浙江省高校电子档案共享机制研究

胡志富 倪贞燕 濮永革 张 军

（浙江大学档案馆杭州310028）

浙江省高校电子档案共享机制研究

胡志富 倪贞燕 濮永革 张 军

（浙江大学档案馆杭州310028）

目前高校间电子档案的共享存在很多的阻碍，我们通过问卷调查，了解省内高校电子文件的现状，并提出电子档案共享平台的机制和思考，展望电子档案共享平台的建设前景。

高校电子档案共享机制

信息化社会高校科研、教学快速发展，对数字资源信息的渴求，使得高校不断重视对电子档案资源的利用和共享。但电子档案的共享是目前高校间数字资源共享的一个难题，电子档案作为特殊的数字资源，因为标准化程度不高以及电子档案的交换缺乏必要的手段、技术支撑和安全有效的监控能力，无法通畅地在高校间交换，更谈不上共享，个别交换的电子档案也无法满足高校对档案管理的要求，常常是想要找而找不到，交出去则收不回。浙江省内各高校之间联系密切，人才流动频繁，项目合作众多，校际之间的资源往来不少，各校学生的学分互认需求迫切。因此，怎样满足现有的需求状况，实现一种或多种可行的共享机制，加强高校间的电子档案共享成为各高校有识之士的共识。

随着高校档案同仁的交流深入，我们利用省内高校间的交流平台宣传推广高校档案管理信息标准，并对省内部分高校进行了电子档案现状和共享方面的调研，专门制作了《浙江省高校电子文件管理现状调查表》，通过浙江省高校档案学会平台，面向会员单位发放，为研究高校间建立电子档案的共享机制提供了基础数据支撑，以便于真正实现在高校间共享电子档案资源信息，加强彼此间的档案资源互通互补，为高校信息开发、课题研究等提供更为可靠和丰富的电子档案。

一、省内高校电子文件的现状和特点

1.电子文件的数量和所占比率都在逐年增大，电子文件的类型和门类分布也具有一定的高校特质。馆藏的电子文件类型一般都以文本（如PDF）、图像（如TIFF）、视频（如AVI）、音频（如WAV）和数据库（如MDB）为主；图形（如DWG）、动画（如SWF）和超文本标注（如HTML）等相对较少；电子文件在党群、行政、教学、科研以及声像门类中占比高，而且利用率也相对较高。

2.电子文件的生成模式单一，主要是模数转换而来，只有少量由业务系统生成的原生性电子文件。由于模数转换的原因，电子文件归档时的元数据，如标题、作者、时间、格式、软硬件环境等元数据需要人工介入进行手工录入。

3.电子文件鉴定的规范性有所提高。基本上考虑到了电子文件的完整性、真实性和可读性等因素，重要文件的主要处理过程、电子文件的有无非法更改、电子文件是否行使通用格式要求，以及电子文件运行的环境信息都已列入鉴定范围。

4.电子文件的利用率已经开始高于纸质档案。其中电子文件的利用率大大高出纸质档案利用率的高校约占28%、稍微高出和利用率一样的高校都约占22%、电子文件的利用率远远低于纸质档案利用率的高校只占6%。

5.省内高校之间电子文件的共享还处于一个有需求、难实现、提供利用相对较少的状况，影响因素主要在于权限控制的占了70%，文件形式因素占15%，收益占5%。

6.目前各高校电子文件利用的控制权限主要是针对在线的，也有部分在线与离线双重控制。控制权限的内容主要有可查不可阅，即只显示电子文件存在不可阅读、可阅读、可下载和可批注几种。而对于电子文件的离线控制权限考虑最多的因素分别是利用者和利用控制（如复制），占到80%的比例。其中网络安全无法控制是电子文件利用中最担心的因素。

二、电子档案共享平台的建设基础

根据调查信息和统计数据情况，我们认为各高校间亟需建立一个信息资源的共享平台，用统一的标准化的规范来管理电子文件的生成、收集和保管利用过程，并合理解决目前电子文件的利用控制和安全性问题，提高电子档案的共享度。

首先浙江大学制定了由教育部组织的高校档案管理信息元数据标准，这一标准为高校的电子档案交换提供了一个电子档案管理和交换共享标准。基于该标准，不但新建的电子档案可以按此标准进行元数据管理，为高校间的电子档案共享提供数字资源建设的基准；也可以在原有的数字档案基础上，专门针对交换进行标准化处理，从而实现非标准化数字档案资源也可以通过电子档案转换工具实现交换、乃至实现共享的目标。

