科研单位人事档案管理的问题及对策

孟芳芳，李 颖，张 伟，孟媛媛

(1.中国科学院东北地理与农业生态研究所，哈尔滨 150081；2.联想(北京)有限公司，哈尔滨 150090； 3.呼兰区河道管理站，哈尔滨 150500)

科研单位人事档案管理的问题及对策

孟芳芳1，李 颖1，张 伟2，孟媛媛3

(1.中国科学院东北地理与农业生态研究所，哈尔滨 150081；2.联想(北京)有限公司，哈尔滨 150090； 3.呼兰区河道管理站，哈尔滨 150500)

科研单位的人事档案记载着科研人员重要的科研成果，是科研单位选人用人的重要依据。目前，科研单位的人事档案管理工作中存在一些问题，针对问题，结合科研单位的实际情况，从提高档案管理重视度、组建专业的管理人员队伍、健全管理制度及加强配套设施建设等方面提出解决问题的对策。

科研单位；人事档案管理；问题；对策

1 科研单位人事档案的重要意义

人事档案是记载个人身份履历、思想品德、工作表现等内容的原始文件材料，它是个人人生经历的缩影，在人力资源开发和人才政策制定等方面发挥着重要的作用[1]，也是人事管理工作的重要组成部分。对于科研单位来讲，档案管理尤为重要，科研单位是高级知识分子、科学家汇聚的地方，人事档案记载着科研人员丰富的学习工作经历及重要的科研成果，是挖掘人才、管理人才的重要依据。因此，加强对科研单位人事档案的管理，确保档案材料的规范、真实、完整性，充分发挥人事档案的作用，是科研单位人事管理工作的一项重要内容。

2 科研单位人事档案存在的主要问题

2.1 对档案管理工作的重视度不足

对档案管理工作的重视度不足主要体现在干部自身及单位领导层面：一方面，科研单位的专业技术人员业务比较繁忙，对待档案的认识不足，档案内容填写不规范、信息材料更新滞后、归档不及时。如：姓名、出生日期、参加工作时间等在档案材料填写中，前后不一致[2]。在职攻读学历学位材料、取得的科研成果、获得的专利、奖项等材料，往往都掌握在科研人员自己的手中，很多科研人员不能甚至不知道要及时提供给人事部门归档，导致信息更新滞后严重。另外，一些科研人员对于每年的年度考核表、评鉴等材料，认为与自身主要业务关系不大，处于一种应付了事的态度，填写的内容大部分千篇一律，过于简单，不能如实反映实际工作业绩，使档案的利用和参考价值大打折扣。很多科研单位领导对档案管理工作不够重视。由于科研单位往往“重科研，轻管理”，档案管理相对其他管理工作，是一项看似简单又很难见到成效的工作，部分领导对档案管理的认识存在误区，以为只要保管好材料，不丢失不泄密即可，对其重视度不足，以致出现档案管理配备的人员不到位、经费不到位、管理不到位、规章制度不健全的局面，没有真正列入科研单位的议事日程[3]。

2.2 缺少专业的档案管理人员

近年来，受事业单位人事改革的影响，事业单位人员编制数量受到一定控制与缩减，科研单位的管理人员数量十分有限，档案管理工作常由人事部门中一名工作人员来兼职负责，并不配备专职的档案管理人员，工作人员往往“身兼数职”，还同时承担着部门其他方面的工作。由于档案管理是一项琐碎枯燥、连续性强、保密性高、显示度低的工作，责任重又难出业绩，且往往被认为是无技术含量的重复性劳动，因此，在面对很多工作时，工作人员往往最先忽略的是档案管理工作。

2.3 档案管理配套制度不健全

按照《档案法》的相关要求，科研单位应根据自身特点，建立一套符合实际、可操作性强的档案管理制度和工作细则，从档案分类、审核、归档、借阅、传递等各个方面提出明确、具体的工作办法，使档案管理工作走上规范化、制度化的轨道[4]。实际工作中，科研单位人事档案管理的方式陈旧，单位自身配套制度建设缺失。管理制度多依照国家宏观的制度，缺乏根据自身特点和实际情况制定的微观的、可操作强的配套政策，导致人事档案管理的严肃性、灵活性和实践性大打折扣[5]，如：缺少配套的收集制度、归档制度，导致档案材料信息更新不及时甚至材料缺失；缺少档案的审核制度、鉴别制度，导致档案材料的失真，等等。

