对“档案是由文件转化而来”的思辨

摘 要：“直接形成论”难以证明档案不是转化而来，档案是由“各种记录”转化而来的；各种记录转化为档案的环节是归档，转化中的“人”是档案工作者，归档中的人为因素与“唯心主义的认识”观无关；归档保存的档案是一个整体。

关键词：档案；文件；转化；直接形成；思辨

刘东斌先生在《档案直接形成论》一书中多处否定“档案是由文件转化而来”的提法，如在第九章“收文不是档案”中指出：“强调档案是直接形成的，就意味着否定‘档案是由文件转化而来的观点，也就是说档案不是‘转化而来的。”（242页）在第十章“档案与文件的关系”中又讲道：“从档案与文件的起源时间上看，档案的起源时间要早于文件的起源时间。这可以从档案与文件起源的动因上得到答案。”“很显然是档案形成在前，档案根本就不存在有前身的问题，也根本不存在文件这个前身。”（281页）

对于“档案是由文件转化而来”的观点，笔者虽然并非完全赞同，但却与刘先生的认识也不尽一致。本文专就此问题作一辨析。

1 “直接形成论”难以证明档案不是转化而来的

1.1 从档案的源头上看难以证明档案不是转化而来的。《档案直接形成论》认为“档案不是由文件转化而来的”，“档案是直接形成的”。在第六章“档案的直接形成历程”中讲道：“档案之意先于文件，可以从‘结绳记事、‘刻木为契等档案起源时的原始档案中看出端倪。档案起源的动因只是为了满足人们记忆的需要，人们发明‘结绳、‘刻契等原始记事方法，其记事的主要目的在于帮助人们记忆，起到记事备忘的作用。它只有档案的记忆作用，而没有文件的管理办事功用。”（146页）

如单从这段文字来看，确实像笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作——〈档案直接形成论〉读后感（之一）》（刊于《档案管理》2016年第6期）中讲的：如果顺着刘先生的思路来理解其结果，那么从人类产生档案的源头上来论述“档案形成在前”的观点似乎还是有些道理的。但这些相对来说看似有点儿站得住脚的认识，其实存在的疑问也是非常明显的。因为人们很自然地会想到此时在人们的认识领域中还没有“档案”一说，那又如何能如此顺利地将“结绳记事”和“刻木为契”等就称为“档案”了呢？毕竟从这些被刘先生称为档案的记录的出现，距人们认识到“档案”的产生还差着几千年的时间哩，怎么就能直接说这些是档案了呢？是拿人们后来的认识去套指的吗？那不又具有了人为的因素吗？

1.2 自“档案”概念出现以后形成的档案更难说明档案不是转化而来的。《辞海（第六版缩印本）》对“文件”的定义是：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人们记录、固定、传递和贮存信息的一种工具。”[1]就我们当前认识的档案而言，其前身“文件”的草稿、修改稿直至定稿和签发中的大部分原始记录，在其形成之初早已并不是为了记忆的需要，因为谁也无法理解人们为了要留下记忆而去形成一个文件。那么为何这些就可以直接称其为档案呢？它们还只是具有记忆功能吗？随着社会的发展显然已经讲不通了。而刘先生却认为：“‘文件从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而，必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说‘文件是从其形成之初开始着原始记录的，但是，这个‘文件记录的‘原始记录，并不是那个具有现行效用的‘文件。记录这个‘文件形成的全部过程的是档案，而不是‘文件。”（151页）然而，事实上我们形成文件的目的就是为了实施某项工作，而此项工作又是需要在一定的区域范围、有众多的部门或人员参加，为了统一号令（如完成的标准、时间等）才会需要发出一个文件。所以，从草稿的产生直到文件的发出和督促执行，均是为了围绕完成某一项特定的工作而实施的行为，而并不是为了记忆。刘先生还说：“所以说，几乎所有的文件自形成之时起就被一切组织或个人所‘保存贮藏。”（23页）事实上，“几乎所有的文件自形成之时起”就是为了被执行和应用，而并非保存和贮藏。那我们现时还能认为这些“文件的初稿、修改稿直至定稿、签发”是为了记忆的需要而形成的吗？如果不是，那么怎能直接称其为档案呢？显然不能！它们只能被称为该文件的原稿，只有当它与其对应的一份（有的归档两份）文件被归档保存起来以后，才成了这件档案整体的一个组成部分（关于这一点在本文第四点中会具体论述）。

