PDCA循环在航天国防科技报告过程管理中的应用

北京控制工程研究所 王殿佑 黄碳钢 吴为

航天国防科技报告(即航天GF报告)是中国国防科学技术报告的重要组成部分。它是航天领域内科研项目完成人员根据项目进展情况,按有关规定和《中国国防科学技术报告编写规则》格式要求撰写和提交的,以积累、传播和交流为目的,能够完整而真实地反映当前项目研制状况、先进技术内容以及经验教训的特种文献,它是国家宝贵的知识资源和重要的科技信息资源。

近年来,随着科研生产任务和型号项目的不断增多,报告的篇数在不断增长。报告数量的增加无疑会加大报告管理的难度,也带来报告质量的不稳定。同时,项目验收和报奖等造成的时间节点紧、难度要求增加,报告编号难求等问题突出。这都要求加强航天国防科技报告工作的过程管理和质量管理,以有效保障国防科技报告工作按时保质保量进行。PDCA是一套行之有效的质量控制管理方法,在过程管理和质量管理中得到了大量应用,有助于实现GF报告管理工作的全程质量管理和控制,并有效提高报告的内容质量。

一、PDCA理论概述及基本应用思路

1．理论概述

PDCA循环就是紧密围绕目标不断循环改进,是能使一项活动有效进行的科学管理工作程序。在PDCA循环中,计划(P)包括目标的定义,目标和方针的确定以及活动规划的制定;实施(D)即执行,根据相关信息,设计计划、方法方案布局;再根据这些安排具体实施;检查(C)对执行结果进行总结,提炼经验教训、评估实施效果、查找问题所在;处理(A)即处理和改善,对总结结果进行处理,对成功经验加以吸收,对失败加以总结,对未解决的问题纳入新一轮PDCA循环。其基本思路是:首先制定一项工作计划,依照计划要求执行,执行中不断进行检查,最后对执行的效果和经验教训进行评估、总结处理和提炼。P、D、C、A循环4个阶段周而复始,循环上升改进,每个循环立足解决一部分问题,解决不了的纳入下一个循环,再次上升持续改进,最终达到解决问题和改善质量的目的。

2．PDCA在航天GF报告管理中的基本思路

基于PDCA循环的优化思路,如图1所示。

一是分析现状，找出问题。突出对现状的把握和发现问题的能力意识。从航天GF报告过程管理来看,随着报告数量的增加,报告的管理问题和质量问题呈现出越发突出的情况;从国防科技报告管理部门的角度,制定可行性总体实施方案,与其它科研管理部门相配合,从报告撰写者立场出发,详细沟通、调研,并对情况进行汇总。

二是分析问题的成因。从报告管理现状来看,项目计划和时间节点安排不合理、不科学是造成问题的首要原因;其次,从报告质量来看,格式不规范、形审问题多,技术内容篇幅人为大量缩减,文章架构不合理等则是执行主体对国防科技报告的意义认识不足,工作不重视、态度不端正所致;最后是过程管理不到位,组织落实不够,规章制度和管理条例不完善、监管不到位、执行流于形式等。

三是要因确认。对主次因进行区分是有效解决问题的关键。通过调研分析,如何科学合理地制定型号项目报告管理计划是问题的关键;其次,完善规章制度和条例、梳理报告管理有效环节,制定相应举措是管理的重要手段;加强对执行主体的宣传教育、培训,强化监管措施力度,加大奖惩则是强化报告管理的基础。

四是拟定措施、制定计划（5W1H）。包括为什么制定该措施(Why),达到什么目标(What),在何处执行(Where),由谁负责完成(Who),什么时间完成(When),如何完成(How)。

五是执行措施和计划。

六是检查验证、评估执行效果。以节点内应完成上交报告篇数和报告内容质量提升为考核标准,退修改稿次数少、反馈问题少为依据。

七是量化标准，固化有益经验措施和方法。保留好的工作经验和审稿、改稿方法,强化理论上的提升。

八是对遗留问题进行归纳、分析，再次纳入PDCA循环。精简流程、优化环节,提升工作效率,实现质量管理的螺旋式上升。适当配合软件的手段,制定项目计划和节点实施环节,开发基层航天GF报告联络员稿件管理系统,重新设计排版模板和开发自动排版软件等。

二、PDCA循环的实施

1．制定工作计划，明确管理目标

一是统一认识，制定科学合理的报告管理计划。

航天国防科技报告编写任务下达后,航天GF报告联络员首先应吃透文件的精神及要求。根据型号项目的性质、上报报告的篇数,制定初步管理计划;计划制定后,将计划提交给负责本项目的技术副总工程师以及型号项目调度,充分听取双方意见后再次修改,明确可执行的计划和节点,节点应有利于后期的监督检查和执行,通常过程要反复很久,历经多次修改补充。

