基于SWOT分析的高校声像档案云迁移策略探究

孙洪艳

（西南医科大学医学信息工程学院泸州646000）

基于SWOT分析的高校声像档案云迁移策略探究

孙洪艳

（西南医科大学医学信息工程学院泸州646000）

声像档案是高校档案资源的重要组成部分，其资源的建设和利用滞后于学校信息化发展。采用SWOT策略对高校声像档案云存储迁移内部因素（优势、劣势）和外部环境（机会、威胁）进行综合分析，提出了高校声像档案资源云迁移的SO战略、ST战略、WO战略和WT战略。

声像档案云存储档案迁移SWOT分析

云存储作为新兴信息技术，已经为解决传统信息化建设困局找到了突破性的解决方案，并在企业、金融、电信等众多关键领域取得了成功。笔者在对高校声像档案云存储迁移的SWOT分析基础上，探讨高校声像档案云迁移策略，旨为高校声像档案资源迁移以及档案信息化建设提供参考。

一、SWOT分析模型内涵和分析步骤

1.SWOT分析模型内涵。SWOT分析模型（SWOT分析法、道斯矩阵）是一种企业内部分析方法，由哈佛商学院安德鲁斯首次提出。SWOT分析模型是优势S（Strength）、劣势W（Weakness）、机会O（Opportunity）和威胁T（Threats）的缩写[1]68。SWOT分析模型可以分为两部分：内部条件（SW）和外部条件（OT），利用SWOT分析可以明确优势、避开劣势、发现问题、找到解决办法，从而作出正确的决策和规划。目前SWOT分析法已由企业战略管理延伸成为各行业、组织、政府部门等进行自我诊断和制定战略、计划、政策的有效工具。

2.SWOT分析步骤。用SWOT分析模型进行分析时，需先确定当前战略，结合自身条件和外部环境进行优势S、劣势W、机会O、威胁T分析；并将各种因素根据轻重缓急或影响力进行按序排列形成SWOT矩阵；运用系统分析的综合分析方法，将SWOT矩阵中各种内部与外部因素相互匹配起来加以组合，制定SO、WO、ST、WT战略计划，如表1所示。

表1.WOT矩阵

SO战略着重考虑优势因素和机会因素，最大限度地发挥内部优势和充分利用外部机会，是一种理想战略模式，要充分利用；WO战略着重考虑劣势因素和机会因素，努力使劣势趋于最小，机会趋于最大，可利用外部机会来弥补内部劣势；ST战略着重考虑优势因素和威胁因素，努力利用自身优势将外部威胁降到最低，可监视利用；WT战略着重考虑弱点因素和威胁因素，需制定计划来消除内部劣势同时防御外部威胁[2]27。在用SWOT模型进行高校声像档案云迁移分析时，首先，分析声像档案云迁移的内部优势、劣势，外部机会、威胁；在发挥优势、克服劣势、利用机会、化解威胁的基础上，形成声像档案云迁移的SO战略、WO战略、ST战略和WT战略，从而使管理者能够作出正确的决策规划。

二、高校声像档案云迁移的SWOT分析

1.优势分析。

（1）高校拥有丰富的声像档案资源。高校声像档案是反映高等学校教育活动和历史发展历程，具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料[3]139。声像档案资源按照不同载体类型可分为胶片、录音带、磁带、磁盘、光盘等。在长期的办学过程中，高校积累了大量不同载体类型的声像档案资源。

信息时代，这些声像档案有待进一步开发利用，发挥它们的价值。利用云存储的集群应用、分布式文件系统等功能，实现高校声像档案资源的网络云存储，构建声像档案资源云服务平台，真正实现声像档案资源的信息化管理。通过云服务平台，授权个人、单位利用网络进行借阅访问；归档部门通过网络对声像档案进行归档。

（2）高校校园网络趋于成熟，校园应用不断扩展。高校已建成完善的校园网络，包括有线和无线网络，通过计算机或移动终端能方便地接入Internet。建立校园网络的最终目的是为了应用，教务、人事、科研、办公等应用系统已经在高校逐渐得到推广使用，声像档案网上检索应用成为校园信息化建设的趋势。

