地方高校档案馆藏资源实况统计分析——以怀化学院为例

刘英姿 夏泽义

（怀化学院 怀化 418008）

地方高校档案馆藏资源实况统计分析
——以怀化学院为例

刘英姿 夏泽义

（怀化学院 怀化 418008）

本文以怀化学院馆藏档案归档台账为切入点，运用文献计量学的方法，对馆藏资源形成分布、档案排架、编研与利用等方面进行统计分析，以掌握档案工作的规律，并针对现状提出建议，为地方高校档案馆藏资源建设与开发利用提供参考依据。

馆藏档案 统计 解析 地方高校

G270

A

2017-07-28

档案库藏量代表了档案馆信息资源建设的综合实力和服务潜能，对馆藏档案进行统计分析，可全面客观反映各职能部门历年来档案变化状况，揭示馆藏信息资源的分布形成、管理与利用状况，在一定程度上可反映馆藏资源建设与开发利用的特点和发展趋势。

怀化学院是一所地方性本科院校，馆藏结构以现代档案为主。升本以来，档案馆建立了较为完善的档案台账登记制度。在日常业务性工作中，注重做好各类档案原始数据的登记工作，数据来源真实、完整。本文以怀化学院档案馆2012—2016年间档案立卷归档台账和基本情况年报为数据统计源，运用文献计量学的原理与方法，凭借Excel对馆藏信息资源的内容分布及查阅利用状况进行统计分析，以期从一个侧面了解本馆馆藏资源现状，可为教学评估及申硕、校庆筹备、校史建设、修史编研等工作提供原始查阅，也为今后高校档案馆藏信息资源建设与开发利用提供借鉴依据。

一、馆藏形成数量统计解析

1.馆藏来源数量解析。来源原则是档案界公认的档案管理基本原则，能充分体现档案形成的历史联系，维护和保持档案的本质属性，从馆藏形成来源看，怀化学院在建立全校档案工作网络系统的环境下，由资料来源部门预立卷，已实现了党群类、行政类、教学类、科研类、基建、外事、设备、出版、财会、声像与实物共11大类档案的收集立卷归档工作（见表1）。从数量上看，5年来共收集到归档材料2315盒/卷（其中永久1664卷，定期651卷），12306件/张，（其中永久8696件/张，定期3610件/张）；各门类档案接收数量方面，科研档案为637卷，3075件，教学档案为351卷，2271件，党群档案为145卷，1775件，行政档案为291卷，1448件。各年度不同档案类别的归档数量在表1、表2中均有显示（见表 1、表 2）。

统计表明：怀化学院档案来源部门齐全，覆盖了全校所有职能单位产生的各门类档案，且内容丰富。各类档案之间，不管是横向比较，还是纵向比较，教学与科研档案均高于其他档案类别，由此可充分体现教学、科研在高校发展中的核心地位。党群、行政档案较次于教学与科研，且年均数量相对稳定，显示出二者高校发展中占有着主导地位。变化明显的是基建、声像与实物档案，2012—2015年基建档案总案卷数低于2016年案卷数，且2016年卷内件数成倍增加。究其原因：基建档案是在校园各类建设、校园维护等活动中产生的，周期性长且来源分散，收集难度较大，故以往的基建档案归全率较低，而设计图纸方面的归档几乎是空白，受基建档案利用率低下的影响，基建档案已逐渐受到重视，并加大了基建档案的收集力度，注重了建、结、水、电等设计图纸方面的收集，故2016年件数明显增多，且在以后的校园发展建设中，基建档案将会越来越多，其利用价值也会越来越大。出版是学校自行编辑出版的学报、校报等，出版期数比较固定，馆藏数量也很稳定，还有设备档案与外事档案年度归档也相对较稳定。

解析：由于实物与声像档案的特殊性，其单位不是“卷”。实物档案包括有印章、锦旗、奖杯、奖牌、赠品、字画及房地产等内容，常用“件”表示；声像档案主要是照片和光盘，单位用“册”“张”表示。大数据环境下，电子影像等在高校活动中占据着越来越重要的地位，册数比较稳定，但张数却显著增多，声像档案等也逐步增多，因此特殊载体档案所占比例也逐步上升。财务档案是在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料，可分为财务文书档案、会计档案（会计凭证、会计账簿及工资册）等，财务档案产生的管理性文件按年度归档，而其当年形成的会计档案则是在会计年度终了后仍需财务部门保管一段时间，期满后次年再向档案馆移交，所以本文中财务档案的数据显示的只是以政策性文件为主的财务文书档案，年度数量也相对稳定。