1.3 档案不仅仅是由“文件”转化而来的。刘先生认为：“事实上档案不是文件的转化物，笼统地讲档案是从文件转化而来的，把文件与档案的关系按前后、按阶段区分是很不科学的，也不符合客观实际，并没有反映出档案与文件的客观真实面貌。”（50页）

筆者认为，档案确实不只是由文件转化而来的，但笼统地讲“档案不是文件的转化物”同样也是不科学的。因为事实上档案的主体确实是由文件转化而来的，只是“档案不仅仅是由‘文件转化而来的”，因为除了文件之外，一切我们曾经试图用“大文件”观或是“不断地加括号专门注明包括某某”等所要解决问题的对象，均有可能转化为档案。原因是随着档案工作实践的深入，档案虽然仍然没有脱离由各种记录转化而形成的实质，但已经不仅仅是由“文件”转化而来的了。转化为档案的记录即档案的前身可以有很多，如大量的文件转化为文书档案，而还有大量的不是文件也转化为了档案，如，大量的会计账簿、会计凭证等算不得文件的转化成了会计档案；大量的照片转化成了照片档案；更有甚者，随着“实物档案”这一概念的出现，这些转化为档案的前身显然也算不得文件。所以确切地说：档案的主体是由文件转化而来，但又不仅仅是由文件转化而来的。要说明这个问题，关键还是要找到档案的上位概念，即档案定义中的属概念。既然笔者在《论档案的定义及其本质属性——〈档案直接形成论〉读后感（之二）》一文（刊于《档案管理》2017年第1期）中采用了“记录”作为档案的属概念，那为了论述方便起见，本文在以下论述中就采用“档案是由各种记录转化而来的”说法。

2 各种记录转化为档案的环节

《档案直接形成论》在第四章“档案的形成观”中指出：“将‘归档作为有意识形成档案的先决条件，是把现代档案工作制度强加给档案本身的，是把对这一事物的要求强加给另一事物。……既然‘归档属于管理活动，作为管理对象的档案就必然先于‘归档之前就存在，而后才能产生相应的管理活动。怎能够把‘归档作为有意识形成档案的必备条件呢？”（90页）“按照‘归档是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案。既然接收的不是档案也就不能称之为档案接收工作了，这显然与档案的收集工作相矛盾。”（91页）“‘立卷归档、‘集中保存、‘鉴定、‘整理等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）在“档案与档案工作的关系”中又指出：“档案不等于是‘归档的文件，档案在‘归档前就是档案了。”（328页）

其实由于“‘归档保存能够把档案与其他事物从根本上区别开来，是档案之所以为档案的‘最低限度”， [2]所以，归档环节便成了档案与各种记录的分水岭。至于“按照‘归档是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案”（91页）的问题，那就更好解释了，因为档案室就是在做归档工作，收集的是列入归档范围的各种记录，这是因为目前没有真正实行文书处理部门立卷归档制度，实际是由档案室代行整理归档工作而出现的现象。至于档案的收集（接收）工作是针对档案馆而言的。于是笔者还是愿意回到我国早先的档案学理论认识上去，认为归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档，而且只有将这一环节产生的因素作为档案的本质属性，才能有效地将档案与“记录”中的其他下位概念明确地加以区别。

3 各种记录转化为档案中的“人”

刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“那么什么是‘有一定保存价值呢？只能人为地规定。怎么判定‘有一定保存价值呢？只有通过档案工作者的鉴定来实现。”“那些被判定没有保存价值的，不一定就没有保存价值，而那些被判定‘有一定保存价值的，也不一定就有保存价值。有没有保存价值不是形成档案的必要条件。”（312页）“档案的产生不仅与档案工作没有关系，与档案工作的主体——档案工作者也没有关系。”（323页）

在刘先生以上的论述中涉及两个方面的问题：一是“有没有保存价值不是形成档案的必要条件”；二是档案的形成不应当掺入人为的因素。就第一个问题而言，笔者实在想不出为什么没有保存价值的还具有要作为档案保存下来的理由。也许这里的问题是在于刘先生混淆了档案的“产生”和“形成”这两个概念，刘先生在书中所述档案的原始记录性时，更多是用了“形成”一词，但笔者认为此时这些被称为档案的应当是“产生”而非“形成”。 “产生”与“形成”尽管有着诸多的联系，但毕竟还是存在着一定的区别：“产生”是某一事物的原始性出现，是其展示给外部的基本“特征”，如人的长相特征为高矮、胖瘦等，属于客观存在的范畴；而“形成”则是对某一事物的人为性过程，是该事物内在的经由人们认识提炼所赋予的“属性”，如性格上的内向、外向等。如果我们将“档案的原始记录性”作为这些记录的“产生”的话，那么刘先生的观点就可以得以成立，因为确实不管这些记录有没有保存价值，它都是实实在在地产生了。但当我们要将这些记录形成档案的话，如果没有什么保存价值那为何还要将其作为档案保存下来呢？至于第二个方面的问题，笔者将在后面专门予以表述。

3.1 各种记录转化为档案必定具有人为的因素。刘先生指出：“而‘备以查考性说、‘归档保存性说、‘三属性的交集说、‘结构性说、‘鉴定和整理说、‘内在有机联系性说等认识都是以档案整理后的所谓存在形式来探讨档案本质属性的，这些属性无不打上档案整理人外加的烙印，是档案整理人的人为规定造成的，是档案整理后的外在表象，显然不是档案的本质属性。”（75页）事实上，我们对于档案本质属性的认识是人的意识对档案这一客观存在物的总结、梳理、归纳，是人的认识对于客观存在反作用的结果，必然具有人为的因素。

3.2 决定各种记录转化为档案的人只能是档案工作者。刘先生指出：“首先，来看档案有意识形成过程中的起作用的‘人。如果这里的‘人是社会主体的‘人，那么，应该说上述有些认识还是正确的。但是，上述论述中说的‘人，其实并不是社会主体的‘人，而是‘档案人（档案整理、保管者或者说是档案工作者）”。（95页）在第十一章“档案与档案工作的关系”里又讲道：“然而，遗憾的是这里的‘人并不是社会主体的‘人，這里的‘人已经被偷换概念变成了档案‘人——档案工作者。‘档案的形成离不开主观能动性中的‘人是档案工作者而不是社会主体的‘人。”（326页）

其实，长期的档案工作实践证明，在记录转化为档案这一过程中起到决定作用的确实是档案工作者，也只能是档案工作者，因为这种现象是由于社会分工而确定的。如果我们顺着刘先生的思路，应当由“社会主体的‘人”来进行“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”才算“上述有些认识还是正确”的话，那请问如何才能让“社会主体的人”来有意识地形成档案呢？即便是就“文件的密级由起草或发文单位来确定”这一环节而言，也只有能够或有条件参与形成有可能进入档案保管的记录的部分社会人来实施。事实上，由于社会分工和专业知识的差异等诸多原因，所以终究不可能真正实现由“社会主体的人”来承担这项任务。

