基于大数据的高校档案管理服务体系建设

赵 岩

（辽宁省交通高等专科学校 沈阳 110122）

基于大数据的高校档案管理服务体系建设

赵 岩

（辽宁省交通高等专科学校 沈阳 110122）

运用大数据进行档案管理服务体系建设，是高校档案工作不断发展的必由之路。文章首先提出了大数据理念下高校档案管理服务体系的内涵，然后从客观技术环境、理念与平台、档案队伍等方面分析了现状，从树立档案管理大数据思维“、大档案”指引档案体系建设、构建智慧档案馆云平台、建设档案制度体系等方面提出了对策和建议。

大数据 高校 档案 管理服务体系 对策

G271

A

2017-09-28

大数据的时代浪潮已经深刻影响着社会生活的方方面面，尤其是传统的高校档案管理和服务模式受到严峻挑战。高校档案管理部门作为高校教学、科研等活动历史记录和数据资源的管理者，肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。随着存量档案数字化和增量电子档案的不断接收，高校档案数据也呈现海量规模，数量大、种类多、价值密度低、处理速度要求高等新特征使传统档案管理服务体系受到极大挑战，如海量档案数据的收集问题、数字信息的安全问题、海量异构数据的筛选提纯问题、用户需求时效性强等问题。

一、大数据理念下高校档案管理服务体系内涵和特征

目前学术界对大数据形成了统一的认识，认为大数据的内涵主要是：大数据包含结构化、半结构化、非结构化数据，但它不是对数据量大小的定量描述，而是在种类繁多体量巨大的数据中进行的快速信息获取[1]223。大数据有四个基本特征，常被称为“4V”:①数据规模大（Volume），超大型数据的集合；②数据种类多（Variety），数据格式和种类超越传统范畴；③价值密度低（Value）；④处理速度快（Velocity）[2]13。运用大数据进行高校档案管理服务体系建设应具有以下特征。

1.突破传统高校档案概念，有大来源。大数据理念下高校档案概念应从传统的公文、音像资料等偏重结果性的材料，延伸至高校教学科研和管理活动的过程中形成的、具有保存价值的文字、图表图像、音视频等信息记录，从以实体档案为主要来源，扩展到涵盖校园内各类单机工作平台数据和相关网络平台信息数据。

2.充分利用信息技术，实现大管理。以信息化为主要手段，降低档案管理人员劳动强度，提高高校档案管理工作效率。高校档案管理服务体系能够将收集到的海量数据通过规范的档案管理系统实现信息数据的及时处理并达到可查性。

3.创新服务功能和服务方式，提供大服务。以档案利用者为中心，依托网络的高校档案管理服务体系具备友好的用户界面和完善的远程借阅和调用控制功能，档案部门和工作人员可以在管理服务系统中实现档案数据分析筛选，发现馆藏档案的核心价值，为利用者提供知识挖掘、统计分析等深入服务[3]28。

二、大数据理念下高校档案管理服务工作现状

1.大数据是高校档案管理服务体系建设的重要载体。数据存储与分析的海量性是大数据最为核心的价值，与传统的数据存储技术相比，大数据可以为高校档案管理服务降低综合成本，提供更加高质、高效、廉价的信息资源共享平台。数据存储具有多样性，相对于以“结构化数据”为主体的传统档案存储模式，大数据涵盖各类半结构化和非结构化数据，创新了原有数据资源处理模式，为高校档案管理服务实现档案信息共享突破了信息碎片化的瓶颈。大数据处理遵循的“1秒定律”[4]15，使得档案利用者突破数据传输困扰，可以高效地从大数据存储器中获得高价值的信息。

2.理念落后，高校档案管理工作多半“重保管轻利用”。在“大数据”、“大档案”被研究者屡次提出的今天，仍有多数高校档案部门墨守成规，将主要人力物力投入到以手工劳动为主的档案收集和整理中，在提供档案利用服务上缺乏主动性，在档案信息价值开发、提升服务能力上更是缺乏积极性。改革创新和与时俱进意识淡薄而导致的档案服务意识和服务能力的不足，已然成了档案工作健康发展的绊脚石。

3.“信息孤岛”现象普遍存在，高校档案管理服务缺乏统一平台。档案信息资源建设是高校档案管理服务体系建设的前提和基础，实施档案信息化建设较早的高校纷纷建立起了独立的内部档案信息数据库，但高校之间档案资源界限明显且难以跨越，没有打破馆际间的藩篱，档案信息融合、优化、开发所需的资源共享更是无从谈起。顶层设计尚未形成，统一的高校档案资源平台仍处于理论阶段，高校档案信息资源总体上仍是封闭的“信息孤岛”态势。

