会计电算化的具体实施内容及作用

宋雨尘

摘 要 本文结合作者工作经验，从会计电算化的角度出发，主要阐述了财务软件主要的功能、实施内容和注意事项以及所带来的作用。

关键词 会计电算化 实施内容 作用

一、会计电算化的基本含义

会计电算化就是以计算机作为主体，把电子技术和信息技術应用到会计核算和财务管理中去，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及完成会计信息的分析、预测的过程。会计电算化的出现和不断发展是会计发展史上的一次重大变革，彻底改变了传统的以手工记账为主的核算方式。会计电算化主要依托于成熟的财务软件进行实施。

二、财务软件主要的功能模块简介

目前我们在用的财务软件如用友、浪潮一般包括总账模块、薪酬模块、现金银行模块、固定资产模块、资金管理模块、应收应付模块和报表编制系统等。随着财务软件应用的广泛和深入，财务软件系统在发挥财务内部控制与管理职能，提升会计核算与财务管理水平，实现财务数据集中共享、统一掌控等方面发挥着越来越重要的作用，特别是新的功能不断出现，如费用报销移动审批、内部银行结算等，都给财务软件的功能发挥提供了广阔的前景。

三、集团财务软件具体的实施内容及注意事项

财务软件的实施是个系统工程，需要投入大量的精力，现主要介绍一下财务软件实施中的几个重要方面。

（一）梳理集团各经济业务事项，明确具体核算方式

财务软件的实施要结合集团单位内部的具体业务，要对经济业务事项进行梳理，一是实现对整体经营业务的把握，实现业务系统的全覆盖；二是确认每项具体业务的核算方式，以辅助核算为例，通过设置部门辅助，可以将费用类项目核算到部门、中心；通过设置收入分类，可以将营业收入核算到具体的收入类型，如广告类收入、通讯类收入等；通过设置车辆辅助核算，可以将车辆使用费用核算到具体每一辆公务车；通过设置项目辅助核算、合同辅助核算，可以将在建工程核算到每一个工程项目；通过设置客商辅助核算，可以将往来科目核算到具体的供应商、客户。通过各类辅助核算，能够实现数据的多维度查询和自动归集，可以及时有效的为决策提供详实有效的数据。

（二）统一科目设置，实现科目设置的集团控制

为便于报表的编制及实现集团的有效管控，应该对会计科目及辅助核算进行统一设置。集团层面在全面梳理集团内的经营业务的基础上，制定统一的能够覆盖所有业务的会计科目体系，明确每个会计科目所控制的级次，然后通过系统分配到各下属单位，各单位如果想增设科目，则只能在已分配科目的下级进行增加而不能自行增设。如应收账款集团控制到三级明细，银行存款控制到二级明细，则各下属单位如果想增加更明细的核算科目，只能在应收账款的四级和银行存款的三级进行添加。如果辅助核算集团已经设置完毕，且设置了全部控制，则下属单位不能另行再增加辅助核算，如果设置了部分控制，则可以在不减少集团设置的辅助项的基础上，另行增加需要的辅助核算项目。通过科目和辅助核算的统一设置，有利于在编制会计报表时统一取数，有利于各单位核算口径统一。

（三）统一固定资产分类和折旧计提方法，实现固定资产的系统化管理

在集团层面建立统一的资产分类，对各类资产的折旧年限、残值率进行明确；对固定资产编码体系进行统一，如编码位数等。对固定资产卡片所展现的资产属性等内容进行自定义；对资产管理输出报表进行设定；对资产变动流程进行明确；通过会计平台的统一设定，实现固定资产新增、减少、折旧计提凭证的自动生成。

（四）通过协同平台，启动关联往来科目的凭证协同

往来协同是系统强制通过指定往来科目和内部客商进行协同账务处理的功能，有助于日后关联往来的核对。由于母子公司、各子公司之间在应收应付、预收预付、其他应收其他应付等关联往来科目上核算不统一或者客商设置不规范，在编制合并报表时容易出现关联往来无法全部抵消的现象。通过凭证协同功能可以实现关联企业一方账务处理后（比如应收账款-关联企业往来），另外一方会根据协同关系自动接收到一张半成品的凭证（应付账款-关联企业往来），协同关系中的会计科目和分录金额不允许修改，接收方可以确认剩余的分录科目和金额。同时明确协同由债权方发起，且如果对方单位不确认协同，则协同发起方不允许结账。这样可以提高关联往来核对的准确性，提高工作效率。