计划安排合理与否,关系到后期报告管理工作的质量和效率,因此计划制定前和制定过程中要充分听取各方意见,根据下达的文件指示,充分考虑各种因素后列出详细计划表。为实现管理的项目化和科学化,采用微软的Microsoft Project安排计划流程,梳理出各个环节和执行节点。

二是明晰进度和管理规章制度，实施全过程管理。

首先,充分做好各种沟通和协调,将整个计划分为报告编写前期组织、中期检查改进和后期评审上报3个层次。前期组织环节,由航天GF报告联络员将初步制定的计划安排发送给技术副总工程师和型号项目调度,充分讨论修改。技术副总工程师负责报告的总体计划安排,下达报告编写篇数和编写技术内容,以及安排技术人员参与组织编写项目调度则从型号渠道负责组织传达工作以及报告协调管理工作,如参与编写任务下达部署、中期评审等例会的召集工作,对报告参与编写人员联系方式进行汇总,以及报告最终上交时手续办理和报告汇总等。中期检查改进,则主要由航天GF报告联络员和技术副总工程师负责,联络员负责对报告编写人员进行不定期抽查和督促,发现技术内容或程序上的问题立刻予以协调处理。对报告定题不符、内容篇幅不足、问题多的报告,由技术副总工程师和联络员共同召开报告点评会,从报告格式到技术内容上统一作出解答和修改。报告完成人二次进行修改后再次进入审查环节。报告后期环节则主要是评审上报,在报告格式审查合格后交由技术副总工程师统一撰写技术内容审查评语,并交由保密委员会进行统一密级审查和定密。完成后,报告统一汇总到项目调度处,办理出所盖章手续和出版物密级审核证明,统一登记造册。

其次,建立全面的报告管理文件,以规范报告管理工作。内容涵盖报告管理条例、写作规范、经费安排、航报联络员考核标准、报告评审要求等;同时,制定本部门的管理规章制度,如草拟本单位科技报告管理条例和工作制度,并制定联络员工作质量考核标准等。防止出现责任不明、管

理不严、奖惩落实不到位等情况。

2．执行过程保障

一是组织层面保障明确执行机构和责任确定。为加强单位航天GF报告的管理工作,通常设立研究院、基地和厂所两级管理组织,研究院、基地设立国防科技报告管理办公室,而厂所一级基层管理工作通常设航天GF报告联络员,由其所属的科研管理部门具体负责执行。航天GF报告联络员具体负责航天GF报告管理工作,是基层报告管理的核心。国防科技报告管理办公室负责具体的业务指导和报告全局组织管理工作,并负责对报告汇总编辑;基层单位则主要负责贯彻落实上级主管部门的文件精神;结合本单位实际制定相应管理规章制度和条例;明确报告管理工作的整体目标;负责从管理制度和条例上规范本单位的报告管理;与其它科研管理部门和业务部门进行协调沟通;安排总的时间任务节点和进度;抽查和督促各阶段工作,进行相应报告管理的研究和改进工作等。

二是程序上保障，规范流程和执行节点安排。前期组织阶段,编写任务下达后,联络员协同项目调度召集有关技术总师、报告编写人员、有关科研管理部门和保密处的同志召开例会,统一就文件指示进行传达,确定报告上交篇数、保密等级、拟定报告题目部署等,同时也对一些程序性问题或写作格式、内容上技术问题,以及上报环节和注意事项等进行解答、交流,制定总体报告管理计划。

中期控制,即不定期对报告编写人员进行抽查和走访,及时发现问题、解决问题。针对报告格式和内容,发现问题苗头即刻解决。例如,有些作者定题不符、架构不严谨、内容上存在以技术报告代替国防科技报告的现象,没有严格按照要求进行技术梳理、总结和提炼,致使报告内容干瘪、有价值内容少,公式不合格,参考文献缺少等现象严重。中期控制的一个重要环节是航报联络员联合技术副总工程师统一召开报告评审会,就报告出现的格式、编排以及内容问题进行一次现场审稿、现场梳理、现场解答。由于现场的对比性、严肃性,很多作者都会认真对待,对作者的进度也能起到很好的敦促作用。

后期评审环节,是程序上的最后环节,主要牵涉到报告形式、内容审查以及上报手续办理3个步骤。形式审查上,由于1篇报告通常要花费联络员约1.5个小时审查,耗费大量时间和精力,所以是今后改进的重点;内容审查则主要由副总工程师进行审查,并签署意见;上报手续通常采取统一办理的手段,是将报告统一集中起来,统一盖章、统一办理密级审核手续。集中登记和集中上报的方式可以节约大量时间,有助于提高管理的效率和质量。

