高校科研档案管理策略探究

蒋碧蓉

（海南大学档案馆 海口 570228）

高校科研档案管理策略探究

蒋碧蓉

（海南大学档案馆 海口 570228）

我国重大科研项目离不开众多高校科研的鼎力支持，高校科研档案对科研项目顺利开展起到重要作用，在新形势下如何改革高校科研档案管理模式，使档案收集、归档、查阅、保管更符合时代要求，发挥更大作用，是高校科研档案管理需要认真解决的问题。本文对当前科研档案管理特点和遇到的问题进行分析，结合当前时代特色，采用新技术新方法制定档案管理新途径。

高校 科研档案 管理 新策略

G271

A

2017-10-11

当前我国科技产业历经几十年消化引进和自主创业厚积薄发，取得一系列科研成果，这些成果的取得与国内众多高校参与科研立项密不可分。我国众多高校为国家培养大量科研人才，是我国实现科技兴国的人才储备库，是国家兴盛的动力之源。高校科技档案汇聚众多科研资料，是高校最重要的数据资源，对科研档案使用管理有着严格的操作程序。随着高校加大参与国家经济建设，特别是受“一带一路”建设影响，积极走出去与海外高校、企业机构合作交流，科研项目数量急剧增长，高校科研档案使用频繁，给高校科研档案管理带来很大压力。为此，就需要高校科研档案管理与时俱进，不断创新管理策略，满足高校科研乃至社会需求，促进高校健康发展[1]。

一、高校科研档案特点及管理意义

高校科研档案是指高校在参与科研活动中产生的具有极高价值的相关科研数据，这些科研数据多数以数字形式整理归档，形成档案材料保存。它是高校科研活动实践的第一手数据材料，能为将来科研提供重要信息，反映了当前高校科研教育水平。高校科研档案收录了所在高校科研第一手数据资料，体现了高校教育发展能力，在高校整体工作中占重要地位。高校档案记录翔实、管理到位，也对高校科研工作者开展科研立项、申报评级，提供最真实原始凭证，有利于通过科研机构审核，有助于高校科研开展。高校是国家培养人才的摇篮，这也是高校最主要的工作任务，高校教师利用科研档案丰富的资料内容提升自身修养学识，充实自己教学方法，以高质高效完成授课教学，学生对知识吸收更多，促进学校整体教学，这其中高校档案起到必不可少的作用[2]。高校科研档案作为最原始信息，其中完整记录着与科研成果相关的大量信息，有极高的使用保存价值。

二、高校科研档案管理现状和存在的问题

高校科研档案室收藏着高校科研成果和众多相关资料，其重要程度不言而喻，一直以来都是高校重地，有着非常严格的规章管理制度。但随着时代变化，高校科研档案在管理上并没有与时俱进，出现了诸多档案管理问题，对现代高校科研的有效支持度降低，对自身档案管理也带来压力。

1.档案管理意识淡薄不到位。我国高校对科研档案立卷和归档有明确规定，必修按规定定期上交，不得占用，同时要及时对阶段性科研项目进行原始资料整理审核后归档。当前我国大多数高校科研项目众多，各高校科研部门都争着要在科研项目上有所突破，在同行业中崭露头角，为个人、科研团队、高校带来荣誉。这使得高校科研单位忙于申报研究，忽视对科研档案收集整理，科研档案管理的重要性被忽视，更有的科研人员为了突击搞项目，往往对科研材料私自截留，独有的珍贵科研材料不上报，造成科研原始档案资料半途流失，科研档案缺乏完整性。这种现状也与一些档案人员业务能力不强有关，缺乏对科研档案归档的重视，同时部分高校档案部门与科研部门在业务上缺乏有效沟通机制，对科研档案不能形成有效收集整理，造成有些高校档案管理工作存在盲区和混乱，影响高校科研档案的管理工作。

2.重保管、轻利用，科研档案的价值没有得到充分发挥。高校科研档案都有极高的自身研究价值，有较强的专业性，涉及较深、较广的研究领域，对其管理是高校科研档案部门职责所在，但多年来传统管理一直存在重保管轻利用想象，一些高校档案部门对档案的保管很重视，对档案信息深层次编研方面并不重视，加之一些高校科研管理手段落后、检索落后、现代管理技术运用不高等问题，这使得很多有价值的档案被束之高阁，难以从检索中发现，有价值的科研资料没能得到充分利用。

