煤炭企业实物档案管理模式研究

吴艳新

（内蒙古大唐国际锡林浩特矿业有限公司，内蒙古锡林浩特026000）

经济与管理

煤炭企业实物档案管理模式研究

吴艳新

（内蒙古大唐国际锡林浩特矿业有限公司，内蒙古锡林浩特026000）

实物档案在煤炭企业的经营管理、文化建设等方面发挥的作用日益凸显。档案管理部门和档案管理者应做一些大胆的管理尝试，创新实物档案管理模式，争取把实物档案管理工作做好。

实物档案；管理模式；创新

0 引言

实物档案是以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分，各单位应将实物档案管理纳入到综合档案室集中管理。截止目前，档案界和档案工作者对实物档案的理解和认识存在分歧，国家档案局和档案部门没有下发明确的、正式的红头文件实物档案的整理方法，但是这不能说实物档案不是档案。将把实物档案作为煤矿综合档案室的一类档案来看待，档案管理者应把收集、整理实物档案作为档案管理部门的一项常规工作来抓。我们应以发展的眼光看问题，在实践中不断加深认识，才能形成更加完善的理论体系，总结出更具操作性的实物档案整理规范。

1 实物档案与其他类目档案的异同点

在区分实物档案和其他类目档案的异同点之前，应界定好实物和实物档案2个概念。实物就是一个有形物品，但是实物档案是把实物经过鉴定、分类、编号、编目等一系列步骤系统整理后保存的实物，重点应指出的这个实物是有很好的保存价值、对一个煤矿或者一个人的过去、现在或者未来具有的一定的意义。总之，不是每一个实物都能成为实物档案。实物档案的本质属性是档案，是具备了档案属性的实物，这里需要强调的是不能把实物档案和实物等同起来，这种存什么都是档案的说法是荒谬的。实物档案即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。档案管理部门和档案管理者应把有纪念意义和有凭证性的实物列入归档实物。例如法务部门把证物当作一种实物档案保存起来是可行的，但是一个工矿煤矿要将办公室中的一把很普通的办公椅子当作实物档案保存起来是不可行的，因为这把椅子既反映不了时代和历史的特征，又没有深刻的业绩特征，更没有其他的保存价值。

档案管理部门不能因为实物档案具有形式丰富、引人注目，很强的感染力和说服力等特点，一味地丰富馆藏；档案管理部门也不能因为档案展览的频繁举办、各个档案部门竞争日益激烈等因素，分不清档案管理部门的主要工作和次要工作，与图书部门、文物部门开展错位的、不良的竞争。实物档案只是综合档案管理体系中的一个门类，档案管理部门应在日常档案管理工作中，加强文书档案、科技档案、声像档案等为主的档案资源建设，在界定实物档案归档范围时：①要考虑实物档案的原始性和记录性；②要考虑实物档案的实用性和时效性；③要考虑实物档案的便于保管性。例如一个体积超出实物档案室面积的庞大实物档案是不可能被档案部门所收藏的。在分清出实物和实物档案之后，我们再看看实物档案和其他类目档案的异同。

1.1 实物档案和其他类目档案的相同点

1）具有原始记录性。原始记录性是档案的基本属性。实物档案作为档案的一个类目，当然也具有原始记录的特征。实物档案反映的信息是真实记录的信息，有价值的信息。

2）具有保存价值。实物档案能够被保存下来，一定与其他类目档案一样，具有凭证作用、参考作用等价值，与本单位的创建、生产、发展、经营、安全等工作密切相关。实物档案能够被整理和保管，至少可以说这件实物档案在一定时期、对某一个特定事件和人物是有保存价值的，只是保存价值的大小不同、保管期限长短不同。

都要经过一系列的整理过程后，方可进入档案库房或者档案展览室。每一件实物、文件材料经过档案管理者的整理后，才能称之为档案。存放在个人手里、或者堆积在档案库房的实物、文件材料不是档案。

1.2 实物档案和其他类目档案的不同点

1）载体和形式不同。实物档案形式多样、载体多样、质地和形状也多样，不仅仅是纸张一种载体，有布、木头、铁制、银制、玻璃等。实物档案的存在形式也分奖牌、奖旗、牌匾、印章等，而其他类目档案的载体和形式就比较单一，制作材料也较简单。

