论当前民生档案管理工作中应完善的几个方面

陈海玉

（云南大学历史与档案学院 昆明 650091）

论当前民生档案管理工作中应完善的几个方面

陈海玉

（云南大学历史与档案学院 昆明 650091）

本文探讨民生档案的制度、分类、数字化管理和服务利用等方面问题，可为做好当前民生档案的管理工作提供借鉴与参考。

民生档案 档案管理

G271

A

2017-08-22

关注民生、服务民生是当前我国档案工作的目标之一，而实现这一目标要做好民生档案管理工作。自国家档案局于2007年印发了《关于加强民生档案工作的意见》以来，各地区积极开展了民生档案管理工作的实践和研究。从整体上看，民生档案管理工作已取得了明显成效。但由于民生档案保存分散、数量大、利用频繁等特点，民生档案管理中的一些重要问题如制度建设、规范整理、集中管理、数字化建设等方面还需进一步完善。探讨并厘清民生档案管理工作中存在的这些重要问题，可为做好当前民生档案的管理工作提供借鉴与参考。

一、民生档案的管理制度

科学而规范的民生档案管理需要完善的制度体系做保障。建立健全民生档案管理制度，是各级政府和部门在民生档案工作中亟待解决的问题，也是民生档案管理工作能否持续健康发展的关键。

1.健全民生档案法规标准。尽管近年来国家档案局及相关部门颁布了一系列涉及民生档案工作的规范性文件，如《关于加强民生档案工作的意见》、《婚姻登记档案管理办法》、《关于促进民营企业档案工作发展的意见》、《收养登记档案管理办法》等，为民生档案工作的规范化、标准化管理奠定了基础。但民生档案内容十分广泛，这些文件还不能完全覆盖民生档案的所有领域，使得有关部门在民生档案实践工作中缺乏相关的档案标准作指导，工作各行其是。其中包括各单位对民生档案的归档管理范围不明确，造成一些关系群众切身利益的重要档案未能得到系统收集和整理；有的对民生档案整理方法缺乏标准化，使得各部门的档案资源整合困难重重。同时，随着社会的发展，以往颁布的业务标准已不能很好地解决目前新出现的诸多问题[1]。因此，建立健全民生档案法规标准体系迫在眉睫。

2.完善民生档案管理规范。民生档案管理规范的建立可着重从民生档案归档、保管、利用三个方面入手，并以各级档案局（馆）为主体，在广泛听取各相关部门特别是民生档案保有量大、利用率高的部门建议意见后，制定、完善民生档案管理办法和制度，为民生档案的规范管理提供比较完备的法规和制度保证。例如，各级档案行政管理部门要制定各类民生档案收集归档的时间、范围及要求。在民生档案计算机著录规则问题上，应该对民众最关心的民生档案如婚姻、知青、招工、土地承包、移民、计生、林权、房产、公证、社保、居（村）民健康等档案的数字化处理和计算机著录做出规范，形成一定区域范围内的统一制度，以便实现民生档案数据库的构建和信息的共享利用。同时按照有关标准编制民生档案检索工具，以此提高民生档案的查询利用水平。

二、民生档案的范围种类

《辞海》中对“民生”的解释是“人民的生计”，老百姓的生活来源问题。可见民生概念几乎可以延伸到经济、社会、政治、文化等任一领域，无所不包。在此基础上产生的民生档案，具有形成主体多，内容涉及广，保管机构复杂，利用需求不一等特点。为了使民生档案形成一个有机体系，方便民生档案资源的共享利用，各地区各部门应该有一个相对规范统一的分类。笔者认为可以按照民生档案所涉及的内容和反映的问题将之划分为不同的类别。

