新时期机关档案资源体系建设

李丽云

（中国科学院档案馆 北京 100190）

新时期机关档案资源体系建设

李丽云

（中国科学院档案馆 北京 100190）

阐述了新时期加强机关档案资源建设的必要性，介绍了当前全面加强机关档案资源建设的问题和方法，同时，简述了开展档案信息资源建设的途径和措施，提出开展数字档案室的建设框架和分步实施、逐步推进的思路。

机关 档案 资源 建设

2014年，中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这是新时期新形势下加强和改进档案工作，推动我国档案工作科学发展的指导性纲领，其中在《意见》第一部分完善档案工作体制机制中特别指出要“建立档案室工作新格局”，对加强机关档案管理工作提出了新的工作方向。

机关档案工作是机关各项工作中不可或缺的基础性工作，是提高管理水平的必要条件，做好机关档案工作的根本任务是为国家和本单位留存历史，做好保存历史记忆的工作。但目前机关档案工作还存在一些不适应新形势新要求的方面，例如：办公自动化水平的提高，机关行文方式发生改变，相当一部分的文件已通过系统形成电子文件，但多数机关档案部门并未实施归档，没有把电子文件归档作为年度归档的硬性要求；归档管理的档案单一，缺乏不同载体档案的归档；一些单位没有进行传统载体档案数字化等等。为改进这些工作，按照《意见》中的新要求，机关档案工作应该全面加强档案资源体系建设，打牢档案工作的基础，推进机关档案工作的转型升级。

一、建立全面收集归档工作的档案管理机制

1.归档范围应扩大。根据《机关档案工作条例》规定，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关档案工作长期以来重视红头文件归档，文书工作管理的文件材料每年能够比较全面地归档，但业务部门的文件材料归档不完整，造成馆藏档案结构单一，特色档案、专门档案较少，所以，应将除文书之外的涉及业务职能工作所形成的各种管理性材料收集齐全，包括形成的非红头材料和业务专门档案、重大历史事件、著名人物等特色档案，丰富馆藏内容，有效保存历史。

2.归档内容和门类应完善。在保证文书档案年度归档齐全完整的前提下，确定形成某几种其他门类档案，建立新的专业内容档案。档案门类包括：

文书档案：包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会、资产、基建等管理工作中形成的文件材料。

科技档案：是在从事生产、科研、基建、设备等专业工作中产生的，主要包括基建、产品、设备、科研等基本种类档案，也包括如工业生产技术、农业科技、医药卫生、环境保护、自然现象观测、地质、测绘等种类档案材料。

专门档案：是在从事某些专门性的管理工作中，为了实现相关职能目标而形成和使用的业务文件材料，包括会计、审计、诉讼、公证、教学和人事、艺术、婚姻、生育、病历、地名、房产、标准、商标的管理等专门业务活动中形成的具有特殊内容和形式的档案。

3.归档载体应多样。在多数机关的档案中，归档的文件材料是传统载体的纸质和实物档案，随着科学技术的提高，电子信息技术的发展，出现了磁介质和光介质存储载体，如磁盘、硬盘、光盘、磁光盘等，载体更加丰富。然而，目前归档的声像档案、电子档案等其他载体形式的档案数量明显不足。所以，在档案工作中应注意将有保存价值的各种载体材料，特别是新型载体和新的形态的信息材料进行收集归档。

档案的门类繁多，内容广泛，载体多样化，要根据本单位工作内容和业务特点构建档案资源体系。

4.建立档案管理新机制。

（1）修订和完善归档制度。机关档案工作应认真贯彻落实国家档案局第8号令关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，继续修订本单位的文件材料归档范围和保管期限表，不断扩大和完善应归档文件材料的范围，延长有价值材料的保管期限。加强业务文件、电子文件、声像照片档案及特色档案的收集归档，完善归档制度中归档责任、归档方式和归档要求，做到应归尽归、应收尽收。

（2）建立和开展经常性的征集工作。征集档案作为馆藏档案的重要补充，是记录历史的重要凭证，起到丰富馆藏的作用。征集工作通过接受捐赠、寄存、代为保管、征购等方式，在机构系统内部或向社会公开征集有价值的材料，有时可以征集到非常珍贵的史料。征集档案的内容以不同历史时期的实物、照片、录音、录像、文字等史料为主，包括著名人物、重大历史事件材料、口述历史档案等。征集工作借助专项活动进行，如在周年庆祝、主题纪念活动时开展史料征集，能够收到很好的效果。档案部门要完善征集机制，对外公布和宣传，把征集工作作为资源建设的基础工作常态化地开展。