浙江大学在前期研制的电子档案封装策略研究过程已经为此做了一定的准备，在浙江大学2012年的试点示范项目中，专门研究了电子文件的封装策略和工具。我们利用该工具对标准化和非标准化的系统导出的电子文件和电子档案进行了一些测试，结果证明已具备了进行电子档案共享交换的软件基础。这一电子文件的封装工具可以通过适当的改造将电子档案通过封装的技术手段打包、加密、安全传递实现电子档案的交换共享。

其次，电子档案交换后控制要解决的是如何通过电子文件加权控制实现对电子档案的浏览控制和下载后控制，也就是要解决在对电子档案的查阅期间，如何防止档案的随意复制和下载问题，以及在授权下载后如何在时限、人员和使用场所上进行控制。目前已经有这方面的不少现实案例可供借鉴。如通过WORD或PDF的只读可以限制文档的修改，通过文档的安全管理可以控制有限时间的阅读或有限次数打开等。目前提供的测试是基于windows平台的.net framework 4.0以上的框架结构基础上进行的，虽然系统应用环境受到一定的限制，但对于理论上支持离线控制提供了一个可靠的现实案例，说明通过一定的技术手段确实可以解决电子档案的离线控制。

三、对电子档案共享平台建设的思考

电子档案共享平台建设，指除高校与高校间点对点的需求——个别电子档案共享利用外，我们希望通过浙江省教育厅的行政指导或委托建设等方式推进多校需求和多校电子档案共享平台建设，经过调研、咨询和分析提出以下建设思路，详见图1。

高校电子档案共享平台：由教育厅指导或牵头提供的面向高校电子档案共享平台，所有接入高校提供用户账号进行管理，并提供相关的工具用于档案目录、电子文件等内容的上传下载。在此平台下，各高校可以通过若干种方式进行电子档案的交换与共享。

共享档案目录：由各高校将用于共享的档案目录通过共享平台提供出来，供其他高校检索，该目录中不含电子文件。如果需要查看更详细的内容或者电子文件，则可以通过相关的高校信息或者接口向提供共享目录的高校寻求进一步的检索利用。

共享电子档案：共享电子档案包含有完整的卷、件、电子文件等详细的内容。该共享内容由各高校根据情况自行选择提供与否，一旦提供，在权限允许时，可由需求方自行浏览或者下载（根据获取的权限来确定）。

共享高校目录：是指愿意提供进一步档案查询利用的高校提供的第三方接口方式。通过该接口，高校的需求方可以直接向高校的提供方进行电子档案的检索利用，期间的过程不经共享平台管理，其中的权限控制也只由第三方接口进行规划。

高校一（提供方）：示例，表示提供电子档案等实际共享内容的高校，可以是一个或者多个。

高校二（需求方）：示例，指希望通过共享平台获取电子档案等内容信息服务的高校，可以是一个或者多个。

四、对电子档案共享平台建设的展望

目前我们重点放在共享机制的理论研究上，而对于合作搭建一个共享平台尚缺乏现实的支持（如资金支持平台建设、制度支持资源共享、资源利用的安全有效控制等）。我们相信，随着电子档案共享平台研制得以实施，一个基于电子档案的共享云平台的前景将是非常美好的。通过一定时间的推广，加入的高校逐步增加形成一定的规模后，将开创电子档案共享的全新局面，这对于促进整个教育档案面向社会提供优质的服务是非常有利的。

[1]员宁敏.电子文件的高度共享对其可增值性的意义[J].档案天地,2008(2)：57～59.

[2]李凤琴.高校如何实现档案资源的共建与共享[J].科技信息, 2008(23)：345.

[3]胡凤华,袁继军.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究,2011(1)：43～46.

★2013年浙江省教育厅科研项目资助课题“浙江省高校电子档案共享机制研究”（项目编号：Y201319579）的研究成果之一。

Research on Electronic Archives Sharing Mechanism Among Universities in Zhejiang Province

Hu Zhifu,Ni Zhenyan,Pu Yongge,Zhang Jun
(Zhejiang University Archives,Hangzhou 310028,China)

Recently there are many obstacles in sharing electronic archives among universities.Based on the questionnaire survey conducted,the article studies the current situation of electronic archives of universities in Zhejiang Province,puts forward basic theories on the construction of the electronic archives sharing platform,and provides an outlook of the prospect of this sharing platform.

universities;electronic archives;sharing;mechanism

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.04

G273.5

A

2017-04-13