（1）民主政治类档案，包括公民在参与民主选举、保障权益、申诉个人利益问题等方面所形成的档案。（2）社会保障类档案，包括公民在劳动就业、工资福利、收入分配、养老保险、生育保险、工伤保险、退休失业、消费者权益保护、社会救助、生产安全等方面所形成的档案。（3）国企转制类档案，包括国企转制后企业资产评估、流向、转让、拍卖、重组以及职工安置、分流、政策处理等方面所形成的档案。（4）教育卫生类档案，包括学校教育收费、学生招录、公平施教以及群众看病、就诊、医保、医患处理、病案防保等方面所形成的档案[2]。（5）房屋土地类档案，包括土地承包和流转、拆迁征用、房屋权属、山林延包、环境居住等方面所形成的档案。（6）公共服务类档案，包括移民安置、人口婚姻、转业复退、知青安置、食品安全以及公民在出行、旅游、休闲、娱乐、办事等方面所形成的档案。

三、民生档案资源的数字化管理

民生档案服务民生，具有较强的实用性。为了及时发挥民生档案的作用，要积极推进民生档案数字化建设，加快实现其管理和服务的现代化。由于受各地局域网的限制，有关部门对分散保存的各类民生档案信息进行集中统一管理困难重重，因此目前还未建立全国范围内的民生档案信息数据库，这使得当前我国民生档案资源缺乏整合，馆社联动难以实现，给民众查询民生档案带来诸多不便。鉴于此，当前应当着手改变区域间、部门间各司其职、各自为战的现状，解决相关技术问题，以实现民生档案的一体化、规范化管理。具体说来可以从以下几方面入手。

1.建立起区域性、多层次、规范化的民生档案数据库群。各级政府和领导部门首先要提高思想认识，建立统一的民生档案资源交流共享平台，便于一定区域不同部门采集数据建库。对于已做好数字化的，要根据专项进行数据整合，并把数据导入计算机管理系统。各涉民单位要做好民生档案数据库数据备份工作，根据本单位档案归档制度，按时向综合档案室移交纸质和电子档案，确保民生档案收集齐全，保管安全。

2.逐步推进民生档案资源的整合。实现民生档案资源的整合，需要通过不同的技术手段，协调部门局域网、政务网、互联网和民生档案数据库的建设，在各级政府、各单位、各部门的协力下促成：一是建立民生档案目录中心；二是建立民生档案专题数据库；三是建立民生档案网络管理系统，最后有计划、有步骤地将各单位保存的民生档案实体接收到综合档案馆集中保存[3]。

四、民生档案的服务机制

信息服务在互联网时代发生了很大变革。信息收集速度加快，信息存储量剧增，这一变化推进了信息服务内容从单一向综合性服务拓展；服务主体从单个主体向多元主体联合服务的模式转变；服务方式呈现传统渠道与大众媒体平台结合的格局。这些变化给民生档案信息服务带来了挑战与机遇。如何加强民生档案服务机制建设，实现民生档案服务工作转型，可以从以下几个方面考虑。

1.民生档案的创新服务意识。档案人员提高和改善民生档案的服务质量，要切实树立“以人为本”的服务理念，关注社会发展动向，把握民众需求走向，要与时俱进不断创新服务意识，既要了解社会各界对民生档案需求的热点，还要注重解决用户利用信息的难点，以使民生档案工作更贴近社会贴近民意。

2.民生档案的一站式服务。民生档案的一站式服务要以档案服务民生为着力点，实现“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”的民生档案远程利用服务。当前随着社会发展和民计民生的改善，社会公众对婚姻档案、知青档案、用工档案等民生档案查档利用需求越来越多，但随着城市建设、区划调整、个人居住等情况的不断变化，许多民众不清楚自己要查的档案存放在哪里，常常要辗转几家档案馆才能开具相关证明，很不方便，传统的查询服务方式已经不能适应和满足民众的利用要求。因此，档案馆目前的重点是构建一站式远程协同服务新机制，最大限度地方便市民查阅利用档案资源，以提升新形势下档案工作服务保障的能力。例如天津市为确保“一站式”服务顺利开展，全市20家国家综合档案馆共同签订了《天津市民生档案信息馆际“一站式”服务公约》和《天津市民生档案信息馆际“一站式”服务责任书》。《公约》简化了民众利用民生档案的手续条件，极大地提升了民众利用民生档案的水平，社会反响很好，值得在全国其他地区推广。

