我国海洋档案标准建设思考

周佳 薛惠芬 崔爱菊

（1.国家海洋局第一海洋研究所 青岛 266061 2.中国海洋档案馆 天津 300459）

我国海洋档案标准建设思考

周佳1薛惠芬2崔爱菊1

（1.国家海洋局第一海洋研究所 青岛 266061 2.中国海洋档案馆 天津 300459）

目前，我国已出台四部海洋档案标准，文章对这些标准进行了介绍，总结了其特点，并对海洋档案标准的完善提出了四条建议：为更多类型档案制定业务规范，逐步建立海洋档案标准体系；结合国家标准和国际标准，与海洋档案工作实际相适应；顺应数字档案馆发展趋势，将信息化要求融入标准制定；加强海洋档案业务规范宣贯，指导档案人员落实标准要求。

海洋档案 行业标准 业务规范 标准建设

海洋档案是指国家机构、社会组织和个人，在从事海洋管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流以及海洋部门党政工作等活动中直接形成的，对国家及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始的历史记录[1]1。在海洋领域，国家海洋局负责制定和发布档案标准，以指导海洋档案行业发展，规范海洋档案工作。从1993年至今，国家海洋局发布的海洋档案标准已达四部，历经2001年、2010年和2011年等多次修订，均为现行标准。四部标准针对不同领域的海洋档案而制定，在指导和推进我国海洋档案事业发展方面起到了至关重要的作用。

一、我国现行的海洋档案标准

1.海洋调查观监测档案业务规范（HY/T 058-2010）。2010年2月10日，国家海洋局发布《海洋调查观监测档案业务规范》（HY/T 058-2010），代替原HY/T 058-2001标准。该标准由国家海洋局办公室提出，首次发布于1995年，适用于海洋调查、海洋观测、海洋监测档案业务工作，对海洋调查观测检测档案材料的收集、积累、整理、组卷、编目的方法及档案业务用表的格式作出了规定。

《海洋调查观监测档案业务规范》（以下简称《调查观监测档案规范》）的主要内容包括：术语和定义；总体质量控制；收集分类；整理组卷；编目；立卷归档；保管利用；移交。同时给出了海洋调查观测监测档案案卷封面、档案用表和标识图示。其中，海洋调查、观测、监测档案的归档范围及保管期限表分别将归档文件分为三类（管理文件类、原始数据类、成果报告类）、四类（管理文件类、原始资料类、数据成果类、电子文件类）和三类（管理文件类、监测资料类、电子文件类）。

2.海洋科学技术研究档案业务规范（HY/T 056-2010）。2010年8月31日，国家海洋局发布《海洋科学技术研究档案业务规范》（HY/T 056-2010），代替原HY/T 056-2001标准。该标准由国家海洋局提出，首次发布于1993年，适用于海洋技术研究档案业务工作，对海洋科学技术研究文件材料收集、整理和归档及海洋科学技术研究档案整理、编目、保管和开发利用的基本方法和要求作出了规定。《海洋科学技术研究档案业务规范》（以下简称《科技档案规范》）的主要内容包括：术语和定义；总体要求；科研文件的收集；科研文件的整理；科研文件的归档；科研档案的整理、编目和保管；科研档案的统计和利用；科研档案的鉴定、销毁和移交。同时给出了科研文件归档说明书格式、科研文件整理用表格式及科研档案管理用表格式。其中，附录中的科研文件归档范围与档案保管期限表将归档文件分为两类：业务管理类和技术成果类。

3.海洋行政执法档案业务规范（HY/T 139-2011）。2011年2月16日，国家海洋局发布《海洋行政执法档案业务规范》（HY/T 139-2011）。该标准由国家海洋局办公室提出，属首次发布，适用于海洋行政执法专项、处罚案件档案业务工作，对海洋行政执法档案文件的收集积累、整理组卷、著录编目、归档、保管利用、鉴定移交的方法及档案业务用表格式作出了规定。《海洋行政执法档案业务规范》（以下简称《执法档案规范》）主要内容包括：术语和定义；总体要求；收集积累；整理组卷；著录编目；归档；保管利用；鉴定移交。同时还给出海洋行政执法档案案卷封面、卷脊、档案业务用表格式图示。其中，海洋行政执法文件归档范围及保管期限表将归档文件分为两类：海洋行政执法专项类和海洋行政处罚案件。

