高校档案馆数据管理体系研究

王欣宇 舒 畅

（辽宁中医药大学沈阳110033）

高校档案馆数据管理体系研究

王欣宇 舒 畅

（辽宁中医药大学沈阳110033）

高校档案馆数据管理体系是高校开展数据管理工作的重要方法和手段，不但可为高校制定档案馆数据管理工作政策与规划提供理论依据与技术支持，更可以为我国高等教育综合实力和国际竞争力的提升提供知识整理与传播支撑。从探讨数据管理、数据管理体系及档案馆数据管理体系等相关理论入手，结合我国数据管理框架标准与档案馆数据管理实际工作需要，构建包含档案馆数据管理资源、档案馆数据管理流程及数据管理绩效评价三个方面的档案馆数据管理体系，对于推进双一流背景下高校档案馆数据管理体系具有重要的可行性及实际意义。

高校档案馆数据管理系统动力学

高校档案馆是传承文化、保存信息、参与教育的组织，具有较强接受性和兼容性。数据管理与高校档案馆档案管理工作的结合，既是大数据时代发展的需要，也是高校档案馆管理理论创新与实践的需要。数据管理与档案馆管理完美结合，则是从业者一直探索方法和路径。现有数据管理成果及实践证明：规范、科学、系统、智能化的档案馆数据管理体系，对于实现由传统档案馆管理向学习者为中心的移动互联化的数据管理转型具有重要的现实意义。

一、数据管理与数据管理体系理论

数据管理，在移动互联时代，被赋予新的意义和价值，可以为高校档案馆管理提供全新的思路、方法和途径；可以保障档案馆在移动互联网络化、大数据时代中为用户提供高效能的数据和信息服务，对文化传承形成不可替代的优势。对处于大数据集成中心的档案馆来说，如何构建数据管理体系，把文化和数据传输到移动终端，意义更为重要。

（一）数据管理的基本内涵。

数据管理是指对人类现有的数据、数据的创造过程和数据的应用进行规划和管理的活动，它指识别、获取和利用知识，并能保证终端使用者不受时间和地点限制，随意获取知识、使用知识、分享知识，并用不同的形式进行传递，让其他终端用户通过不同方式将其应用于实践。数据管理体系包括组织能力、工具与方式、技术支持、学习型组织、知识产品、数据的共享和评测等方面。就是把现有的知识数据用新的方式加以呈现。

数据管理是复杂的系统过程。为实现数据管理在高校档案馆中应用，选择合适的数据管理模式，构建严格的数据管理体系结构至关重要。数据管理思想和方法体系是以终端学习者为中心，以数据、信息、知识作为战略资源基础，以知识数据的创造、积累、共享及应用为目标，实现数据资源共享。

（二）数据管理体系概述。

数据管理体系则指为实现数据管理目标而建立目标、手段以及相应的逻辑关系。数据管理理念和数据管理环境是构成数据管理体系的主要内容。

1.数据管理理念由数据管理组织的制度和文化两方面组成。制度包括管理标准体系、激励政策等制定，规范数据采集和管理流程，便于大数据环境下信息资源共享，通过激励政策鼓励档案馆工作人员以更加积极的姿态投入工作中。文化则由组织共享文化、团队文化和学习文化构成，使档案管理人员在态度和价值观上与客户的需求高度认同。

2.数据管理环境是一个技术支撑平台及其运行的环境。主要用于数据收集、加工、存储、传递和利用的，通过移动互联网等技术对数据进行整合和应用；数据管理软件是对数据进行综合处理的大平台，包括数据的鉴别、获取、存储、共享、创新和使用等各分支系统。数据管理环境的内容大致包括以下内容：（1）数据管理支持系统：如数据库、知识库、多库协调系统、互联网等基本技术手段以及人与人之间的各种沟通和传递方式等；（2）数据管理的内容：内容管理、文件管理、记录管理、通信管理等；（3）知识的获取和检索：包括各种各样的软件应用工具，例如智能搜索、多模式检索、多策略搜索、多层次获取和检索等；（4）数据的传递和共享：建立数据分布图、数据文档、数据传递架构、数据的传输、打印等；（5）数据的反馈与评价：通过建立一种良好的管理关系，激励终端使用者使用和共享数据、丰富数据内容、评价和反馈数据的真实性等，促进数据效益最大化和数据集成的最大化。

