基于微信平台的档案信息服务效果分析

王越

（黑龙江大学信息管理学院哈尔滨150080）

基于微信平台的档案信息服务效果分析

王越

（黑龙江大学信息管理学院哈尔滨150080）

近两年，档案局（馆）、各大高校、企业等相关单位（部门）借助微信公众平台向关注用户推送档案信息的方式已成为顺应时代发展的潮流之举。用户可以通过微信平台不受时空限制地查阅、利用档案，获取档案知识。但在这种新型交互式档案信息服务平台上，我们仍能够发现一些不足和问题。对现有档案微信公众号进行调查分析，进而对发现的问题进行探讨，从而给出应对的策略，以便于档案信息服务工作能够在微信平台上获得更大的发展空间。

档案微信平台信息服务创新

一、微信平台应用现状调查分析

据不完全统计得知，全国档案行业现有微信公众号超200个，其中半数以上是各类档案馆为政务公开、提供利用服务、宣传人文特色或公布业务通知等建立的。一些省市县档案局（馆）、企业、高校等单位（部门）开设的微信公众号运营效果很好。这里仅以嘉兴市档案馆公众号为例。它不仅为关注的用户提供了查档和预约查档的有效功能（用户利用效果有待进一步的考证），还能够定期向用户推送档案知识，展示档案汇编成果并及时公布本馆的动态活动信息等，这一公众号也因此成为嘉兴市进行档案文化宣传的有效窗口和展示平台。但并非所有的档案微信公众号都像嘉兴市档案馆公众号发展得这样乐观。根据以上的统计结果可知，即使是在微信公众号广泛应用于各行各业的今天，我们仍然能够从其在档案事业的实际应用当中发现不足和问题。有关档案部门的微信公众号虽然起步早，但发展慢。由于各方面的原因，使得相当一部分微信公众号现在都处于一种停滞不前的状态。

1.“空壳”账号频现，实为宣传摆设。虽然微信在省市县档案局（馆）、企业、高校等单位（部门）的应用已经初具一定的规模，但有些公众号的实际应用情况并不乐观，“空壳”账号频现，仅以该账号作为本单位宣传的“旗帜”，实则无任何内容展示。有的公众号甚至自申请之日起至今无一条状态更新。这些微信公众号的设立更像是一些单位（部门）追随潮流的顺势而为，先是大张旗鼓地设立公众号，打着宣传本单位档案工作的幌子，然后又不对这些微信平台进行有效的管理和维护，待微信公众号潮流的风浪一弱就不了了之，使得“空壳”账号成为一种宣传摆设。

2.功能看似丰富，实则中看不中用。相当一部分微信公众号能够给出一定的服务项目，层次也比较清晰，但除其主动更新的内容外，用户无法通过这些功能进行主动咨询并及时获取所需信息。通过对已开通的微信公众号进行调查还能得知，档案部门推送的档案信息一般为历史照片、馆藏信息、活动通知等，内容比较单一。也就是说，项目功能看似丰富的微信公众号，往往由于操作这些公众号的单位（部门）本身意识不够或疏于管理，使得大部分微信平台没有很好地发挥功能，仍停留在传统的单向服务模式上，虽发布了信息，但更新不够及时，也不能满足用户的查档需求，与用户之间更是零互动。所以说，这些微信公众号几乎都处于一种中看不中用的状态。

3.更新频率较低，关注度几乎为零。单向公布信息的模块虽多，但信息更新频率很低。即使有单向推送的档案信息，但内容也比较单一，多是与用户需求的信息不相符或毫无关系。因此，这些公众号的活跃度和影响力普遍不高。一方面，这些公众号难以激发用户对微信公众号中所展示的档案信息产生兴趣，另一方面，用户本身对这种利用公众号获取档案信息的方式并不认可。两者之间缺乏互动性和及时沟通的现状使得关注档案微信公众号的人变得越来越少，甚至有些档案微信公众号的关注度为零。这种近乎恶性的循环也使得档案微信公众号的普及受到关注人数的限制，长此以往，一些档案微信公众号就彻底失去了存在的意义。

