深入挖掘档案信息价值,并对其进行充分分析,以此充实档案信息数据资源库,只有如此才能够满足高校中各个档案用户的信息需求。对大数据技术进行应用,也能够制定更为先进、个性化的服务功能,在加大档案管理水平的基础上,分析用户需求,在原来的基础上提升数据资源库的智能化,以此丰富档案信息。

3.强化云技术应用力度,并且实现云技术与大数据技术的结合,将其应用于高校档案管理工作中,充分发挥信息数据资源管理方面的优势,提升管理水平与效率。为了实现这一目标,便要提升对信息数据处理中云技术的重视,只有如此才能真正实现高校档案大数据管理,以大数据为前提构建基础构架,在云技术的支持下强化大数据技术应用力度,进而通过第三方技术推动高校档案云服务水平。此外,需要运用云技术加大对大数据的预测与解析,以此与用户提出的多样化需求进行紧密结合,提出有的放矢的设计方案以及大数据技术应用计划,对其中存在的所有潜在风险进行及时处理,建立一个完善的风险预警机制以及防范风险失效预警体系,以免档案信息的流失对高校档案管理造成影响。除此之外,也需要在档案管理方面建立一个体现智能化以及自动化的监控制度,从而提高大数据技术水平[4]。

综上所述,将大数据技术应用于高校档案信息管理中,一方面能够有效提升档案管理效率,另一方面可以实现高校档案管理工作信息化与智能化,对解除信息管理风险同样发挥了积极的作用。与此同时,高校在档案信息管理中运用大数据技术,也有利于加快实现高校管理信息化,在适应发展潮流以及推动高校教育事业发展等多个方面都具有非常重要的意义。

[1]赵翠霞,杨靓,戴景新,等.新形势下高校学生类档案资源体系的构建研究[J].河北工业大学学报(社会科学版),2017(3).

[2]胡潇潇.大数据时代下高校档案管理实施策略研究[J].山东行政学院学报,2016(6):119-122.

[3]马国胜.“南大之星”档案管理系统数据导入功能在档案信息著录中的应用实践[J].山西档案,2016(5):56-58.

[4]尚光龙,张泽锋.大数据技术在信息管理中的应用研究——以高校就业工作为例[J].河北北方学院学报(自然科学版),2016(5):30-34.

2017-08-30

秦斌歧(1971-),山西临县人,吕梁教育学院助理档案馆员,研究方向:档案管理。

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1672-2086(2017)03-0073-02