3.缺乏行之有效的科研档案管理制度。当前高校档案制度主要依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》进行管理，有些措施已经不适用现今档案管理，特别是围绕科研档案特点的管理在使用上效果并不明显，这使得档案工作开展过程中容易出现档案资料收集范围不明确、归档材料质量难保证，有的科研档案上交往往只以口头说明形式进行，缺乏系统详细的收集管理程序，这些都对科研档案管理的有效率和质量产生极大影响。当前大多高校科研档案仍采用纸质案卷为主，即使引进了科研档案管理系统，也仅仅能对档案目录进行检索，档案内容仍需档案人员从档案库中人工查找。有些科研管理系统与档案管理系统没有形成局域网，各自独立互不兼容，难以相互查阅科研数据资料，科研项目数字信息也无法及时通过局域网转入档案管理系统中。这种系统之间存在的弊端严重阻碍了高校科研档案管理建设，不利于档案信息资源的共享利用。

在高校档案管理中任职的管理人员，很多存在兼职现象，真正具有专业档案管理素质的人才屈指可数。很多管理人员没经过专业培训就上岗，对工作业务不熟，在大量科研资料调用频繁情况下，工作压力大，工作效率和热情不高，工作质量也会大大降低[3]。

三、加强高校科研档案管理的对策

1.更新观念，强化科研人员档案意识。对高校科研档案管理者进行宣讲教育，要让他们懂得科研档案管理的重要性，同时要将管理工作纳入科研项目工作环节，要科学有效地将科研档案归档保存。通过宣传，要让他们认识到档案工作并不普通，对整个科研项目意义重大，关系着为今后科研项目提供最原始凭证，是每位科研人员证明自身价值职称评定的有效保证，要积极主动地做好科研档案收集整理工作。在工作中，要增强相关工作人员职业信念，要认真做好记录增强归档意识，这样有助于整个科研档案管理质量和效率的提升。

建立高校科研档案的统一管理制度，对档案集中统一管理和利用，确保高校科研档案作为信息资源的价值完整性。明确档案管理人员工作职责，详细规划科研材料归档的范围。对每位项目负责人实施立卷归档，项目负责人有优先获得科研档案材料收集、查阅、归档权力，同时也对这些权力负责。其他人员对科研档案进行查阅要经过主管领导批准，经项目负责人审核确定，方可进行查阅，查阅前后都要及时归档，利用科技手段完善科研档案管理，将计算机、多媒体等引进高校科研档案管理的每个环节中，加快对科研档案材料的收集整理，实现科研档案管理科学化、标准化、规范化，达到人工操作与人工智能自动化紧密衔接，可有效增加科研档案资源的保护和保密性[4]。

2.科研档案管理要进行技术革新、管理规范化。在高校科技档案管理上全面推进信息网络管理技术，建立网络系统化档案信息检索系统，更新档案目录数据库。将档案室内保存的各种载体内的档案内容数字化，统一迁移到最新档案信息检索系统中，从而实现全体科研档案数字网络化管理，减少人力资源浪费，最终实现高校档案管理上的创新。在科研档案建档过程中要做到与科研项目全程参与同步进行，从科研项目下达计划任务书开始，高校科研档案管理就要及时参与科研文件材料形成，做到同步验收、鉴定、建档。整个过程要做到严谨高效、准确可靠。通过计算机系统管理科研档案，利用信息监测系统工具能及时反馈档案服务是否有效、人们对档案管理意见满意度等，通过档案管理信息反馈系统，能对工作采取有效改进措施，这个过程将伴随高校科研管理系统运行持续改进，能不断提高高校档案管理质量，形成自我完善的良性循环[5]。

对高校科研档案相关人员一方面要加强工作技能培训，摒弃“重藏轻用”的传统思想，要对所有科研档案做到科学归档，方便查阅，在工作中要体现出现代管理意识，确保在工作中不出纰漏。另一方面也要通过工作考核，明确奖惩制度。对工作认真负责有突出贡献的档案管理人员要给予表彰奖励，对管理混乱工作不积极不思悔改的工作人员要批评教育，屡教不改者坚决清理出科研档案管理部门，这种赏罚分明的管理制度，才能充分调动科研人员工作积极性，推动高校科研档案管理有效进行[6]。

总之，在新形势下，高校科研档案管理在科研项目研发过程中起着重要作用，相关部门要认清自身重要性，跟上时代的步伐，以新思维新理念新技术不断加强科研档案管理工作，提高学校的教育水平和科研水平。同时也要认清自身的不足，不断完善管理制度，不断提高科研档案管理人员自身专业能力，进而更好地为高校科研档案管理工作提供服务。

[1]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究[J].北京档案，2016（6）：32－33．

[2]王建宇.浅析高校科研档案存在问题及对策[J].档案天地，2017（1）：42－53．

[3]盛媛.新形势下高校科研管理工作创新研究[J].管理观察，2015（14）：134－135．

[4]宋平.高校科研档案资源管理与应用探析[J].档案管理，2017（4）.

[5]周莹.高校科研档案的开发与利用[J].产业与科技论坛，2016（22）.

[6]戴秀文.试论高校科研档案管理[J].内江科技，2014（11）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.16

蒋碧蓉，海南大学档案馆，经济师，研究方向：综合档案收集、保管、利用。

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.17