（3）高校具有专门的信息化建设部门，可为声像档案云迁移提供技术指导。在国家教育信息化背景下，高等学校成立了教育信息化建设部门，汇聚了学校信息化建设方面的专家和专门技术人才。在信息化建设和业务整合推进方面积累了不少经验积，部分高校对校园私有云存储进行了探索，甚至已经建立了校园云存储服务。这些宝贵的经验为声像档案云迁移提供了有力保障。

2.劣势分析。

（1）声像档案建设领导重视不够，档案建设经费投入不足。高校工作重心偏向于教学、科研等领域。一方面领导对声像档案工作重要性了解不够，另一方面声像档案建设人才缺乏，工作不够出色，没能引起领导的足够重视，以至于在学校分配建设经费时，声像档案资源建设得到极少经费。

（2）高校声像档案信息化程度低，早期声像档案数字化困难。高校声像档案管理以载体管理为主要形式，声像档案信息化工作远落后于学校信息化整体水平。以感光材料、磁性材料、光存储介质为存储载体的声像档案，由于档案管理人员技术缺乏，未能及时对早期声像档案进行载体迁移。在档案载体存储过程中，受存储条件、存储介质稳定性等限制，早期照片、磁带声像档案面临消失的险境，甚至部分宝贵的历史声像档案就此湮灭[4]57。

随着信息技术迅速发展，卡带式录音机和录像机已逐渐退出历史舞台，难以购买和维修，给声像档案的读取带来不便，特别是一些不常见规格的录像带，除极个别专业机构，已无法找到播放设备，致使早期磁带存储的声像档案资源数字化困难重重。

（3）档案馆声像档案专门技术人员缺乏。档案馆一方面因为人手较少，需从事的档案管理工作繁重，对声像档案经常顾此失彼；另一方面声像档案具有特殊性，档案馆因专门技术人才的缺乏，致使宝贵的历史声像档案在存储过程中因未及时迁移而损坏，或者因读取设备的缺失而无法读取。声像档案云迁移的实施需要信息技术、多媒体技术的支持，对于声像档案资源建设相对落后的学校，还需要进行早期声像档案资源的数字化工作。实现声像档案资源云迁移，档案馆还需加大馆员对新信息技术的培训学习。

3.机会分析。

（1）国家政策支持。国家档案局2016年初发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，推进档案管理信息化进程，到2020年实现以信息化为核心的档案管理现代化[5]。高校声像档案云存储迁移顺应国家政策要求，是实现档案管理现代化的必经之路。

（2）云存储技术趋于成熟，声像多媒体应用日益广泛。云存储（cloud storage）技术是近年来一种新兴的基于网络的存储技术，旨在通过互联网为用户提供更强的存储服务[6]15。按照存储供应关系，云存储分为三类：私有云、公共云和混合云。私有云是单位/企业内部建立的存储系统，是运行于专用基础设施的数据中心，具有较强的可靠性和安全性；公共云存储是由云服务商提供的按存储空间大小收费的存储服务；混合云是公有云和私有云存储的混合应用。

随着信息技术和多媒体技术在教育教学中的应用，高校数字化声像档案资源呈现爆发式增长趋势，档案归档、管理工作繁重。以光盘形式存储的声像档案受存储条件限制，经常在存储年限内损坏，声像档案长期存储工作压力较大。云存储集成使用了支持大规模存储的集群技术、P2P技术和网格技术，允许存储服务器和存储节点同时增加，进行并行扩容。并且在扩展时不会遇到兼容性的问题，存储的性能还会随着节点的增加而无缝增长，能满足海量档案数据存储的需求。云计算中心及云平台的备份存储，使声像档案长久保存成为一种可能。

（3）云迁移在其他行业具有成功案例可供参考。云计算平台拥有强大的计算能力、无限可扩展的存储空间、多样的服务和较高的性价比，政府、游戏、企业、通讯等应用已有从传统平台向云平台的迁移成功案例。游戏领域的云迁移最为广泛，网页游戏“盗墓笔记”为达到快速、稳定的性能，选择了腾讯云服务，相比于传统的机器托管，云迁移满足了游戏对服务器的快速开服和部署，使游戏玩家得到了比较好的游戏体验。同时，基于云存储的音视频业务在海量数据存储、视频转码、视频分发、存储备份等方面已有可靠的解决方案。