3.民生档案的个性化服务。在当前的网络背景下，许多用户习惯使用自媒体阅读浏览信息，以解决生活工作中遇到的问题。因此档案部门要广泛利用公共媒体，适时调整民生档案服务平台，拓展信息利用渠道，进行广泛的用户调查，掌握翔实的用户需求、兴趣、背景等信息，构建不同用户群的信息数据库，通过微博、电邮和在线等形式随时随地向用户提供个性化民生档案信息服务，以满足不同民众的需求。

4.民生档案的主动服务。在开展民生档案的服务工作中，档案部门应当扮演一个积极而活跃的角色。从民生档案的收集工作开始，档案部门就要加强和档案形成单位的合作，丰富民生档案种类，丰富信息量，进一步加强对民生档案的管理，扩大民生档案的覆盖面，确保民生档案信息的完整与有效。此外，档案人员要摒弃以往“坐等上门”的工作作风，利用电子信息技术为主要手段开展主动服务工作，根据各界民生工作的展开以及民众的民生需求，实时检索、筛选和加工民众所需的信息，并不间断地对网上的民生信息资源进行整理和开发，使之系统化和程序化。

五、民生档案信息资源的开发

开发利用民生档案信息资源，是推进民生工作的重要手段与途经，具有显著的时代意义。

1.民生档案的开放。民生档案是一种社会文化资源，是国家机构、社会组织和个人社会活动的真实记录。因此，档案馆要依法加强鉴定开放工作，探索开放新机制，及时主动开放各类档案和提供政府公开信息服务。涉民档案的各级部门要把为民众提供优质高效服务作为一切工作的出发点和落脚点，努力提高服务质量，以多种方式开放民生档案为社会提供利用。

2.民生档案的编研与公布。民生档案是改善民生、服务民生工作不可或缺的资源，但它又分散保存于不同的基层单位，难以有效满足民众的利用需要。因此，要及时捕捉民众的民生需求，并以此为导向，加强涉民机构的协同合作，在资源整合的基础上编制民生档案联合目录。如汇编党和政府改善民生方面的政策文件，特别要对利用率高，与公众利益密切相关的婚姻、职称、退休、公证、房产、土地承包、家谱等档案优先编制专题目录，建设起适应民生需求的档案目录体系。对于一些重要的民生档案资源，还可通过编辑档案参考资料、专题汇编的方式向社会公布，让社会各界广泛利用民生档案的信息资源，实现民生档案服务民生。

3.民生档案工作的互通交流。民生档案资源的整合势在必行，首要任务是各保存民生档案的机构应该定期开展民生档案工作经验交流活动，共同研讨，互通有无，掌握民生档案的收藏利用情况。同时，各部门要分区域按步骤推进现存民生档案资源的共享，以便为今后民生档案的深层次利用与系统化开发奠定基础。

[1]楚玲菲.民生档案未来管理模式探析[J].黑龙江档案，2010（4）：50.

[2]张明峰，等.民生档案的内涵和开展途径[J].兰台世界，2008（12）：22.

[3]杨芳展，张良俊，裴艳.关于民生档案资源体系建设的几点思考[J].湖北档案，2009（7）:14.

On the Aspects to Be Improved in the Management Work of Livelihood Archives

Chen Haiyu
(School of History and Archives of Yunnan University,Kunming 650091,China)

This paper discusses the system,classification，digital management and utilization of people's livelihood archives，which can provide reference for the management of the current livelihood archives.

livelihood archives;archives management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.02

陈海玉，云南大学历史与档案学院副教授，档案学博士，硕士生导师，主要研究档案学、文书学等。