4.海洋管理机关档案业务规范（HY/T 057-2011）。2011年7月8日，国家海洋局发布《海洋管理机关档案业务规范》（HY/T 057-2011），代替原HY/T 057-2001标准。该标准由国家海洋局第二海洋研究所提出，首次发布于1993年，适用于各级海洋管理机关工作活动中形成的文件材料归档与档案管理，对国家海洋管理机关档案业务工作的基本要求、技术方法和工作程序作出了规定。《海洋管理机关档案业务规范》（以下简称《机关档案规范》）的主要内容包括：术语和定义；总体质量要求；文件材料的收集积累；文件材料的整理和归档；档案整理；档案的保管、统计与利用；档案的鉴定、移交与销毁。同时给出了不归档文件范围与处理、档案盒与归档文件目录等常用表格格式。其中，文件材料归档范围与保管期限表将归档文件分为五类：会议类；领导指导类；业务管理类；行政管理类；党、纪、审、妇、工、团工作类。

二、我国海洋档案标准的特点

1.有主动的档案意识并与时俱进。四部海洋标准均由国家海洋局办公室或海洋局研究所提出，体现了海洋局系统在档案工作方面的主动意识。2007年，中国海洋档案馆（以下简称“档案馆”）揭牌成立，在国家海洋局办公室的领导下，档案馆积极履行职责，不但具体组织、编写了调查与观监测档案、科技档案和机关档案业务规范，还使现阶段以保管期满档案移交和专项档案进馆为代表的海洋档案集中归档业务成为海洋档案工作的新常态。2010年1月，国家海洋局办公室印发实施《海洋行政执法档案管理规定》，海洋档案界接着在2月提出《执法档案业务规范》，并首次针对海监执法机构提出海洋行政执法档案这一概念，紧随海洋事业发展形势。2011年，国家档案局下达了机关档案由按卷整理改为按件整理的要求，《机关档案业务规范》立即对有关条目进行相应更改，对按件整理方法要求等作出详细规定。

2.根据特定的要求制定专项规范。在海洋事业发展中，国家海洋局牵头组织实施了涉及国家经济、社会、权益和安全等方面的海洋专题性工作，即海洋专项任务。在海洋专项任务下达后，会建立专项档案管理机制，制定专项档案整理规范和移交制度等。专项规范往往比已有的海洋档案标准更具有针对性，在整理方法和整理质量方面的要求也更加严格。例如“908专项”、海域海岛地名普查专项等任务，均是在专项下达后，随即提出了对贯穿整个专项任务的科技档案的归档要求，即《908专项任务归档文件材料整理规则》等。2013年，国家海洋局办公室还专门印发了《国家海洋专项档案管理办法》，对海洋局牵头组织实施的海洋专项任务的档案工作作出了任务分工、归档移交、保管利用和奖惩等规定，该办法适用于专项各级管理部门、专项任务承担或参加单位、专项档案管理单位和部门。

3.与已有档案标准有不协调之处。《调查观监测档案业务规范》、《科技档案业务规范》、《执法档案业务规范》和《机关档案业务规范》等四部海洋标准在制定中共引用了7条国家标准、6条行业标准和1条强制标准。而对比海洋档案标准与国家档案局发布的国家和行业档案标准，会发现二者在某些要求上存在不同之处，如对于跨年度形成的计划、总结等文件，新版《归档文件整理规则》中规定统一按文件签发日期判定所属年度，而《机关档案业务规范》则规定将这些文件归入其针对年度；《归档文件整理规则》要求件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，而《机关档案业务规范》则规定件号按文件的不同保管期限分别从“1”起进行流水编号；等等。在海洋档案进馆工作中，由于各单位未执行统一的档案标准，且各标准之间本来也有不协调的地方，导致进馆档案的整理状态、方法和结果不同，增加了档案馆的工作难度。

