图书档案一体化管理的初步探讨

史微微(黑龙江省政法管理干部学院，哈尔滨 150080)



图书档案一体化管理的初步探讨

史微微
(黑龙江省政法管理干部学院，哈尔滨 150080)

随着人们日益提高对图书与档案的信息需求而逐渐分化，在各自方向逐渐发展成为两个相对独立的体系。而随着数千年的分化独立，就有需求和可能再次结合，人们更需要完整性的信息需求与图书档案再次结合的要求殊途同归，在网络时代图书档案具有一体化管理的发展趋势，为再次将图书档案结合具有重要作用。

图书档案；一体化管理；初步探讨

一、图书档案一体化管理及其意义

(一)图书档案一体化管理内涵

气候环境在图书档案的传统保存方式中具有重要影响，顺势数位化和数据库的发展，使档案遗失、缺漏等问题得到妥善解决，档案也明显延长了保存寿命。本文中的一体化并非是指简单地将图书和档案进行融合，也非忽视其本质上的差异，改变其并列关系，统一图书和档案构成整体。基于此应选择各自优势，对其之间的关系充分协调以利于合作，基于网络环境对相关资源共享，使用户获得一站式服务[1]。

1．图书档案在其本质来源方面存在差异，图书需要进行购买，经费投入对于图书馆馆藏的丰富程度具有直接影响。而档案馆馆藏主要来源于各机构部门，档案不可买卖在 《档案法》中已有详细规定。

2.图书档案可提供性质完全不同的信息，其本质属性对档案具有决定性作用。原始记录性是档案的一个重要本质属性，在实践活动中形成未进行加工改动的都属于材料记录，可使事物具体情况得到客观反映的权威性材料。而在原始凭证方面图书则不具有价值，更注重信息的完整及系统，其承载只作为参考材料的人为加工的信息而不具有凭证作用。

3．在服务方面的侧重点存在明显区别。档案是实践活动中的基础材料，相对于图书而言内容不够丰富，图书内容相对系统完整，为大众化对象服务，只要具有符合规定的手续，任何人都可充分利用馆藏图书信息。而档案因其内容存在的特殊性，因此，在服务对象方面达不到图书的丰富，利用者应严格遵守保密制度，遵循法规合法利用档案信息。

4.档案和图书具有不同的产生和保管方式。随社会职能活动使档案产生，受社会职能活动对象影响其数量具有限定性，一般都只有一份。而图书则根据市场和读者实际需要而印刷数量相对较大，具有广泛而不固定的阅读对象，并留存很大数量。尽管图书档案具有差异性，但都属于社会文化活动中的不可或缺的一个重要信息源和载体。图书和档案在很多方面具有共性的一面，这也是实现一体化的重要基础，因此在社会体系中互相促进，利用网络技术而实现资源共享。

(二)图书档案一体化管理的意义

分化而治的图书档案也存在不足之处，经分化后图书档案发展的方向独立，在特点和优势方面存在明显区别，档案只是关注于凭证价值的体现，图书更关注于知识体系的系统完整。社会的发展日新月异，纵向发展的分化独立使其局限性得到充分体现，不只是对自身发展产生束缚，对社会需求也需要一个逐渐适应的过程，造成图书档案信息资源的沟通渠道不畅。

1．在业务上图书及档案工作各自为政，对合理布局的文献信息资源及其充分利用产生一定程度的影响，导致浪费图书档案资源，对共同开发利用资源十分不利。

2．各自为政的封闭和半封闭系统纵向发展，对纵横交流的现代社会信息需要难以适应，也影响图书档案资源在高科技研究与成果创新方面的整体化需求。

3．属于文献信息系统的图书档案以对信息的承载传递为职能，具有基本相同的工作目的、性质、程序及作用，纵向独立发展容易在处理、数字化及软件开发等方面造成不必要的重复浪费，并对科研及现代化网络发展也产生影响。

图书档案在现代科学综合化、图书档案事业的发展要求方面需要一体化管理。日益发展的现代科技，对于现代科学综合化、一体化具有一定的促进作用[2]。信息时代信息量及知识总量迅速激增，知识频率更新不断加快都是比较显著的特点，图书档案知识载体更需要实现一体化，信息共享离不开网络，进而使信息资源达到社会进步和科学发展的要求。图书馆和档案馆在馆藏方面的侧重角度各不相同，存在一定片面性，在信息时代难以达到利用者对信息资源综合化的需求，解决该问题的最佳途径就是采用一体化管理实现资源共享，这与图书馆及档案事业的发展需求相适应。现代学科发展主要是整体化的高度综合，学科之间的交叉渗透而引申出具有横断性、交叉性的学科。

二、图书档案一体化管理的实施

现代图书馆学和档案学尽管属于并列的两个不同学科，但具有十分紧密的联系。其学科属性不同，都属于具有较强应用性的管理科学。在学科构成体系上，图书档案都由应用和理论构成。理论档案学使其工作本质及运动规律得到揭示，应用档案学是直接在档案工作实践中对其工作制度、原则和技术方法进行应用，在狭义上是指研究对象为图书馆工作，对工作环节、方法、流程及技术进行研究的学科，在广义上是指在图书馆学中应用其他学科理论、方法、原理而形成的交差及边缘学科。据此，不管是在理论还是应用领域，档案学和图书馆学都具有共同点。此外，两门学科都对信息资源管理、开发及利用的理论方法进行研究，因此，在研究内容方面，很多分支学科也不存在明显区别。