3．全过程监督执行

一是规范选题、梳理流程，明确编写任务。技术副总工程师草拟报告题目,无论是下发给编写人员,还是报告作者自拟题目,都要集中到前期组织环节进行讨论和确定,不能因后面报告题目不合格或重复草拟而耽误时间和进度。其次,任务下达指示是否传达到每一位作者,最好的做法也是在前期组织环节由会上统一宣布,给每位编写人员现场下达编写任务和要求。有疑问和想法的,现场解答、安排,未参加例会的作者,由项目调度汇总人员名单后再进行补充通知。同时将前期组织安排的会议部署下发给每位作者和参与人员,设定节点。

二是中期控制环节，不定期抽查和回访作者，也可以通过邮件、微信、电话或走访的形式，时时交流。报告初步汇总后,首先进行格式审查,同时将报告技术内容发副总工程师进行审核,航天GF报告联络员与副总工程师交流意见后,召开报告点评会,统一进行问题答复,现场解决形式和内容上的问题,当场修改。对问题严重的报告,定好修改稿的最终完成时间。由于这种情况通常涉及到技术内容上的问题,因而主要由副总工程师负责。

三是后期上报，及时评审、严管手续上报流程。报告上报统一登记后,涉及到打印、保密审查和出所手续办理等环节时,严格按照流程设计统一打印、统一办理保密审核,统一进行盖章和上报。避免报告作者各自为战,分头跑手续,既造成时间上的延误,也引起管理上不必要的麻烦。

为加强报告管理工作,在条件允许的情况下还要进行报告写作培训,对报告管理的流程、计划安排、内容格式上等要求进行宣贯,加强作者对相关编写软件使用的操作,强化报告的点评工作。对报告加大奖惩力度,对优秀的报告给予相应的奖金鼓励,而对差的报告加大批评力度,直至取消其编写资格,建议后续型号项目不采纳其参与报告编写等。

4．总结评估，重视反馈

一是全方位进行信息反馈，重视信息反馈作用。无论是报告作者还是报告管理人员,都需要认真接手工作,完成任务。造成报告管理工作拖延或出现问题时,应从客观和主观2个方面进行考虑:客观上主要是计划安排是否合理、报告作者是否遇到紧急任务或太忙而无法顾及等情况,主观上则主要看是否存在对国防科技报告认识不清、态度上不重视,认为报告写的再好不如型号干的好等原因。针对不同原因进行解决,只有加强同报告编写者的沟通,充分了解可能造成报告延误或出现质量问题的原因,重视作者信息反馈,协调好各方关系才能使管理工作顺利的开展。

二是重视报告的评价机制。对于好的经验管理措施,经过实践检验能充分提高管理效率和质量,提升报告内容水平的应予以保留发扬,如报告点评会和评审会可以实现以评促建,以评促改。评价会上可以将各种矛盾和问题集中暴露出来,大家共同协商共同解决,也可以就某些事项达成统一意见,合理安排计划和进度。评价会可以暴露各自的优缺点,好的作者受到褒奖和激励,将优秀的做法传播下去,写的不好的作者受到启发和鼓励,得到解决问题的帮助,刺激其主动改进和要求进步。评价的基础是立足科学的管理条例和规章制度,如报告格式就由写作规范条例给予指导,而内容评价则由经验丰富的老专家给予把关,后期制定相应的内容评定标准,客观地给予其评分,以推进报告评价的标准化。

三是重视管理手段的多样化和软件的使用。管理应是全方位的,只有加强与作者本人的沟通才能尽早发现问题、解决问题。邮件、微信、短信和电话是必不可少的手段,点评会和评审会也是重要的场合,只有深入了解作者需求,才能给予作者更好的解决问题方法。同时,报告的管理也应加强对软件的使用,现在信息化、网络化和数字化是发展的大趋势,报告管理工作应充分采用信息化的手段,如采用Project项目管理软件进行计划和节点安排、开发基层航天GF报告稿件管理系统进行稿件的自动化录入和管理、设计格式自动检测软件进行报告格式地自动检测等都是提高工作效率的手段,也是提升报告管理质量和效率、提高报告内容质量的便利途径。加大信息技术的因素、进一步弱化人的影响因素将是更科学合理管理报告的重要选项。管理的工作是人、机制和技术的融合,应充分发挥各自的作用,使得管理工作更上一个台阶。

PDCA的核心在于不断分析现状、提出问题、确定目标、制定计划、实施计划、检查效果、理出思路和总结经验,它涵盖4个阶段8个步骤,通过不断地循环往复实现效率的提升和质量的提高。实践证明,PDCA循环确保了报告管理工作的连续性和有效性,实现了报告管理环节的无缝连接,提高了报告管理工作的效率和质量,它使报告管理工作中的人、机制和技术呈现有机结合,充分调动各方积极因素,在协调的基础上做到了科学工作程序的使能。▲ （朱天宜 编辑）