三、完善我国海洋档案标准的建议

1.为更多类型档案制定业务规范，逐步建立海洋档案标准体系。完善的标准体系是助推海洋档案事业发展的重要力量。海洋档案种类丰富，除机关档案、科技档案、执法档案和调查观监测档案之外，还包含基建档案、设备档案、会计档案、名人档案、珍贵史料等类型，而这些档案中的一部分也包含在档案馆的进馆范围内[2]1。对这些专门档案，可以逐步建立归档整理规范，与其他档案一样设置归档范围和保管期限表，并对归档中涉及的表格格式作出统一要求，实现海洋档案整理标准化。如，2008年，国家海洋局办公室印发的《关于印发〈国家海洋局实施会计档案管理办法细则〉的通知》，对会计档案的归档范围、整理立卷、排列与编号、保管和利用等作出了规定，并附有会计档案保管期限表。该规定可直接适用于海洋会计档案工作，也可参考《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008），对相关条款进行细化，编制《海洋会计档案业务规范》。

目前，国家海洋局印发的档案管理规定已涵盖海洋行政执法档案、文书档案、专项档案、会计档案等档案类型，这些规定大多从原则上明确了档案工作的职责分工和法律责任等，对档案的具体整理要求却未做详细规定。档案馆应在海洋局的领导下，牵头制定基建档案、设备档案等专门档案的业务规范，对其归档范围和收集、整理要求作出详细规定；也可以先出台专门档案管理办法和规定，再逐步将具体的档案流程细化为业务规范。建立和完善不同类型海洋档案的业务规范，有利于建立与海洋档案进馆范围相对应、符合海洋档案工作实际的海洋档案标准体系，从而规范海洋档案工作，推进海洋档案标准化。

2.结合国家标准和国际标准，与海洋档案工作实际相适应。标准的协调和统一会使工作更加方便和科学，但在实际工作中，海洋领域的不同档案规范之间有时也会出现不协调的地方。如，国家海洋局办公室2010年印发实施、并于2012年修订的《国家海洋局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，按照职能部门对归档材料进行了分类，但2006年公布的国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和海洋标准《机关档案业务规范》却按照事由对归档材料进行了分类。海洋局的规定与后两者采用了不同的分类标准，同时，三部规定和规范对具体归档范围的要求也不尽相同。不同的标准和要求使档案人员难以选择，也增加了档案指导部门的工作难度。

此外，在海洋档案进馆工作中，有些单位参照海洋标准，有些单位参照国家规范或地方要求，导致不同单位在整理档案时依据的标准并不统一，而各类标准之间的不协调也给档案资源的整合共享造成了巨大障碍[3]17。要解决这一问题，应该结合海洋档案工作实践，对原有标准中不适应实际工作的部分进行调整，并努力向通用的国际和国内标准靠拢和接轨，以统一工作思想、流程和方法。如，在建设数字档案馆时，应在借鉴国外的档案信息化业务规范时，充分立足我国国情，对适合我国实际的国际标准加以参考和引用，从而保持海洋档案信息系统与国家档案信息系统的互联互通[4]57。

3.顺应数字档案馆发展趋势，将信息化要求融入标准制定。尽管大多档案产生单位仍处于纸质化向纸质电子双套制过渡的阶段，但数字档案馆作为未来档案管理系统的发展目标，已经成为档案工作的必然趋势。目前，海洋档案标准中关于电子文件的部分，只是对电子文件整理中的归档载体及制作、目录组织、存储格式、文件命名、载体标识和包装、编目作出了规定，并未细化至技术环境、相关软件、版本、被操作数据和监测数据等要求，也未提及档案信息安全问题。在今后更新标准时，应顺应档案信息化趋势，细化电子文件归档整理要求，以海洋档案标准要求带动海洋档案信息化建设，不断提高电子文件的归档率和归档质量。可以参考国家档案局《数字档案馆建设指南》，细化电子文件的归档要求，并引入档案数字化加工等数字档案馆建设流程，丰富数字海洋档案资源，逐步实现海洋档案信息数字化、管理系统化、利用网络化。