在业务上图书和档案工作具有共同点，它们的工作环节尽管不完全相同，但都有对信息资源的基础加工及利用。此外，在工作目的意义及方式上，图书和档案工作具有共同点。档案和图书工作以收集整理为前提基础，为大众提供信息资源储备都是最终目的，在工作上利用阅览、外借、参考咨询等方式，在编目上具有大体相同的著录项目内容、标识符号、格式及目录组织程序，便于计算机检索。

对物资设备、库房及现代化管理设施而言，图书档案工作具有一致要求。由于具有相同的载体，在实体管理上具有基本相同的要求。库房建设及物资设备都是使库房防火防盗并保持适宜的温湿度，此外，还应提供图书馆、档案馆日常办公的电脑、办公用品等物资设备，若图书和档案载体特殊，在管理上需采用现代化设施，针对电子形式图书档案，需计算机软硬件设施加强日常检索及维护管理。

基于计算机网络技术实现资源共享为图书档案信息提供重要保障，图书档案一体化管理与共享资源并非是机械的简单合并，而信息整合是基于数字化网络环境，将虚拟图书馆与档案馆相融合。随着信息技术的快速发展，尤其是电子文件和图书的逐步产生，图书档案信息可从其载体中分离，在信息方面具有相对独立性。计算机信息网络的迅速发展将传统技术条件下时间、地域及行业的限制打破，在网络环境下整合不同地点分布的数字化图书及档案信息资源，使信息实现互动共享，在技术上为图书档案一体化管理提供重要保障作用。通常在档案图书工作中同时存在。

三、图书档案一体化管理中的常见问题及应对措施

(一)体制与政策的发展相对较为缓慢

现行档案图书系统联系不够紧密，彼此之间缺乏必要的协作，这在一定程度上影响了信息之间建立紧密的联系，对于图书档案实施一体化及资源共享具有不利影响[3]。在体制上的各自为政对于档案图书系统建设也具有促进作用，不合理配置的资源造成大量建设重复，浪费大量人物力及财力。此外，目前在图书档案一体化管理上还没有形成统一指导行业的标准及相关法律法规，滞后的政策也在一定程度上延缓了图书档案一体化管理进程。一些部门也忽视图书档案一体化管理的重要性，也使政策和体制比较滞后，对图书档案一体化建设具有间接影响。为此国家应采取制定政策法规方式进行有效指导，对合理配置的信息资源进行调节规范，在图书档案一体化建设方面应建立必要的管理协调机构，对于此项活动应积极参与进行鼓励监督，在宏观上监督指导档案图书一体化建设，确保共享图书档案信息资源的实施。

(二)未能深入探讨图书档案一体化管理

目前针对图书档案一体化管理在理论探讨中比较常见，忽视实践研究。在实际中开展的一体化实践较少，导致理论多年停留在纸上谈兵阶段。为此可吸收借鉴发达国家的先进发展经验。企业图书档案的保存更注重于其利用的实际需要，因此对其内部图书档案信息资源的整合相对易于实现。但作为公共性质的图书档案，应吸收借鉴美国国会图书馆等国家图书馆管理的先进经验，对图书档案统一在一个部门进行保管，进而才能逐步实现管理一体化[4]。

(三)综合性人才明显不足

图书档案一体化管理需要综合素质较高的专业人员队伍，但在实际中因目前教育体制与图书馆、档案事业相对独立，对图书馆学、档案学理论及实践技能真正精通的人才相对较少，对于一体化建设及共享信息资源水平产生严重制约。为此需培养复合型信息管理人才，目前很多高校已将图书档案等有关学科整合建立专门的机构，主要是培养复合型专门人才。此外，现图书档案在职工作人员也应定期组织业务培训，使其深入了解相关理论及实践知识，并开展计算机培训课程，对图书档案一体化管理环境下有关网络操作尽快予以适应。

综上所述，毕竟图书档案属于性质不同的两种事物，在特点上也各不相同，所以在一体化管理过程中，对存在的差异应充分尊重。而随着数千年的分化独立，就有需求和可能再次结合，人们更需要完整性的信息需求与图书档案再次结合的要求殊途同归，在网络时代图书档案具有一体化管理的发展趋势，为再次将图书档案结合具有重要作用。

[1]徐寿芝，陈俊武.图书、档案一体化与资源共享[J].盐城师范大学学报，2016,(5).

[2]丁华东.中外档案、图书、情报一体化管理的理论与实践[J].档案与建设，2015,(10).

[3]沈丽华，张永慧.美国企业档案工作巡礼[J].档案学通讯，2014,(2).

[4]路玲.信息科技时代高校图书情报资料与档案一体化管理的探索[J].全国商情，2014,(7).

[责任编辑:曲占峰]

2017-05-23

史微微(1975-)，女，辽宁兴城人，馆员。

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1008-7966(2017)04-0155-02