二、系统动力学原理下的高校档案数据管理体系构建

系统动力学是系统科学理论与计算机仿真紧密结合、研究系统反馈结构与行为的一门科学[1]3，把系统动力学理念引入档案数据管理，是理念和方法上的创新。高校档案馆数据管理体系模型主要由三个环节要素构成：档案馆数据管理资源，档案馆数据管理系统，档案馆数据管理绩效评价。这三个环节要素构建档案馆数据管理稳定结构：数据管理资源是基础，数据管理系统是核心，数据管理绩效评价是发展的动力源泉。

（一）高校档案馆数据管理资源设施。

档案馆数据管理资源设施是支持档案馆引入数据管理的支撑要素，主要包括硬环境与软环境两个方面：

1.高校档案馆数据管理硬环境。（1）数据资源是档案馆数据管理客体对象，是档案馆数据管理的基础。档案馆数据资源包括三方面内容：档案馆文献资源、虚拟馆藏以及网络、数据库等数字资源。（2）档案馆人员既是档案馆数据管理的主体，也是数据管理的客体，是档案馆数据管理体系的核心部分。包括了档案馆管理员及档案馆用户，前者是档案馆提供服务的主体资源，而用户则是服务客体对象。在档案馆数据管理体系中强调用户为中心，强调档案馆馆员参与管理和监督，在大数据管理体系下才可以做好档案馆数据管理工作。（3）档案馆基建设施是指档案馆建筑和档案馆内部环境。优雅的环境对于用户来说，都会产生舒适的感觉。从服务角度而言，既能调动员工的工作积极性，也能吸引用户利用档案资源。（4）档案馆技术设施是指档案馆能够为数据管理实践提供的技术基础设施。全方位的移动互联网络环境、多媒体技术、大数据查询中心、数据导图、自助服务设备等等。

2.高校档案馆数据管理软环境。数据管理软环境主要包括档案馆目标管理，结构与制度建设，文化理念建设，战略规划建设。（1）目标管理：数据管理的出发点不同，但是数据管理的总体目标是围绕如何推动战略目标的实现。而档案馆数据管理的目标是提升档案馆的影响力和生命力，更好地服务用户。（2）结构与制度：档案馆数据管理的实施需要组织结构进行相应的和适应性的调整。因此制定出相应的档案馆数据管理运行制度至关重要，如大数据管理的流程与运行制度、大数据管理评价与反馈制度等。（3）文化理念建设：档案馆文化理念是为全体员工认同、遵守的特色价值及活动观念，是档案馆数据管理体系的灵魂。档案馆文化理念具有导向、示范作用、激励作用、辐射功能，从而促进档案馆数据管理实施。由于创新是档案馆数据管理的核心，因此档案馆数据管理需要的是创新型档案馆文化，其实质是一种知识创新文化、知识共享文化、依赖合作文化、学习型文化、以人为本文化。（4）数据管理策略：档案馆数据管理策略可分内部和外部两个策略。内部策略主要是分析与整合内部现有数据资源、人力资本；建立档案馆数据管理系统；构建档案馆学习型组织；实施以用户为中心的数据管理体制；建立档案馆数据管理的运行机制与评价反馈机制。外部策略主要有同其他机构进行资源整合，建立共享协作体；建立开放的、具有可操作性的档案馆数据管理和分析平台。

（二）高校档案馆数据管理流程。

档案馆数据管理流程，就是对各种类型的数据资源进行采集、加工、发布和检索的流程[2]50，具体由数据鉴别、数据获取、数据存储、数据共享、数据应用和数据创新活动构成，为档案馆数据管理活动提供了行动指南。

1.数据鉴别。数据鉴别是档案馆数据管理活动中关键性的工作。数据管理首先应根据目标，分析数据需求，利用各种工具与方法，对所收集到的数据进行筛选与整理，去伪存真。数据鉴别包括现有数据的分析和未来数据的分析，适用于个人层次日常对数据需求和组织层次战略性的数据需求。

2.数据获取。数据获取强调对已有数据的整理积累或外部现有数据的获取。对于档案馆来说，应收集整理更多的现存数据，并使沉淀下来的数据具有可利用价值。具体实施策略包括：以数据挖掘、对外采购、兼并、组织间合作等方法，获取某个领域突破知识的原始积累获取所需要的数据，或有针对性的引入相应人才，以获取其隐性数据。

3.数据存储。随着知识量的增长，知识存储的重要性也在不断增长，档案馆应对已获取的数据或是创造的数据进行分析处理后，进行系统、逻辑、可靠并准确的存储。数据库中应包括显性数据和隐性数据。此外，数据也可存储在组织活动程序中。