4.声像档案云迁移的威胁分析。

（1）短期经费缺乏。高校声像档案资源云迁移初期，需要购置私有云数据存储设备，建设云服务平台，实现早期模拟信号声像档案的数字化，部分档案的云托管服务等，每部分都需要较多的开销，短期内会加剧经费短缺问题，声像档案云迁移完成后，这种现象才能得以缓解。

（2）云服务商的质量可靠程度。云存储服务为用户提供了便利的数据接入、存储和计算服务的同时，云存储的安全性成为被关注的热点问题。虚拟化和多租户的云计算商业运行模式，用户数据存在被泄露的风险，随着云服务用户的不断增加，用户对云存储安全需求不断升级。声像档案云迁移过程中，公有云服务商提供的云服务安全程度是档案云迁移成败的关键因素之一。

三、高校声像档案云迁移策略方案

以高校声像档案云迁移的SWOT分析为基础，得出高校声像档案云迁移可以选择的四种战略方案：SO战略、ST战略、WO战略和WT战略。

1.SO战略。（1）紧跟国家档案信息化脚步，整合高校已有信息资源，加快对声像档案资源的开发利用。（2）学习借鉴云迁移在其他领域的成功案例，结合学校声像档案及信息化建设现状，合理选择声像档案云迁移（私有云、公有云、混合云）战略架构。（3）吸取学校信息化建设的经验教训，在信息化建设部门指导下，规划声像档案云迁移具体策略步骤。

2.ST战略。（1）声像档案资源按保密程度划分等级，根据资金情况，保密程度低的声像档案资源合理选择公有云存储，以减轻云迁移财政压力。（2）保密性高的声像档案，利用校园私有云存储，或者自建声像档案私有云数据存储中心，实现声像档案可靠性迁移。

3.WO战略。（1）加大对声像档案利用宣传，深入开发高校声像档案利用价值，吸引学校领导对声像档案工作的重视；同时从多层次上（国家级、省级、校级）申请资金支持。（2）组织专家、信息技术人员对早期模拟信号声像档案资源进行抢救，实现早期声像档案资源数字化存储。（3）借鉴云迁移在其他领域的成功案例，研究实现声像档案在归档借阅、长期存储、备份恢复等方面的具体实施策略。（4）加大对声像档案管理人员的技术培训，积极引进网络存储技术、多媒体技术人才。

4.WT战略。（1）加强档案管理人员网络学习意识培养，引导其通过免费在线学习平台等网络学习形式，完成多媒体技术、云存储等信息技术的学习。（2）组建档案信息化工作小组，通过专人专项学习，实现信息技术协作，降低云迁移初期人员培训成本。

总之，高校声像档案云迁移要将声像档案当前状况和应用需求结合起来，在利用外部机会的同时充分发挥内部优势，并尽力将外部威胁和内部劣势降低到最小，最终实现声像档案资源的合理开发利用。

[1]胡群，刘文云.基于层次分析法的SWOT方法改进与实例分析[J].情报理论与实践，2009（3）.

[2]张玉锋.基于SWOT分析法的数字时代图书馆发展策略[J].兰台世界，2013（9）.

[3]陈敏，张晨，等.高校声像档案管理工作存在的问题及对策[J].黑河学刊，2015（7）.

[4]白云.国内外声像档案长期保存实践研究[J].档案，2013（5）.

[5]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[Z].国家档案局，2016.

[6]钱宏蕊.云存储技术发展及应用[J].电信工程技术与标准化，2012（4）.

The Research on Cloud M igration Strategies in the Audio-visual Archives of Universities Based on SWOT Analysis

Sun Hongyan
(Medical Information and Engineering School of SouthwestMedical University,Luzhou 646000,China)

Audio-visual archives is an important part of the university archives resources,but the construction and utilization of it lags behind the development of university informatization.The paper takes SWOT strategies to comprehensively analyze the internal factors on university audio-visual archives cloud m igration(strengths and weaknesses)and external environment (opportunities and threats),puts forward the SO strategy,ST strategy,WO strategy and WT strategy of university audio-visual archives cloud m igration.

audio-visual archives;cloud storage;archivesm igration;SWOT analysis

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.11

西南医科大学2016年度校级课题"互联网+"时代高校声像档案资源整合研究。

孙洪艳，西南医科大学医学信息工程学院现代教育技术中心，硕士，兼职学校声像档案管理员，研究方向为数字媒体技术。

G270.7

A

2017-05-19