2.馆藏年度归档数量分析。从馆藏年度归档数量上看，档案归档件数较多的是2016年3035件，2013年2589件，2015年2459件，最少的2012年1886件；卷数较多为2015年593卷，2014年479卷，2016年450卷，较少是2012年375卷（见图1）。

从表1、表2中可以看出，2014年和2015年新增加了实物档案，且2014年增加了148件，2015年增加了255件。单从文书档案（党群、行政、外事等）和科技档案（科研、基建、设备）比较，随着教学科研活动的开展，历年的档案数量总体上也是呈现出逐年平缓上升的趋势。特殊载体档案（声像、实物）由于载体幅面尺寸和保管要求各异，需要另行单独归档及存放，在今后的档案管理工作中，可适当增设特殊载体档案管理项目。

表1 2012—2016年库藏量案卷统计表

表2 2012—2016年库藏量件数统计表

图1 2012—2016年度档案库藏量图表

3.馆藏档案内容分析。统计表明：几类馆藏档案中，不论是卷还是件，文书档案馆藏量最多，分别占总数42%、53%；科技档案次之，分别占34%、32%；较少的是专门档案与特殊载体档案，占24%、15%。从馆藏类型上看，已明显打破了以往档案馆藏以文书档案为主的局面，且档案形式多样，馆藏结构比较合理。

图2 2012—2016年度馆藏档案类别分布 单位：卷

图3 2012—2016年度馆藏档案类别分布 单位：件/张

二、馆藏排架长度分析

案卷排架长度是《全国档案事业基本情况年报》中的一项内容，是根据实体档案入库排架的长度进行计量的单位。表3中，排架长度最长的是2016年9.52m，其次是2015年8.03m，最少的是2014年7.05m。

统计表明：特殊载体档案（声像、实物）由于其载体幅面尺寸各有不同，需要独立编号入库，没有参与实体档案排架，而在2014年的档案馆藏数量上，声像与实物档案分别占了较大数量，所以虽然2014年档案件数较多，而排架长度却并不长。所以档案排架长度是根据文书档案和科技档案的排架长度来衡量的，从排架上看，文书档案和科技档案也是呈现逐年平缓上升的趋势。

表3 馆藏排架长度 单位：米

分析：原则上来看，件多卷多档案多，这是针对实体档案管理而言的，但是在需要满足档案来源、档案事由并结合档案时间的原则下，卷内档案的件数各有差异，有些卷内件数多，有些卷件数少，而在测量排架长度时，一般是手测和目测相结合，测到的是所有卷的长度，精确性并不高。随着高校活动的开展和数字化社会的发展，实体档案将会逐年减少，电子档案也会越来越多，声像等特殊载体档案日益增加，会计档案也因其本身原因，不会按年度及时移交入馆，因此个人看法，在今后的档案馆藏统计年报中，作为评价馆藏档案的标准档案排架长度可逐渐退出，逐步增设电子档案、特殊载体档案及专门档案的统计项，以确保统计年报的精准性。

三、馆藏编研内容分析

档案编研是以服务档案管理和利用为目的，以汇编档案文件和编写档案参考资料为成果的一项专门性工作，并能在最短的时间内通过知识的形式实现档案资源的开放共享。

统计表明：文件汇编是以文件产生来源为单位，有学校党委发文、行政发文及学工委发文3类文件汇编；专题汇编则是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件集中在一起，有规章制度、职称及教职工奖惩3类；档案目录汇编有文书档案目录2本（党群、行政各1），教学业务类1本，科技目录3本（科研、基建、设备各1），声像与实物档案目录各1本（见表4）。另外，为了减少直接利用对原始档案的危害，对利用率高的档案也进行了复制备份（如新生录取表），每年档案完成年度归档后，都会整理编写全宗卷，内容涉及组织机构沿革、学校大事记及档案收集管理利用等方面的内容。

表4 编研材料统计

汇编的最大优势就是材料集中且针对性强，科学合理的档案编研能提高档案自身的行业价值和经济价值，其形成的复制品、文献汇编等忠实地转录了档案文献的原文，保持了档案原貌，扩大了保存范围，也延长了文献的生命周期，有效地保护了原始档案。目前，各类编研材料均存放于阅览室中，既能最大限度提高查阅利用率，又能保护原始档案。