2）内容和含义不同。实物档案包含的内容含义更为独特一点。一部分的实物档案与其他类目档案是同时形成，反映的是同一活动或者同一事件，如七一先进党组织的奖牌、奖杯就与七一先进表彰文件是一一对应的，实物档案档号可以与文书档案文件档号做到相互见。但是，还有一部分实物档案表达的内容含义是独特的，如来宾赠送的各种纪念品和工艺品、煤矿建成周年庆典纪念币等。

3）保存条件不同。实物档案比其他类目档案的保存条件要严格或者规格更高一点。实物档案因其材料的复杂性、载体和形式的多样性，一般都要求设立专库或者专柜陈列保管。一件金质缕衣和一本纸质档案保存所需要的温湿度、光照条件、保护技术、修复技术等均不同。

另外，实物档案形成具有明显的偶然性，形成时间不确定，没有其他类目档案在形成时间上的周期性。

2 实物档案的重要性

实物档案是档案信息和一定载体相结合的集合体，是个特定的有形物品，是一个煤矿档案全宗的重要组成部分，是综合档案管理中的一个必不可少的类目。

实物档案反映着煤矿的发展历程和轨迹，可以记录本单位的历史，对煤矿的再发展再壮大可以起到鞭策、鼓励作用，鞭策煤矿的员工努力工作。实物档案代表煤矿的资质和业绩水平，是煤矿的无形资产，能在招投标、市场竞争等活动中给煤矿带来巨大的社会效益和经济效益。实物档案可以传承煤矿文化精神，是其他类目档案无法替代的类别和载体，在煤矿的文化交流、煤矿开放日等活动中，可以起到弘扬煤矿文化的作用。因实物档案体现了煤矿的工作氛围和业绩，煤矿员工在参观煤矿实物档案专题展览过程中，定会产生集体荣誉感与自豪感，正如穿着统一的工服可以增强员工的团队意识、岗位意识和合作意识。

3 实物档案的归档整理过程

档案室应将符合归档范围的实物材料随时转化为实物档案，归档是实物材料向实物档案的转化，是实物档案形成的关键。实物档案的整理应遵照一定的分类方案和整理规则。

3.1 分类和编号

实物档案因材质、形状、大小等不统一，分类就显得特别重要，分类是实物档案整理的基础环节。实物档案数量少的单位，以件为单位，按照时间顺序编写大流水号，一件实物一个顺序号。如某工程项目部从成立到破产一共就2 a时间，形成的实物档案数量特少，就可以用上述分类编号方法。如一个煤矿服务年限长，形成的实物档案数量颇多，档案管理者应结合实物档案的形成规律、外形特征和内容，按照年度-问题-保管期限分类法。另外，也可以采取内容-年限-保管期限分类法，这种方法的好处是，避免和减少同类实物档案分散的现象，便于按专题查询和利用。

3.2 编目和粘贴小标签

编目顾名思义是编制目录，每一件实物档案编写一条目录，内容应包括序号、责任者（授予单位）、题名、载体、日期、档案号、存放地点等信息。本文作者认为，粘贴小标签有两种方法，一种是把编制的目录打印出来，直接粘贴到实物档案的适当位置。另外一种方法是重新设计编制实物档案小标签，这里的实物档案小标签可以参照照片档案的文字说明，文字说明是实物档案的一个重要内容，一定的文字表达可以增加实物档案的价值和内容实质，文字说明对实物档案的日后利用、研究是有非常大的作用的。粘贴小标签可以用不干胶粘贴，对于特殊材质的实物档案，可以采用针线缝制、悬挂标签牌（标签袋）等方法，档案管理者应具体问题具体分析，灵活处理小标签，以不影响美观和遮盖实物档案信息为宜，尽量做到统一、整齐。实物档案目录应放置在档案目录夹中，方便人工检索查询。

3.3 拍摄照片

给编目编号好的实物档案拍摄照片，是实物档案整理过程中应该提倡的一个步骤。拍摄实物档案照片后，可以冲印成纸质照片，按照照片档案的整理方法整理。从表面上看，这个步骤是多余或者重复的，但实际上，实物档案照片在日后的利用、借阅上能起到很大的作用，避免实物档案的频繁被触摸、出入库房。

3.4 装盒

面积较小，可以折叠的实物档案最好装入统一的无酸档案盒中。字画、题字进行裱装后卷起来放入特质的盒子中。旧印章、纪念币、徽币等装入用防酸纸隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置。实物档案装盒后，应按照科技档案、文书档案等类目档案装盒方法，粘贴脊背、备考表、卷内目录，必要时做好备注和照片档案的互见号。有库存条件、资金投入大的实物档案室可以将锦旗、奖旗悬挂，奖牌、奖杯陈列，这样做既保持了原封装和面貌，直观显示旗子形状、大小和内容，还减少了折痕。珍贵实物档案尽可能的放入防护罩内保管。