2.4 档案管理基础设施不到位，信息化程度低

档案管理的基础设施与档案关系密切，管理设施是否完备直接关系着档案的保存质量和安全[5]，对于一些科研单位来说，往往由于办公经费及管理权限等原因导致基础设施配备不完善[6]，如：管理人员办公室、档案室、借阅室没有严格分开，这些都给档案保存工作带来了隐患。另外，一些科研单位至今仍然没有配套的档案专用扫描仪、计算机等设备，档案信息化仅仅是简单的人员基本信息库。信息库中的数据多由兼职工作人员一次性录入，缺少档案电子扫描件的配套比对、信息更新及信息准确性审核等环节，致使人员基本信息库中资料的完整性和准确性不够，因此在档案检索、调阅档案等方面，仍然大多采用手工操作的形式，无纸化阅档基本没有实现[7]。

3 科研单位人事档案管理的主要对策建议

3.1 提高科研单位对档案管理工作的重视度

加大对科研人员档案重要性的宣传，在职工中开展档案填写、归档等方面的专项讲座，特别是在新入职员工培训中增设档案相关工作方面的培训，提高科研人员对档案重要性的认识。档案管理工作离不开单位领导的支持，领导班子应高度重视人事档案管理工作[8]，提供必要的经费支持、制度保障，尽可能建设专业的档案管理队伍。

3.2 加强人事档案管理专业人员队伍建设

首先要在选拔档案管理人员方面下功夫，要选拔政治素养高、有责任心和敬业精神、学习能力强的管理人员来专职负责档案管理工作，定期通过专业讲座、组织参观等形式，对人事档案管理人员进行政策理论等方面的培训，不断提高其理论水平和实际业务能力。科研单位的主管部门、领导层应建立档案管理审查小组，由专业人员定期检查、督促档案管理工作[9]，一旦发现业务问题，及时给予指导和纠正。

3.3 健全科研单位档案管理配套制度

在制度建设方面，要结合科研单位自身的特点，出台一些切实可行的工作细则，便于档案管理人员日常工作有章可循。为确保档案管理各项制度细则的有效落实，领导层面应起到督导的作用，明确责任，把档案管理工作纳入管理人员年终绩效考评体系之中，激励和规范档案管理人员，推动科研单位档案管理工作走上规范化、科学化的道路。

3.4 加强基础设施及信息化建设

科研单位领导应加大对档案管理工作的资金投入，提供完备的档案管理配套设施，加强档案管理的信息化建设。工作人员要不断学习，更新管理理念，提高新技术的应用能力。要及时根据纸质档案材料每年更新数据库信息，提高人事档案管理工作的质量和效率。

[1] 刘强.加强科研单位人事档案的创新管理[J].人力资源管理，2016，(05)：257-258.

[2] 王杨，李林芝，张妍宇.对林业科研设计单位干部人事档案管理工作的思考[J].林业建设，2016，(05)：32-34.

[3] 宁宪燕.对科研单位干部人事档案管理工作的几点建议[J].才智，2009，(10)：204-205.

[4] 何战．重视和完善科研档案管理制度——以广西哲学社会科学科研档案管理现状为例[J]. 学术论坛，2013，(10)：113-118.

[5] 徐晴.农业科研单位人事档案管理问题与对策[J].农业科研经济管理，2015，(04)：43-47.

[6] 施丽雅．农业科研单位人事档案管理问题研究[J].广西职业技术学院学报，2008，(03)：28-31.

[7] 张艳菊.农业科研单位人事档案管理问题及对策[J].山东档案，2012，(05)：50-51.

[8] 李霞，陈令梅，李效贤.加强人事档案管理为农业科技创新服务[J].山东省农业管理干部学院学报，2012，29(2)：27-30.

[9] 王佳琳.科研单位人事档案管理工作的几点建议[J].北京农业，2012，(03)：240-241.

Problemsandcountermeasuresofpersonnelfilesmanagementinscientificresearchunits

MENG Fang-fang1, LI Ying1, ZHANG Wei2, MENG Yuan-yuan3

(1.Northeast Institute of Geography and Agroecology, Chinese Academy of Sciences, Harbin 150081, China; 2.Lenovo (Beijing) Co., Ltd., Harbin 150090, China; 3.Channel Management Station of Hulan District, Harbin 150500, China)

The personnel file is an important basis of the selection and employment for the scientific research units, which records the scientific research achievements of the scientific research personnel. At present, there are still some problems in personnel files management of scientific research units, such as: less attention to the personnel files management, fewer professional file management staff, imperfect management system and the lack of file management facilities and so on. Based on the above problems, this paper puts forward the countermeasures to solve the problems from four aspects: paying more attention to the personnel files management, setting up a professional management team,improving the management system and strengthening the construction of supporting facilities.

Scientific research unit; Personnel files management; Problem; Countermeasure

G271

： A

： 1674-8646(2017)15-0074-02

2017-05-28