高校档案馆公共服务保障机制研究

邸家琴

（黑龙江大学 哈尔滨 150080）

高校档案馆公共服务保障机制研究

邸家琴

（黑龙江大学 哈尔滨 150080）

通过分析高校档案馆公共服务的内容、高校档案馆开展公共服务的重要性，并研究高校档案馆公共服务保障机制，从政策法规建设、人才队伍建设、档案资源内容到档案服务方式的研究，为提升高校档案馆公共服务能力提供保障机制。

高校档案馆 公共服务 保障机制

G271.3

A

2017-08-04

一、高校档案馆公共服务

高校档案馆公共服务，就是指高校档案部门利用丰富的馆藏资源，开发挖掘馆藏档案信息，不仅仅是针对本校的师生员工，更应该是向全社会公众，尤其是需要这些丰富馆藏资源的公众，提供的一种服务。这种服务是对高校档案基本的查证存史功能的一种延伸，以免高校档案被束之高阁。

高校档案记录着一所高校从成立到迅速成长壮大的历史，是记录学校管理、教学、科研、基本建设等发展过程的原始凭证，是高校重要的历史文化资源，是国家档案的重要组成部分。随着全国高校教育事业的迅速发展，每所高校从省内招生扩展到省内外招生，与外界的联系也越来越多，更多的优秀毕业生走向社会，更多的教职员工内外流动，教师科研成果的开发及应用，这些无疑不促使高校档案馆积极开展公共服务，且要求开展公共服务基础保障不断加强，服务能力不断提升，这样才能满足公众对高校档案资源的需求，实现高校档案馆更高的服务价值。

二、高校档案馆做好公共服务的重要性

1.高校档案馆公共服务是传统服务功能的拓展。随着我国社会经济快速发展，以及我国高等教育事业改革突飞猛进的步伐，高校档案馆的服务不能仅仅局限于传统的服务功能，无论是服务形式还是服务内容，都应该扩展到公共服务领域，如文化教育领域，电子化信息服务领域等等，作为科学文化事业机构，从传统的档案信息保管、文化储存的传统服务功能，到教育文化传播的公共服务功能，变成学术研究场所，建成爱国主义教育基地等，都是高校档案馆公共服务功能需要开展的。

2.高校档案馆公共服务是自身发展宣传的途径。然而高校档案馆很神秘，很多人都不知道有这样的部门存在，当笔者说起在档案馆就职时，好多人误以为是图书馆，对档案馆了解甚少，这对档案馆服务功能的开展无疑是一个缺陷。因为高校档案馆与高校的图书馆一样，都是提供信息资源的地方，只是两者提供的内容及范围不一样而已，但为什么高校档案馆会不被人所知，误以为是图书馆呢？无外乎就是高校档案馆的宣传没有做到位，高校档案馆的服务还仅仅停留在传统服务中，服务意识不到位造成的，高校档案馆的公共服务功能得不到完全的发挥。在信息迅速发展的时代，高校扩招的形势下，很多毕业生走向社会，走向更多的工作岗位，工作领域，高校档案馆的服务对象就将扩大到更多的社会个体及组织，因此高校档案馆应该通过现代化的信息手段、途径，例如微信、微博、互联网开展档案的公共服务功能，取得用户的认识、了解、支持及传播，满足更多用户的需求，更广泛地宣传高校档案馆，实现高校档案馆的价值所在才是硬道理。

3.信息化促进了高校档案馆开展公共服务的动力。高等教育部门开展信息化建设已经很多年了，在这样的大环境下，作为服务于高校教育事业一线的重要部门，高校档案馆的教育信息化建设也取得了一些成绩，例如目录实现了电子化，也引进了档案管理软件，但在信息爆炸的今天，高校档案馆要发展，要提升服务能力，要尽可能地满足广大师生和广大社会公众对档案信息资源的需求，为他们提供全面性、多样化的信息服务，同时，在信息迅速发展的今天，有更多的民众对知识与信息的兴趣和热情，也是高校档案馆积极开展公共服务功能的外在动力。

三、高校档案馆公共服务保障机制

1.建立健全高校档案公共服务法律法规，提供基本政策保障。目前从国家战略高度已经出台的《档案法》、《保密法》到《高校档案管理办法》，到有关档案开发利用方面的政策法规《各级国家档案馆开放档案办法》，再到具体的省市档案管理办法，乃至各个高校的档案管理办法，对高校档案馆信息利用没有太多的提及，都是从国家、省市档案建设战略高度提出了相关的规定，在档案信息资源公共服务利用方面，没有形成一套全面而系统的档案服务的法律法规，进而从规章制度方面就限制了高校档案馆公共服务功能的发挥。

首先从国家战略高度不仅需要完善和理顺我国档案公共服务的法律法规，而且也要从我国教育事业发展战略高度来完善高校档案馆公共服务方面的法律法规，为公众对高校档案馆利用的渠道提供法律保障。实现高校档案馆信息为社会公众开展服务，就需要对现有的《档案法》、《保密法》、《高校档案管理办法》及其他规章制度进行与时俱进的修改，使之符合服务对象需求。其次要制定具体的高校档案馆信息服务与公共服务等方面的业务规范，这些业务规范的制定一定要在符合现实情况修订后的《档案法》和《保密法》的范围，这样就可以避免某些信息不恰当地公开，造成不可挽回的损失。