4.高校档案服务人员整体水平有待提高。目前我国档案服务人员普遍存在“数量短缺、质量堪忧”的问题。传统高校档案部门受重视程度和资金投入的限制，档案收集范围小、利用率低，档案管理服务人员多为非档案专业人员，更有甚者成为接收其他部门淘汰人员的“冷宫”。专业性和积极性欠缺使高校档案服务人员队伍整体水平偏低，运用信息技术处理档案数据的能力很弱。

三、大数据理念下高校档案管理服务体系建设的主要对策和建议

1.创新转型发展，树立档案管理大数据思维。只有树立数据就是资源的大数据思维，才能够实现档案管理工作的转型和创新。首先，整合库存档案资源，通过实体档案数字化加工和电子档案导入初步建成档案资源池，进而加工采集为档案数据，建立高校内部档案数据库。其次，以此库为依托深入分析档案信息的使用价值，扩大档案信息收集范围，做到能收尽收，能归尽归，充分利用大数据时代信息覆盖面广和互联网数据可采集的优势，将传统的结构化的档案信息与社会化和半结构化、非结构化的档案信息集成优化，建立高校内部档案大数据库。再次，探索建立各个高校档案数据库之间的协同关联，全面开创档案数据融合共享局面，提升档案数据服务用户的深入性和有效性。

2.提高重视程度，以“大档案”指引档案体系建设。将档案管理服务体系建设工作纳入高校年度重点工作，明确责任主体。以科学论证为前提，凸显大数据理念下档案的范围、信息量、利用需求急剧扩大的“大档案”特征，并制定与之相适应的高校档案管理服务体系建设相关规划，细化落实规划提出的任务，完善规划实施和评估机制，保障规划目标和任务的完成。加大经费支持力度，配备所需硬件环境。通过举办主题档案日、档案讲座等传统形式和新兴媒体宣讲档案知识和利用成效，带领师生员工增强档案意识，为档案实体收集和信息采集、利用创立基础。通过建立档案人员教育培训机制，以档案专业技术培训和多渠道、不同侧重点的业务知识学习，提高现有档案信息服务人员思维、专业知识和技能。通过对计算机应用、网络、信息技术方面人才的引进，提升整体档案工作队伍适应大数据时代需求的能力。

3.提高管理技术，构建智慧档案馆云平台。在信息技术日新月异的今天，提高管理技术是顺应时代发展的必然选择。智慧档案馆云平台的架构算是此间重中之重。主要应从底层、平台层、应用层、顶层四个方面来构建。底层是第一层也是物理资源层，作用是为智慧档案馆云平台运行数据存储、计算、传输等提供各类相关硬件资源。平台层是第二层，用户可以在此部署和控制应用程序[5]60。应用层是第三层也是支持层，负责为平台档案综合业务服务提供支持。顶层是第四层也是终端层，服务终端用户，服务流程可以根据用户需求进行定义和修改，最终实现档案信息查询、推送等综合利用。

4.创新管理制度，建设标准规范的档案制度体系。规范管理需要制度先行。大数据理念下高校档案管理服务体系的建立和发展必须在法治的轨道上进行。既要结合现行法律、法规、制度，也要结合大数据时代特征，遵循“互联、开发、共享”的核心原则，建立基于数字资源生命周期的标准规范体系[6]37，使馆际之间的各类档案资源共享有据可循，有法可依。再建立起针对档案资源的产生、定义、收集、管理、保存和服务等各个环节的数据规范体系，同时配合每一环节制定出规范的操作流程，优化档案整体管理工作，为大数据理念下的高校档案管理体系的建设和运行提供制度保障。

[1]徐子沛.大数据[M].广西师范大学出版社，2015:223.

[2]孙艺娟.大数据推动IT基础架构的创新 [N].计算机世界，2014-1-20:13.

[3]吴放，冯锐.大数据时代高校档案信息资源建设的新思考[J].兰台世界，2015（10）:28-30.

[4]高茂科.对档案大数据关键环节的认识[J].中国档案，2013（10）:14-15.

[5]王卫平.论大数据对档案工作的影响及其带来的挑战[J].档案现代化管理，2014（4）:58-60.

[6]梁启敏，刘晖，刘怡君.档案管理遭遇云计算和大数据[J].广西计算机学会2013年学术年会论文集，2012:36-38.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.09