图纸档案整理不宜“削足适履”

王秀琴

削足适履出自西汉·刘安《淮南子·说林训》：“骨肉相爱，谗贼间之，而父子相危。夫所以养而害所养，譬犹削足而适履，杀头而便冠。”意思是说，因为鞋小脚大，就把脚削去一块来凑合鞋的大小。指人做事机械，生搬硬套，不知变通。档案整理也是如此，档案整理只有按照国家的标准、根据档案的实际情况来灵活掌握，才能做到既符合国家的要求、又保持档案的基本原貌，最大限度地保护档案的完整和安全。

比如在图纸档案的整理中，经常会遇到图纸未按标准要求折叠归档的情况，特别是归档的图纸大，装不进标准的档案盒里，有些单位会不顾档案的破坏和受损，把图纸按标准尺寸重新折叠装盒。虽说这样做符合档案整理的标准和要求，本无可厚非，但笔者认为这样做偏离了档案整理工作的初衷。如果把图纸比作“足”，档案盒比作“履”，在整理图纸档案的时候，不宜“削足适履”。

图纸档案通常有设计图、施工图、竣工图等，这些图纸一般由设计单位制出，交档案室归档时也已折叠好。按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》，图纸在归档前应按《机械制图复制图的折叠方法》折叠成标题栏外露的A4幅面手风琴式。而现实情况是，大部分设计单位出的图纸都没有按照标准式样来折叠，这就给图纸归档后的整理带来了很多麻烦。

归档图纸折叠不规范，大致有以下几种情况：一是基本按标准要求折叠，只是幅面比A4略大。二是基本按标准要求折叠，只是幅面比A4略小。三是幅面基本按标准要求折叠，但未折成手风琴式。四是完全未按标准要求折叠。针对这些折叠不规范的图纸整理，笔者认为不能“削足适履”，而要尽量从保护档案和方便利用档案的角度出发来整理档案。下面就几种具体情况阐述一下笔者的整理建议：

一、基本按标准要求折叠，只是幅面比A4略大的图纸。这类图纸的整理，有些单位是把图纸重新按A4幅面来折叠，笔者认为从各种角度考虑，都不可取。首先，重新折叠图纸会在图纸上产生新的折痕，众所周知，图纸折痕的地方极易掉色，时间长了，折痕地方的线条、文字都会模糊不清，而且容易烂掉，这不利于图纸的保护和长久保存；其次，重新折叠后，原来一套图纸厚度就增加了很多，而且不如原先整齐，甚至有些重新折叠后的一套图纸不能装入一个档案盒里，这样，又破坏了档案的相对完整性和成套性；最后，重新折叠也大大增加了档案人员的工作量，影响档案整理工作的进展。笔者建议遇到此类情况时不要去“削足（图纸）适履（档案盒）”，而要按图纸的实际尺寸来订制合适尺寸的档案盒来装图纸档案。

二、基本按标准要求折叠，只是幅面比A4略小的图纸。同样道理，遇到这种情况，不用再重新折叠，直接装入档案盒即可，这是对图纸最大的保护。

三、幅面基本按标准要求折叠，但未折成手风琴式的图纸。这种情况，笔者建议按图纸的折痕把图纸重新折成标题栏外露的手风琴式即可装入档案盒。

四、完全未按标准要求折叠的图纸。这种情况要按原图纸的折痕，使标题栏外露，按手风琴式折叠，再装入按折叠后图纸实际尺寸订制的档案盒里。

档案整理工作的原则是充分利用原有整理基础，其最终目的是便于保管和利用。档案整理工作的重点应放在分类和检索工具的编制，以便于档案的查找和利用，去除归档材料上不利于档案长久保管的金属物、塑料、微生物等，以便于档案的长久保管，而不应花费大量时间和精力在苛求档案本身的大小上，况且这种“过度”整理本身也是对档案的一种损害。

从造成这种问题的根源来讲，是设计单位未按国家的标准要求折叠图纸，由于设计单位自身的工作缺位给档案整理带来了不必要的麻烦，这正如文书处理或业务部门用了不符合档案归档要求的书写材料而造成的文件材料归档后需要重新复制等问题，都是档案部门为档案的规范和长久保管而采取的补救措施，这些都属档案归档前质量控制范畴，如果宣传到位，措施得当，这些问题是完全可以避免的。笔者呼吁档案部门要做好宣传，提前介入，明确归档材料的相关要求，对折叠不符合标准的尽量要求制图单位重新出图归档，按图纸实际尺寸订制档案盒也是不得已的补救措施，不宜过多使用；各部门、各单位也要按国家相关要求做好归档材料的前端控制，在项目开始时，产生材料的各部门都要严格按要求做好各自的本职工作，让归档材料更加标准和规范，不再让档案部门做二次补救工作，这才是对档案的最大保护。

（作者单位：平顶山市疾病预防控制中心 来稿日期：2016-12-06）

3 结论

本文仅以PDCA在市级档案部门安全评估中的应用为例说明PDCA循环法使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平。基層档案部门也可以应用PDCA循环法，提升基层档案工作安全保障能力。

*本文系河南省档案局科技项目“PDCA循环法在市级档案馆安全评估中的应用研究” （项目编号：2014-R-11）研究成果之一。