高校档案工作与《归档文件整理规则》（2015版）的接轨

杨 婵

（西南政法大学档案馆 重庆 401120）

高校档案工作与《归档文件整理规则》（2015版）的接轨

杨 婵

（西南政法大学档案馆 重庆 401120）

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的出台与实施使高校档案整理工作有可借鉴的模板，教育部应结合《高等学校档案管理办法》（27号令）积极修订出台新的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》。修订以适应高校多门类档案格局、遵循高校文件材料的形成规律、不削弱文书业务部门整理职责、区分文件材料的不同价值为原则，包括增加适用范围、细化整理流程和要求、整合分类方案、优化档号结构、调整目录格式等内容。

高校档案 归档文件 整理 修订

G271.3

A

2017-07-17

2015年10月25日，我国最新的档案工作行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称新标准）发布，并规定2016年6月1日起正式实施。该标准确立的以件为单位的文件整理新模式自2000年版标准（以下简称旧标准）实施以来，被证明符合文件形成规律和机关档案工作实际，使档案工作成为文书处理工作的自然延续过程。经过多年实践，旧标准的一些问题逐渐凸显：未规定档号的编制要求，导致档号编制不统一，影响档案的规范化管理；归档章和归档文件目录的设置不合理，影响档案的科学化管理；未规定电子文件的整理方法，影响档案的信息化管理；未明确装订要求和方式，影响档案的标准化管理等等。新标准对上述问题作了相应的修订和补充，以期更适应现行文件与档案工作管理体制与机制。

2008年8月20日，《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号，以下简称27号令）发布，并规定从2008年9月1日起实施。27号令为改善高校档案工作发展的环境，将提高和强化高校档案工作的地位与作用的目标贯彻其中，明确定位档案工作为高校“重要的基础性工作”，是“一把手工程”，实行校长责任制，对高校档案机构与人员配备提出了更高的要求，突出强调了高校档案工作的条件保障。虽然27号令作出的许多规定为巩固和提高高校档案工作的地位和作用提供了可靠的法律保障，但与之相配套的新修订的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》（以下简称新规范）却迟迟没有出台，导致实际操作过程中缺乏规范性指导，与国家在文书档案、电子文件管理等方面颁布的新标准、新规定未有效衔接，增加了档案管理难度，影响档案资源共享共用。因此，高校档案工作亟待出台新规范，与国家新标准接轨。

一、修订原则

1.适应高校多门类档案格局，整合整理原则与方法。高校档案种类繁多，除了一般意义上的文书档案，还有科技、会计、人事档案等多种门类，且这些档案类别通常都由学校专门的档案机构集中统一保管。新标准在对范围的规定上，明确表示本标准所规范的对象“归档文件”是指“应作为文书档案保存的归档文件”，“其他门类档案可以参照执行”。这就为保管多门类档案的高校档案部门提供了整合所有档案资源、实行一体化管理的依据。

2.遵循高校文件材料的形成规律，践行“简化整理、深化检索”理念。遵循文件材料的形成规律对归档文件进行整理，实际上就是将文件整理作为文件形成后的一个自然延续环节，注重档案工作与文书处理工作的衔接，通过确定以“件”为整理单位，简化整理措施，去除组卷，取消案卷目录，不拟写案卷题名，减轻文书、业务和档案部门的工作量，最大限度地减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

3.以不削弱文书、业务部门整理职责为前提，完善文件、档案工作体制。1983年印发的《机关档案工作条例》明确了档案部门与文书、业务部门的职责分工，确定文件材料的整理职责由文书、业务部门承担，新标准并未摈弃这一原则。因此，高校档案工作规范的修订要充分考虑高校档案工作实际，高校文件、档案管理职责分工和人员配备等情况，对整理流程和要求的设置与文件、档案管理体制相适应，避免出现职责不清、互相推诿等状况。

4.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。众所周知，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都需要永久保存。旧的高校档案工作规范虽对各种文件的保管期限作了划分，但从类目和档号的设置等要素来看，未充分体现保管价值。根据新标准的要求，“归档文件整理应区分不同价值”，对于不同保管价值的档案可区别提出整理要求。如可适当降低非永久保管档案的装订标准，酌量减少为了档案外观的整齐划一、美观整洁所制定的要求。

二、修订内容

1.增加适用范围。（1）27号令规定“高等学校文件材料的归档范围是党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”等十一大类，“包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”。随着档案工作的发展，事实上多数高校档案部门还保管有教职工人事档案、国资档案、名人档案、口述档案等其他档案类别。为建立统一、高效、实用、共享的高校档案资源体系，新规范应参照新标准，设置适应各门类档案管理需求的整理流程和操作方法。（2）27号令规定“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。新规范应明确将“电子文件材料”纳入归档文件范畴，将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时充分兼顾纸质文件与电子文件各自的特殊性，把纸质文件和电子文件特有的整理要求单独列出，作出特别说明，做到总分结合、条理清晰。