（五）设置通用的财务报表格式，兼顾内部管理报表的编制

集团可以根据总账模块的设置，在科目统一编码的基础上，设制一套集团内通用的会计报表体系，分发到各单位统一使用。对于各单位内部管理报表的编制，则可以由各单位根据内部管理需要编制具体的管理报表。如资产负债表、利润表、现金流量表、管理费用明细表等可以通用。收入明细表、职工薪酬统计表、工程项目支出表等可以通过自定义来设定。

（六）建立健全财务信息化管理办法，确保财务软件使用安全

财务信息化使得财务数据置身于网络中，财务信息存在着安全风险，很难保证各种数据的真实性、可靠性和完整性，因此要建立财务信息化管理办法，规定权限和操作规程。如严格界定上机操作权限。规定操作人员对会计软件的操作内容和使用权限，同时对操作密码严格管理、定期更换，杜绝未经授权人员操作会计软件；对操作人员的操作流程进行明确。在使用计算机时，严格按照有关操作规程进行，记录上机操作日志并及时备份财务数据。

四、财务信息化的具体作用

财务软件的实施，对企业会计核算和财务管理工作提出了新的要求，反过来也促进了会计核算水平的提升和财务管理工作职能的提升。改变了财务人员的账务处理方式，提高了工作效率，相对于传统会计核算是一项巨大的变革。具体表现在：

（一）统一了核算平台，促进了会计核算手段的改变

会计电算化的出现与发展对传统的会计核算手段造成了巨大的冲击，推动了会计核算手段由手工记账到电脑算账的迅速转变。财务软件的实施，促使企业及所有下属单位都实现了核算手段的转换，彻底告别了手工记账的局面。

（二）有利于强化企业的内部控制职能

财务软件的实施将集团及所有下属单位纳入到统一的管理平台中来，使得集团对各直属单位的账务处理等业务事项实现了实时监督，有利于进行事前、事中控制，防止各公司会计业务事项出现重大偏差；通过网银系统和资金集中管理，对集团公司和直属公司所有的资金使用统一管理，有利于对整个集团的资金使用进行合理调度，减少资金使用成本，有利于对大额及异常支出进行跟踪和控制，保证资金安全，有利于对资金支出做出准确预测，最大限度地发挥资金的使用效率。

（三）促进了会计核算工作的标准化、规范化，提高了会计核算的时效性

企业集团充分利用财务软件的标准化及控制功能，设定统一的参数和会计科目等核算规则，对具体的会计人员设置了不同功能模块的操作权限，然后下发到各直属公司，要求所有单位严格参照执行。通过设置统一的参数和规则，规范了会计核算工作，提高了会计的反馈与控制能力，避免手工操作带来的人为因素的干扰，减少人为差错，有利于提高會计核算的精确度。同时减轻了会计人员的劳动强度，缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性。

（四）提高了企业会计现代化管理水平，促进了企业的发展

通过会计电算化的实施，最大限度地运用财务软件数据集中管理、决策分析等职能，为领导提供精确的数据和决策参考，为企业从经验管理向科学化管理转变创造了条件。可以说，通过实施财务软件，极大的提高了企业会计现代化的管理水平，推动了企业管理的现代化水平的提升。

（五）推动了会计人员会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计职能的转换，提高了会计人员业务素质

财务软件的有效实施，使会计人员有更多的时间和精力去进行业务上的学习、创新和从事财务管理工作，因此进一步推动了会计人员技术、方法、理论创新和观念更新，借助财务软件进行分析预测和考核控制，又促进了会计职能由核算和监督向分析、预测和决策等职能转变，大大提高了会计人员刻苦钻研、全身心地投入到企业管理中来的热情，提升整体业务素质，更好地服务于企业的经营管理。

五、结语

一个企业如果能够充分利用财务软件这一有效资源，将整个集团财务纳入到统一的管理平台中，实现动态精细化管理，不仅可以有效提高财务工作的效率，而且提升了财务工作的质量。进一步适应了企业战略决策对财务和业务信息的需求，对于推进企业管理的现代化，提高企业经济效益发挥了重要的作用。