当然，这里除了社会分工的必然导致以外，还需要有一个社会赋予档案人权力的问题。其实档案人在“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”工作中的权力问题，在《档案直接形成论》97～98页中列举的若干法规文件，就说明了档案人的权力正是来自这些规定。依照我国有关法律、法规的规定，档案工作者不仅要承担收集、管理和提供利用档案的义务，同时也享有依法做好这些工作的权力。

3.3 归档中的人为因素与“唯心主义的认识”观无关。刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“三是在所谓的档案工作对档案的进一步产生有一定的能动作用下的‘文件可以通过档案工作来实现向档案的转化，……其实质就是档案工作者认定什么是档案什么不是档案。这显然就是主体产生客体的唯心主义的认识。”（324页）确实，这些档案工作、档案工作者与档案的“产生”（作为一种客观的自在物）确实没有关系，但与档案的“形成”（对客观事物的人为性过程）却存在着必然的决定性的关系。这一现象与“主体产生客体的唯心主义的认识”毫无关系。我们知道唯心主义与唯物主义的根本区别在于：唯心主义认为意识第一性，物质第二性，意识是世界的本原，先有意识，后有物质，意识决定物质；唯物主义则主张物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映。从这两者的本质区别中其实已经非常清楚地看到问题的实质，因为档案人是坚信“物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映”的。即各种记录是客观存在的自在物，而要真正成为人们意识领域的档案，则还需要档案人在其间发挥其主观能动作用。

4 归档保存的档案是一个整体

刘先生在否定档案是由文件转化而来的同时，强行把作为一个整体的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解为“档案”和“文件”两个部分。认为：“档案与文件有没有本质区别？肯定有本质区别。”（22页）“文件‘转化为档案，只是文件与定稿一同作为档案的统一体归档保存的，而不是文件转化成档案的。”（50页）并且指出：“‘发文文书档案的实体应该是文件的定稿，而非文件（发文）本身，也就是说从归档角度看应该归档的是文件的定稿，而不是文件。”（184页）又说：“由于时代的发展，档案变得越来越复杂，发文（文件）实际是定稿（档案）的副本，发文（文件）并不是‘直接形成的‘原始记录，发文（文件）与定稿同时归档保存，不过是现代印刷技术印刷条件下一种无奈的‘双轨制选择，这是在档案历史长河中特殊阶段中的一种特殊现象。”（236页）

其实笼统讲档案与文件有本质区别在一定的情况下是对的，如对于发出的大量不被作为档案保存的正式文本而言，它与档案确实是有着本质区别的。但我们如果由此而进一步将保存起来的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解為“档案”和“文件”两个部分，则完全是多此一举。

在现实中，往往是只有归档保存的一份文件正本才会被作为档案保存备查，而与其同时产生的若干份文件只在其完成了现行效用就完成了它的历史使命。在被刘先生称为档案的部分，其实如果没有作为文件正本的文件来印证也不能称其为档案的，原稿等只有有了正本才能证明其确实已经下发被作为办理公务的依据，而文件的正本也需要原稿等作为依据才有其权威性，两者是相互依赖、缺一不可的。光有原稿不行，因为不知道其是否最终发出被执行；而光有文件也不完整，当一旦需要追究事情原委时，没有原稿也是缺乏说服力的。

如果我们人为地将其割裂为两种事物，那是没有道理的，也是没有说服力的。其实对于这一点，刘先生也采用了“双轨制”一说予以肯定过，当讲到发文底稿与印发件之间的关系时，指出：“将发文底稿（或称定稿）与印发件（文件）一同归档，正好弥补了各自的缺陷。这时的印发件（文件）并不是‘转化为档案了，这正是纸质档案的‘双轨制现象。”（73页）

参考文献：

[1]夏征农，陈至立，主编.辞海（第六版缩印本）[M].上海.上海辞书出版社，2010：1977.

[2]严永官.论档案的定义及其本质属性[J].档案管理，2017（1）：4～7.

（作者单位：上海市奉贤区档案馆 来稿日期：2016-12-13）