3.5 上架和排架

满足档案库房架高、架宽的实物档案盒，应统一竖立，按照流水号依次放置。必须平置的应按档案号流水号依次排架。对于有些煤矿的部分荣誉实物，如牌匾、花瓶、石雕、模型等，要在煤矿的大厅、展览室等公共场所摆放的，应把粘贴好档案小标签的实物档案照片夹在照片夹中，竖立或者平放照片夹。实物档案的上架和排架工作也是非常有讲究的，档案管理者要适时对实物档案摆放进行调整，尽量将同一载体的实物排放在一起，做到整齐美观。

实物档案因其种类繁杂，载体多样、大小不一等特点，不同的档案管理者对它的系统整理步骤和整理方法不一样。但是，不管哪种分类整理方法，都不应损坏实物档案本来面貌、价值。

3.6 日常维护和再利用

任何门类的档案都不能沉睡在档案库房，何况实物档案都很珍贵、来之不易，在日常管理工作中，档案管理者要做到手勤、嘴勤、腿勤，认真做好档案“八防”工作，定期检查档案保管情况，随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度条件，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。档案在再利用中，价值才能发挥，档案管理者要提高服务质量和服务态度，让借阅利用实物档案者有一种借阅手续简单、借阅舒心，所借阅档案价值高的感觉。

4 实物档案工作创新举措

因实物档案与其他类目档案有不很多的不同特点，实物档案的管理工作理应与其他类目档案不一样，应有一些创新举措。随着信息化普及到各行各业，对实物档案的管理也应实行现代化管理，引入二维码技术，将实物档案、元数据、电子文件链接在一起，具体的做法是将实物档案拍摄照片、相对应的文字材料等电子信息存储在二维条码中，再将二维条码打印或者粘贴在相对应的实物档案上，形成实物档案、元数据、电子文件封装在一起的实物电子档案。接着，通过扫描设备扫描实物档案上的二维码，最后对扫描到的二维条码进行解码，还原出相对应的电子文件及其元数据。实物档案的二维码管理可以减少实物档案的上下架、出入库次数，方便检索与统计，提高档案管理效率，减轻档案管理者的工作强度。二维码的应用适应了档案信息化的需求，能实现档案实体管理与档案信息化的一体化。不过，档案室要建立相应的档案查阅权限管理体制，确保档案实物和电子信息的安全。

另外，完善的制度是管理好实物档案的基础，各个煤矿要根据煤矿规模等自身情况，制定适合本煤矿的实物档案管理制度，在实际的操作过程中，不断修订、修改制度，确保实物档案收集的齐全性、完整性、归档率。制度中也应包含鉴定标准、移交程序、保护技术等规定，改变实物档案管理工作的随意性、不正规性。

实物档案管理者是实物档案管理制度的执行者，实物档案的直接管理者，档案管理者的业务素质、职业道德、保护意识和管理水平对实物档案的管理至关重要。要深知每一件实物档案来之不易，价值较大，不能随意整理、借阅，一件“国家优质工程奖建立30周年经典工程奖”的荣誉证书和奖杯就不能随便堆放在档案库房；本煤矿的资质要经过严格的审批借阅手续，方可借阅使用。

5 结语

实物档案是一个有特殊性、代表性、价值高等特点的档案门类。实物档案管理者要凭借高超的专业素质和职业道德在完善的制度指导下规范、合理、细致地开展实物档案工作，确保每一件实物档案保存完好、发挥应有的价值。

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【责任编辑：解连江】

Research on management model of physical archives in coal enterprises

WU Yanxin
(Inner Mongolia Datang International Xilinhot Mining Co.,Ltd,Xilinhot 026000,China)

The physical archives play a prominent role in the management and culture construction of coal enterprises.File management department and file managers should do some bold management attempt,and do some innovations about physical file management model,in order to do good job in the physical file management.

physical archives;management mode;innovation

F406

B

1671－9816（2017）08－0072－04

10.13235/j.cnki.ltcm.2017.08.020

吴艳新.煤炭企业实物档案管理模式研究［J］.露天采矿技术，2017，32（8）：72-74.

2017-02-22

吴艳新（1985—），女，甘肃人，中级经济师，档案馆员，2009年毕业于天水师范学院，现任内蒙古大唐国际锡林浩特矿业有限公司档案主管。