四、馆藏利用服务分析

档案的利用是实现档案价值的最好体现方式，了解档案的馆藏与利用之间的关系，有利于为今后档案工作的收集、组卷编目及检索利用提供指引方向。

表5 馆藏利用数量统计

从馆藏利用数量上看，2015年利用卷次为4972次，利用件次为5146次，利用人次为1213次，均高于其他年度（见表5）。以往档案利用者主要是本校师生员工，利用内容集中在行政决策、史学研究等方面。近些年，由于全国各地干部人事档案的管理越来越严谨规范，我校往届毕业生来校查询学历学位认证、新生录检表、学籍证明、党员发展等方面档案的人次显著增加。且我校2015年时干部人事档案的核查力度也明显加大，2016主要是开展党员身份清查工作，近两年档案个人利用频次明显上升，查询频次也上升很快，但查询方向各有侧重。随着档案信息化管理进程的加快，预计今后档案利用的频次将会越来越高。

五、馆藏质量分析

1.馆藏形成中的马太效应。马太效应是指馆藏信息在产生、传递和利用过程中，信息及相关因素常表现出明显的核心趋势和集中取向[4]。上述表格显示，本馆馆藏信息产生中的马太效应主要集中于校内各职能部门的年度归档材料，说明本馆馆藏来源比较集中，内容主要分布在文书档案与科技档案方面，而在特色档案、专门档案、电子档案等特殊载体档案方面有待加强。

2.服务利用质量分析。服务利用方式上，目前被动提供服务较多，主动推送服务少。利用者需要到馆内阅文室查阅，利用方式也仅限于文件复制、馆外借阅、实物展览、咨询解答及出具档案证明等。纸质档案调取多，信息化程度有待提高。今后的工作中可加大利用服务途径，加大宣传力度，树立师生走近档案、档案走向社会的新意识，以提高档案的公共服务能力，充分利用网络媒体、微信、易信等平台进行档案远程服务，加强档案信息化建设，也可与校史馆等有关部门合作，开展档案专题展览，进行爱国主义教育及精神文明教育等文化育人活动。

查阅利用内容上：从历年的查阅利用登记看，利用的内容相对集中，馆藏与利用呈“金字塔”式关系。馆藏利用主要在工作查找与个人利用方面。工作查找又集中在规章制度、文件查阅及会议记录等方面。个人查找主要是学历学位认证、新生录取表及学籍查询，其次是党员档案查询。统计结果表示：以上方面的查询大都能查到原始凭证。查无结果的主要集中在基建档案方面。在今后的工作中，可以借鉴档案查询利用频次来收集整理档案，尤其要注意基建档案的收集整理归档。

根据上述分析和统计可以看出：怀化学院档案馆藏内容丰富、结构合理、类型多样。随着校园文化活动的开展，馆藏资源呈现逐年上升的趋势。因此，应不断创新机制，优化馆藏档案资源建设，走特色开发之路，开展多元化利用服务，充分发挥高校档案工作存储历史记忆、传承大学文化及服务未来的作用。

[1]王燕萍，陶家柳.档案统计工作中存在的问题及对策[J].档案学研究，2006（2）.

[2]李财富，张锦云.2000年以来我国档案利用研究的文献计量学分析[J].档案学通讯，2012（3）.

[3]姜晨黎.社会大背景下档案馆藏资源的文化开发与利用[J].兰台内外，2016（2）.

[4]王协舟.档案管理理论与方法[R]，2016（7）.

Statistical Analysis on Archives Resources of Local University Libraries——Taking Huaihua University as an Example

Liu Yingzi,Xia Zeyi
（Huaihua University,Huaihua 418008,China）

Taking Huaihua University archives filing account as the starting point,this paper makes a statistical analysis of the formation and distribution,archives arrangement,compilation and utilization of library resources by using the method of bibliometrics,in order to understand the rules of archival work.Then it puts forward the countermeasures for the status quo to provide reference to the construction and development of local university archives resources.

archives;statistics;analysis;local universities

★本文系2017年怀化学院科学研究项目“地方高校档案馆藏资源建设与开发利用研究”（编号：HHUY2017-18）和湖南省教育厅科学研究项目“基于云平台的高校档案信息资源共享策略研究”（编号：17C1283）的阶段性成果。

刘英姿，怀化学院档案馆馆员，硕士，研究方向为档案管理；夏泽义，怀化学院经济学院副教授，博士，研究方向为计量区域经济。