（3）将各种门类档案纳入管理范围。加强机关档案部门对本机关各部门、所属机构档案工作的监督指导作用是机关档案工作的职责所在。根据机关及所属机构的业务活动特点，将所属机构职能范围内形成的科技档案和专门档案纳入机关档案工作管理的范畴，实行各种档案管理的统一领导。建立机关档案部门全面监管、机关相应部门负责专门档案的收集归档的机制，制定相关档案的归档范围和保管期限表，确定专业档案的保管期限和归属流向。要明确管理方式、管理责任，构建分级分层次的管理网络，集中管理和分散管理相结合；建立档案目录缴送备案制度，全面掌握所属部门和机构的档案情况，合理布局机关系统内部的档案资源，推动档案资源的科学配置。

二、积极采取措施，开展档案信息资源建设

1.加强电子文件归档工作。在网络化、电子化普遍应用的今天，业务工作环境发生变化，越来越多的文件直接在计算机和网络中产生、传输和处理。无纸化办公方式的出现，是对档案部门管理的一个挑战，这些存储着机构重要信息的电子文件需要收集保存，无疑是当前档案部门研究的重要课题。一些单位走在了前面，在实际工作中已经应用了相应的管理系统，实现了电子文件的归档，但更多单位的此项工作却是空白，导致大量电子信息无法留存。

档案部门应该正视电子文件的生成、传输、归档问题，积极投入力量，与业务部门和信息化部门密切合作，研究电子文件管理的规律，实现电子文件的收集归档。制定适合本单位的电子文件归档的解决方案、归档与管理的标准规范，严格管理制度和技术措施，开展逻辑和物理归档，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，防止归档信息的丢失。

2.实现传统载体档案的数字化。传统载体档案的手工管理模式很难适应数字化网络化的环境和利用的信息化需求，不适应现代的信息管理和传播方式，所以实体档案的数字化工作势在必行。通过数字化，纸质、录音录像、缩微胶片和底片等载体形式转化为电子信息形式，例如2011年—2014年移交进中央档案馆的单位全部实现了进馆档案的数字化，同时，“存量数字化”工作也取得阶段性成果，这些单位的档案管理和利用水平得到很大提升。

档案数字化工作量大，投入时间长，档案部门要主动争取经费支持，做好工作计划和数字化方案。有能力的单位可以自行开展数字化，也可采取业务外包的策略。选取外包公司要全面评估，进行资质审核和能力审查。加强数字化过程管理、业务流程监管、安全责任管理，根据国家标准制定档案数字化的技术指标，加强成果质量验收和管理。实施纸质档案数字化的同时，还要对胶片底片、录音录像等档案数字化，尽快实现全部存量档案的数字化。

3.开展数字档案室建设。数字档案室是机关档案工作的发展方向，是适应信息化发展要求的必经之路，是实现档案信息资源建设的途径。数字档案室建设的主要内容包括：基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设等，它是集各种电子文件的收集、归档和档案数字化信息为一体，以数字档案信息资源为基础来构建档案信息资源体系的建设，在基础设施的保证下，应用管理系统实现数字档案室的功能。

数字档案室的建设应分步实施，逐步推进。①完成存量档案数字化，研制数字化信息存储系统。②实现主要管理职能和业务工作的电子文件归档，研制电子文件归档管理系统。③完善网络基础设施，构建软硬件设备系统。④研建应用系统，集成各类电子档案的接收、采集、存储、利用等功能。⑤后续扩展建设，需完善收集信息内容，增强管理系统功能。研究长期保存策略，将机关网站、政务信息归档管理，将有价值的电子邮件归档管理；开展数字档案资源知识组织研究和建设，将档案数字化成果进行全文识别，为提升检索利用功能和实现档案知识服务奠定基础。

综上所述，面对全面加强机关档案资源建设的新要求、新任务，还有许多挑战和困难，机关档案部门要勇于实践，立足机关档案工作实践，加强和改进机关档案资源建设工作，积极推进数字档案室建设，不断提高档案信息资源的建设水平。

[1]关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014 -5-5（1）.

[2]杨冬权.在中央和国家机关档案工作会议上的讲话[N].中国档案报，2015-4-16.

[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011（6）.

[4]杨智勇，何宏甲.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].档案学通讯,2012（6）.

★作者李丽云为中国科学院档案馆副研究馆员，研究方向为档案管理。

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2016-09-30