二、微信平台应用对策探讨

微信平台应用于档案信息服务已经不再是一个创新的尝试，面对当前出现数量较多的档案微信公众号，我们不仅要善于发现问题，更要在发现问题的基础上改变不完善的现状。我们需要充分认识到档案部门借助微信进行档案文化宣传、档案信息服务、档案知识普及而建立的公众号是一个长期存在的平台，而这个平台的构建和完善并不是一件简单的事，除了技术上的时时跟进外，还需要管理者有一个积极的态度。要做到以服务为本，主动更新动态，及时发布信息，避免“空壳”账号频现的状态，让公众号不再是各单位（部门）宣传的幌子。

1.加强宣传力度，提高公众意识。省市县档案局（馆）、企业、高校等单位（部门）在建立微信公众号以后，应当主动推送一些有关本馆、本单位的档案信息，而这些信息最好是经过加工形成的有效信息或是一些用户们喜闻乐见的生动信息，以此来吸引更多的人关注此微信公众号，提高档案微信公众号的知名度。与此同时，这些相关部门还要对此公众号进行长期的精心管理和妥善维护，也使其具有一定的诚信度，让用户们慢慢对其建立起信任和依赖。久而久之，这些微信公众平台就会创造出一个良好的档案服务和档案利用环境。

2.丰富各项功能，完善服务途径。从现有的档案微信公众号中，我们能够总结出如下几项功能：档案业务查询、档案知识科普、档案文化宣传和档案部门活动通知等。其中，档案的业务查询又包括对档案（信息）的查找和利用档案的预约，如个别高校档案馆建立的微信公众号可以满足学生查询以往学期学习成绩的需求，部分地方档案馆建立的微信平台可以提供在线预约，方便本馆在预定时间内向用户提供高效准确的档案（信息），既节省了用户的时间，又提高了档案馆的服务效率。遗憾的是很多档案微信公众号对于这项功能的使用做得并不到位，用户不是不能及时得到反馈，就是得到的反馈信息不符合需求，长此以往，用户就失去了查询信息的兴趣和信心。这种状况更应该引起相关部门的注意，完善档案业务查询的功能要落实到与用户的互动联系上，主动做到有问必答，有求必应，使用户的查询收获一个满意的结果。

档案知识科普以及档案文化宣传的功能大都表现在这些公众号以往的推送信息上。这其中包括档案保护技术知识、档案管理方法技巧、档案法律法规普及以及地方文化特色展示、档案汇编成果展览等。在现有的这些公众号里做得比较好的有天津市档案馆、浙江省档案馆等。这里就要求那些几乎没有状态更新的档案微信公众号向做得好的单位（部门）学习，争取通过微信平台的这些功能向用户提供更多更有用的档案信息，让这些公众号不仅成为档案部门宣传的平台，更加成为用户获取知识和信息的有效渠道。

利用微信公众平台推送档案信息，完成档案的查询利用，是相关档案部门为档案信息服务工作开辟的新途径。除了要丰富现有的功能外，还要完善微信平台这一服务途径，使得微信公众号成为档案服务事业的创新平台。

3.微信平台应用前景展望。微信作为档案信息服务途径的一种创新，现在仍处于发展阶段，随着微信技术的不断更新和完善，它将作为档案信息服务的一个新途径为广大用户群体带来便利，并越来越好地应用于档案服务事业。但需要档案人注意的是，微信公众平台与档案信息服务工作的结合不是一朝一夕的小事，很多问题还有待处理，很多漏洞还需要完善。愿相关的档案部门能够通过自己的努力，使微信平台更好地运用到档案信息服务当中去。

[1]孙洋洋.微信技术应用于档案信息服务初探[J].中国管理信息化，2013（9）：91—92.

[2]翟宛东.档案馆运用微信公众平台存在的问题及对策[J].档案管理，2015（3）：49.

[3]刘娜，安淼.我国档案微信公众号运用实践与分析评价[J]．北京档案，2015（1）：33-35.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.07

本文为国家档案局项目“新型传媒视阈下档案服务实施策略与技术路径研究”（项目编号2017-R-09）的研究成果。

王越，黑龙江大学档案学硕士，研究方向为档案学理论与实践。

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2017-06-28