2.细化整理流程和要求。（1）新标准明确了文书档案整理流程。纸质文件整理流程包括：组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架。电子文件整理流程包括：组件、分类、排列、编号、编目、格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。上述规定，一方面明确“组件”与“分类、排列、编号、编目”是归档文件整理的基本业务环节；另一方面将“修整、装订、编页、装盒、排架”作为归档纸质文件整理的特有环节，将“格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等”作为归档电子文件的特有环节，分别单独列出，提出各环节具体操作指南和一般要求，更加易于理解和使用，在高校文书档案整理工作中可照章沿用。（2）对于高校其他门类档案，从文件材料来源和数量考虑，仍建议以“卷”为整理单位，毕竟简化整理应严守保持文件之间有机联系的原则。例如，属于教学档案的学生成绩单，若只设文件级，以每一份成绩单为一件进行整理会割裂同一学院、同一专业学生之间的联系，无法反映整体学习状况；还会由于数量庞大，单份装订易于丢失，因此宜以一个专业（或班级）为一卷，给予案卷号和卷内文件号，具体设置方式在编号中阐述。又如属于科技档案的基建项目档案，围绕一项工程建设会产生成百上千件材料，有文字、有图纸、有证书等等，它们属于一个整体，若以每一份材料单独成“件”，无法体现工程项目在研究设计、施工、竣工验收等阶段形成材料的内在联系，也不便于利用查考，因此宜按工程项目组卷，根据形成材料的多少一项一卷或若干卷，不同保管期限、不同密级的文件材料分别组卷。这类档案整理流程可归纳为：组卷、分类、排列、编页、编号、编目、修整、装订、装盒、排架。

3.整合分类方案。新标准推荐“归档文件一般采用年度——机构（问题）——保管期限、年度——保管期限——机构（问题）等方法进行三级分类”。这一规定首先说明时间（年度）在制定分类方案中的基础性地位，与高校档案常用的年度号为档号的第一编制项不谋而合。其次，高校档案实体分类法中的“分类号”是按问题对高校档案进行的分类标识，为与新标准的表述一致，建议改为“问题代码”。再次，新标准将保管期限单独列出，这与高等学校档案实体分类法中“从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面”的规定相悖。归档文件的整理原则之一是要“区分不同价值”，根据保管期限确定装订方式，“装订材料与保管期限要求相匹配”，相同保管期限的装订方式尽量保持统一。高校档案实体分类方案应吸纳“保管期限”这一要素。鉴于按旧规范整理的档案“年度号——分类号”已固定在前段，为了保持前段一致这一相对稳定性，新规范宜采用“年度——问题代码——保管期限”进行分类。

4.优化档号结构。档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。它能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置，是归档文件的“身份证”。新标准认为“档号的结构宜为：全宗号——档案门类代码·年度——保管期限——机构（问题）代码——件号”。高等学校档案实体分类法对档号的模式规定为“年度号+分类号+案卷号”，“对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号”。综合起来就是“全宗号——年度号——分类号（类似于问题代码）——案卷号及件号”。结合高校档案实体分类与整理实际和新标准的要求，高校档号的编制模式可修订为“全宗号——档案门类代码·年度——问题代码——保管期限——件号（或卷号）”。全宗号：只有唯一全宗的高校可省略不填。档案门类代码：即文书WS、科技KJ、人事RS、会计KJ等。年度：以自然年度（非教学年度）为准。问题代码：按27号令对高校文件材料的分类设置，如党群DQ、行政XZ。保管期限：分永久Y、定期30年D30、定期10年D10。卷号（或件号）：根据档案门类及整理方式分别标注卷号或件号。

编号除了指在归档文件目录中按照档号编制要求填写“档号”项目，还指在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容，电子文件可以由系统生成归档章样式。归档章分六格，分别填写全宗号、年度、件号、问题代码、保管期限和页数。按“卷”整理的档案材料直接在案卷封面上印制归档章，内容可分为全宗号、年度、卷号、问题代码、保管期限、件数与页数。

5.调整目录格式。新标准“依据档号的顺序编制归档文件目录”的提法比旧标准“依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”更契合文件整理流程。归档文件目录的著录项目有序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注。与旧标准比较，一是变“件号”为“序号”+“档号”，使目录直观体现文件属性；二是增加“密级”项，更重视档案安全；三是对调了文号与责任者的位置，使责任者连接题名，便于阅读。高校在直接利用此目录格式的同时，对按卷整理的档案，分别编制案卷目录和卷内文件目录。案卷目录的著录项目有序号、档号、案卷题名、起止日期、页数、密级、备注，旧格式中的“保管期限”项因新版档号中已有体现可省略，“存址”项因变化较大（如库房变动、档案馆搬迁）也可省略。卷内文件目录的著录项目有序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注。

[1]丁德胜.《归档文件整理规则》修订背景、思路与内容（之一）[J].中国档案，2016（10）.

[2]丁德胜，张红.《归档文件整理规则》整理原则、流程与一般要求（之二）[J].中国档案，2016（11）.

[3]丁德胜.《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）[J].中国档案，2016（12）.

[4]王协舟，尹伟沣.《归档文件整理规则》解读：基于新旧规则两个标准的文本分析[J].档案学通讯，2016（6）.

[5]沈蕾，果有森.论归档文件整理工作的简化[J].档案学通讯，2016（6）.

杨婵，西南政法大学档案馆副研究馆员，研究方向为高校档案管理。