2.加强人才引进和培育现有馆员，提供高素质人才保障。要保障高校档案馆公共服务功能的开展，也必须注意档案管理人才的引进和培养，不仅仅需要专业档案人才，还需要各个专业的人才，例如历史学专业、计算机专业、法律专业、公共管理专业、社会学专业等人才，专业类档案管理人员，要用专业的档案管理支持开发档案公共服务功能，非专业的档案管理人员要在实践工作中总结经验，结合自己的专业，提高自身的综合素养，为公共服务提供专业保障。

从某种意义上讲，服务人员的素质在很大程度上会影响到服务能力和服务水平，因此在高校档案馆拓展公共服务时，对高校档案馆的工作人员也提出了更高的要求，因为他们不仅仅是服务者，更是档案信息的收集者、管理者、提供者，更是档案信息资源的编纂者、加工者，所以要引进高素质的人才，现有馆员也要进行高素质复合人才的培养，才能更好地为公共服务提供人才保障。

高校档案馆在开展公共服务时，要尽量争取到学校领导的支持，加大人力、物力、财力的支持；也要加强在职工作人员公共服务素质，注重馆员服务责任感的培育，积极为信息化时代高校档案馆公共服务工作提供充足的人力资源保障。

3.丰富拓展档案范围及内容，提供资源内容保障。高校档案收集完整齐全才能提供公共服务的基本资源。完整齐全也就是指高校档案横向内容和档案纵向内容都要完整，做到横不缺项，纵不缺件，才能更好地为高校档案馆的公共服务提供基础内容资源保障。

根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案横向内容包括高校发展建设中的各类档案，党群档案、行政档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、产品档案、出版档案、外事档案、财务档案、声像档案、实物档案、人事档案等等档案。高校档案纵向内容包括每个类别中文件材料要完整、涉及的各项内容都需要收集完整齐全。

收集齐全如何做到？要做到三个重要方面，一是操作性较强的归档范围，二是要有稳定的收集档案团队，三是要集中收集和平时收集相结合，这样才能做到高校档案资源内容横向纵向完整齐全，才能为高校档案馆的公共服务提供基础内容资源保障。

4.构建教学档案公共服务平台，提供服务方式保障。

（1）加强编纂工作，积极推进传统公共服务平台建设。①编制各种检索工具。包括目录型的检索工具、专题型的检索工具、具体查找型的检索工具，要充分利用计算机软件编制计算机检索工具，使档案检索与现代化技术相结合，向现代化方向迈进。②利用档案资源中不同类别的档案信息编制参考资料，要结合日常利用情况，总结出哪部分档案资源利用程度高，就提前将各类档案资料集中编写出来，例如教学档案中的教学成果奖励名册、教师奖项等各类内容，切记在编写过程中注意三点：第一点是选题要精，要选择档案利用程度高的那类档案进行编写；第二点是编写要准，要反复核对您所要编写内容的真实可靠性，一定要根据最原始档案文件材料来编写，切记要反复核对，去伪存真；第三点，切记将信息来源于哪个文件，档号多少标注清楚，以供利用者查找。③利用档案管理软件，实现高校档案馆目录信息化及全文信息化，为利用者提供基本的检索工具。另外要将各种相关的档案信息加以组合，编辑成各种形式的电子信息档案资源，方便用户使用。

（2）利用现代手段，积极拓展新型公共服务平台建设。①利用互联网创建高校档案馆网站，宣传高校档案馆的公共服务功能，网站上基本的内容可以包括档案馆的服务指南、信息查询、数字档案馆等信息，还可以包括规章制度、档案管理软件、档案知识等内容，这样可以帮助用户了解高校档案馆，进而提高宣传面。②利用微信平台拓展高校档案馆的公共服务功能。微信目前被广泛使用，可以说微信平台的建设可以为高校档案馆公共服务奠定用户基础和技术基础，不需要单独再开发一个新的软件来实现高校档案馆的公共服务功能，微信平台传播的信息具有多样化、速度快、经济实用等优势，创新优化高校档案馆公共服务模式，提高其服务水平、服务能力、服务质量，为高校师生乃至社会公众提供及时公开、个性化的服务，这是时代发展的需要，也是公共服务功能拓展的方式之一。③利用微博平台拓展高校档案馆的公共服务功能。高校档案馆可以尝试利用微博平台发布一些高校档案馆的新闻、宣传档案管理的小知识及档案文化，拓展高校档案馆公共服务功能，借助微博的力量，来扩大高校档案工作的社会影响力，在微博平台建设上，可以考虑将公共信息，例如档案管理的国家法律法规，通过微博推送给社会公众，这样可以让公众了解档案的基本内容。也可以将服务信息推送给用户，与用户做好互动，实时掌握用户的类别、所需档案的类别，有助于提高高校档案馆的公共服务能力。

[1]邸家琴.基于文化自觉视角下高校档案馆服务策略研究[J].兰台世界，2016（11）.

[2]郑平.信息化时代高校档案馆服务水平提升的路径研究[J].陕西档案，2014（6）.

[3]杨杰.高校教学档案服务功能的优化与拓展[J].兰台世界，2016（11）.

Study on Public Service Guarantee Mechanism of University Archives

Di Jiaqin
（Heilongjiang University，Harbin 150080,China）

Through the analysis of the content and the importance of public service of university archives，and the study of public service guarantee mechanism of university archives，the study from the construction of policies and regulations，personnel construction，contents of archives resources to archives service mode provides protection mechanism to enhance the capacity of public service of university archives.

university archives;public service;guarantee mechanism

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.04

2016年黑龙江省档案局档案科技项目“高校档案与教育信息化公共服务平台建设研究”（项目编号为HDX2016-5）的研究成果

邸家琴，黑龙江大学副研究员。