4.数据共享。数据共享是指数据在档案馆中转移、传递和交流的过程，借助云平台和大数据技术将数据资源共享到个人或者部门，数据共享是高校档案馆工作的最终目标，高效率的数据管理系统能为共享活动提供更便捷的途径。随着数据量的增加，共享工具与方式变得更为重要，特别是大数据时代的到来，各种前沿性的网络技术都可以应用到数据共享中来。

5.数据应用。数据在应用时才能实现其价值。学习、变革以及接收和应用数据的意愿，都体现了档案馆数据应用程度。个人或者团体对数据的需求决定了数据应用程度，是数据鉴别、创新、获取、存储和共享的参考点。同时，数据应用体现了档案馆数据管理运行状态。

6.数据创新。数据创新是数据管理的核心问题，对于档案馆来说，数据创新过程不仅是产品或服务方面的创造过程，要注重创新主体的多元化，通过多种方式积极引导社会力量参与其中[3]13，即鼓励全体档案馆员工积极参与，同时支持档案用户从利用的角度建言献策。创新有很多方法，如头脑风暴法、小组讨论、跨界团队合作等。

（三）档案馆数据管理绩效评价体系。

档案馆数据管理评价可采用指标体系的方法：将档案馆数据管理的三方面核心内容设定一级指标体系，包括：档案馆数据管理资源、档案馆数据管理系统、档案馆数据服务管理。在一级指标体系之下，设二级指标，二级指标为档案馆数据管理各项能力要素。

1.高校档案馆数据管理绩效评价模型内容。（1）高校档案馆数据资源：这其中包括数据资源硬环境和软环境。（2）高校档案馆数据管理系统：建立数据管理系统是档案馆实施数据管理的前提条件，也是管理档案馆数据资源的重要手段。数据管理系统实现档案馆数据管理流程及档案馆管理的自动化，使档案馆更容易提供新理论、新模式、新服务，使数据管理流程更具实用性及高效性。档案馆数据管理系统评价包括数据流程管理及档案馆业务管理两大模块。（3）数据服务：高校档案馆开展数据服务是档案馆实现数据管理目标的主要手段，其能力水平直接影响档案馆数据管理绩效。对于数据服务绩效评价可以通过档案馆网站访问量、档案馆数据服务方式多样化，数据服务涉及面，用户服务满意度，数据共享程度及数据服务机制构建等多方面指标来衡量。

2.高校档案馆数据管理绩效评价步骤。结合高校档案馆数据管理绩效评价的具体内容，基于评价模型，对数据管理绩效进行定量评价。本文借鉴模糊综合评价理论与层次分析理论，实现对档案馆数据管理绩效的评价。评价过程有以下四个步骤。（1）确定评价模型要素集W。本文共分为一级指标四个W＝{W1，W2，W3，W4}；二级指标20个W1={U1，U2，U3，U4，U5，U6}、W2={U7，U8，U9，U10}、W3={U11，U12，U13，U14，U15，U16，}、W4={U17，U18，U19，U20}。（2）确定指标要素权重集Im={I1，I2，…，…，Im-1，Im}，用来表示二级指标Un={U1，U2，…，…，Un-1，Un}在数据管理绩效评价体系中的重要程度。权重值的确定主要有德尔菲法，比较加权法，层次分析法等。（3）确定评价水平集合V={V1，V2，V3，V4}={优，良，中，差}。用来衡量最终计算结果，即档案馆数据管理绩效评价体系中各指标要素，哪些是符合构建档案馆数据管理体系要求，而哪些指标需要进行改进与完善。（4）确定从W到V的模糊关系，利用模糊数学方法对所有数据进行计算，推导模糊评价矩阵，对绩效评价体系数值进行比较[4]24，通过量化数据分析研究档案馆数据管理体系中存在的优点与不足，通过政策变化与机制建设来完善档案馆数据管理。

[1]钟永光，贾晓菁，钱颖，等.系统动力学[M].北京：科学出版社，2016.

[2]刘丹，李凡等.基于Web Services的分布式的林业科研档案数据管理系统的研究与设计[J].农业网络信息，2010（08）：48-50.

[3]程春明，李蔚等.生态环境大数据建设的思考[J].中国环境管理，2015（06）：9-13.

[4]张宝宁.基于系统动力学的图书馆知识管理体系研究[D].辽宁师范大学，2011.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.05

G271

A

2017-07-12