在数字海洋档案馆建设方面，刘家真、薛惠芬提出了分步建设国家海洋数字档案馆的设想：首先以国家海洋档案馆为基础，构建国家海洋数字档案馆的信息环境与基础设施，实现归档海洋信息的采集、归档、服务一体化、网络化及便捷化；其次延伸至具有海洋档案信息资源的机构，实现全国海洋档案信息资源的分布式集成管理与信息共享[5]40。将档案信息化的趋势和要求融入海洋档案标准制定中，可以在一定程度上推动海洋档案信息化发展，促进国家海洋数字档案馆建设，实现国家海洋档案信息资源的集中管理。

4.加强海洋档案业务规范宣贯，指导档案人员落实标准要求。基层档案人员是从事实际档案工作的最主要力量，现阶段，我国的多数档案工作者仍习惯于以传统方法管理档案，且出于畏难情绪，对于档案标准的新要求缺乏实时关注与了解，或者对档案标准的部分条款产生了不准确的理解，使得档案工作由对改错、误入歧途的事也有发生。只有通过标准宣贯，使海洋档案从业人员知悉、了解海洋档案标准，并将档案业务规范与实际工作结合起来，才能达到标准贯彻效果最大化。因此，在发布海洋档案标准后，应及时开展宣贯工作，编写档案标准汇编手册或指南，解答档案工作者的疑问。如，国家海洋局和国家档案局印发《海域勘界档案管理规定》后，国家海域勘界档案领导小组随即编制了《实施〈海域勘界档案管理规定〉问答》，对海域勘界档案工作的24个问题进行了较为详细的解答。

尽管档案信息化建设要求档案工作逐步向数字化发展，但由于各单位档案工作发展阶段、软硬件环境和档案人员结构等因素的不同，发展程度并不一致。做好海洋档案标准宣贯工作，不仅要着力提高海洋档案工作者的档案标准化意识、解决档案工作中的实际问题，也应致力于改善单位的档案工作环境。海洋档案主管部门可以针对不同单位的档案工作者在贯彻标准中遇到的问题，举办不同侧重点的标准培训班、工作交流会。同时，在交流档案工作研究成果和经验时，可以采取档案馆专家参观调研、现场指导等方式，深入档案工作一线，对档案工作者的实际问题进行解答。

四、结语

任何标准的制定都不是一蹴而就的，对于一个行业而言更是如此。海洋档案事业建设目前仍处在不断摸索、完善推进的过程中，在这个过程中，档案工作规范和标准是指导档案人员做好工作的首要准则。只有通过不断完善和修订，并适应时代发展和实践要求，海洋档案规范才能更好地指引海洋档案前进的方向，成为海洋行业档案工作者的主动选择。

[1]国家海洋局，国家档案局.关于印发《海洋档案管理规定》的通知[Z].国海发（1999）431号，1999.

[2]国家海洋局办公室.国家海洋局办公室关于印发《国家海洋局接收海洋档案进馆办法的通知》[Z].海办发（2013）20号.

[3]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（2）：14-21.

[4]张文元，杨明萍.数字档案馆标准规范建设研究[J].现代情报，2011（8）：55-57.

[5]刘家真，薛惠芬.国家海洋档案信息管理与国家海洋数字档案馆[J].海洋信息，2014（1）：37-40,45.

Thoughts of Standards Establishment of Marine Archives in China

Zhou Jia1,Xue Huifen2,Cui Aiju1

(1.The First Institute of Oceanography,SOA,Qingdao 266061,China;2.The Marine Archives of China,Tianjin 300459, China)

This article introduces the four operational norms of marine archives, sums up the characteristics of them and puts forward four proposals for the improvement of marine archives standards: setting operational norms for more kinds of archives and establishing standard system of marine archives gradually, combining national and international standards in accordance with the practice of marine archives, integrating informatization into standard establishment in the context of digital archives, and strengthening publicity of operational norms of marine archives and helping archivists implement the requirement of standards.

marine archives;industry standard;operational norms;standard establishment

中国海洋学会项目-我国海洋研究述评。

周佳，国家海洋局第一海洋研究所馆员，研究方向为档案学；薛惠芬，中国海洋档案馆研究馆员，研究方向为海洋档案管理；崔爱菊，国家海洋局第一海洋研究所研究馆员，研究方向为海洋档案管理。

G271

A

2017-01-22