新加坡国家档案馆网站信息服务建设策略及其启示

李江瑞　赵丽

摘 要：档案网站信息服务是档案馆面向社会实现其功能价值的重要平台。基于上海市档案馆网站的调研比较可以发现，新加坡档案馆网站建设的许多思路、原则和经验值得学习，如信息服务理念、信息服务手段等。梳理上海市和新加坡的档案馆信息服务建设状况、存在问题和服务理念，对我国众多国家档案馆网站的信息服务建设很有实践借鉴意义。

关键词：新加坡；档案网站；信息服务；策略

Abstract： The information service of archives website is an important platform for archives to realize its society functional value. Based on the investigation and comparison of Shanghai Municipal Archives website， we can find many ideas， principles and experiences of National Archives of Singapore website worth learning， such as information service concept and information retrieval service. It is of great practical significance for our numerous national archives to compare two websites on construction status， problems and service concepts.

Keywords： Singapore；Archives Website；Information Services；Strategy

网络时代，档案网站是档案馆发挥社会功能和实现信息价值的重要窗口，是开展信息服务的重要平台。新加坡国家档案馆（National Archives of Singapore，简称NAS）[1]成立于1968年，隶属于文化部。新加坡十分注重国家记录和历史记忆的保存，为了保存新加坡人珍贵的历史文化遗产，NAS在网站建设方面投入不菲，几十年积累下来形成了许多可资借鉴的建设思路、原则和经验。本文通过网络调研比較，分析NAS门户网站建设策略，以上海市档案馆（Shanghai Municipal Archives，简称SMA）[2]门户网站为参照对象，对两大网站进行全面的搜索和浏览，对网站信息服务功能进行系统的调查和分析，力求找出两者的差异，得出较为客观的调查结论，总结对我国档案馆网站建设的启示。

档案网站信息服务，即档案部门通过网络站点这一媒介采用多种手段向信息利用者传输政府公开信息或档案信息，开发信息资源，最大限度地满足公众的政府信息知情权和档案信息利用需求，实现档案信息资源的价值。总体来看，SMA门户网站和NAS门户网站各具特色，SMA网站大气磅礴，充满大都市的现代气息，布局严整规范，给人以舒适感；NAS网站色彩清新，活泼自在，生意盎然。单从表面来看两个网站，均表现为内容丰富，信息服务功能全面。但是，经过综合考察并对两大网站进行去粗取精、由表及里的调研分析之后，档案信息服务功能的深层差异愈发凸显，如表1：

通过表1我们可以看出，两个档案馆网站信息服务功能各有千秋，SMA网站在信息服务手段方面占优，信息检索工具种类多于新加坡，但是在信息服务理念方面，NAS网站明显走在上海市的前面，新加坡档案网站注重信息服务理念的宣传，服务周到、贴心、务实，并注重信息服务的集成。下面将对这些差异做具体深入的比较分析。

1 我国档案网站信息服务功能

作为我国发达省市档案馆的代表，SMA档案馆网站鲜明地体现着我国特色。我国档案事业采用的是“局馆合一”的管理体制，同时担负档案行政管理和档案业务管理的职能，这体现在档案网站信息服务功能上的特点是，档案网站一方面发挥档案馆作为文化事业机构的档案信息服务功能，提供档案信息网上检索、举办网上展览等，同时作为政府机构之一的档案局还担负起了政府信息公开和已公开现行文件查询的行政职能，这在新加坡档案网站上是不可能出现的，这是我国档案网站的一大特色，而且我国的法规也赋予了档案部门这种权力，《中华人民共和国政府信息公开条例》（2006年4月5日颁布，2008年5月1日实施）第十六条规定，各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。因此，我们可以很明显地发现，在我国的档案网站中一个很鲜明的信息服务功能就是政府公开信息查询和已公开现行文件的查询，SMA网站的政府公开信息查询系统强大易用，可以按照政府行政机构分类进行浏览检索，检索目录层次高达8级，分为市级机关和区县级机关两大类，可以直接下载阅读全文。同时，为了使市民更加迅速快捷地搜索到所需信息，SMA网站还推出了“政府公开信息实用类目分类体系查询”，本分类体系区别于现有的单一按照政府部门职能对信息进行分类的方法，而是以政府部门的职能分工为基础，以市民日常生活中经常会遇到的有关信息查询问题为切入点，构建了一个以使用方便为主要特点的政府公开信息类目查询系统。比如，类目累击率排名前十的分别是户籍、档案事业、房屋拆迁、劳动关系、养老保险、工程建设管理、政策法规、知识产权、基础教育和国有资产管理，用户可以直接点击相关项目进行查询，通过网站的网络民调的结果来看，大部分人认为利用“政府公开信息实用类目分类体系”来查询政府公开信息十分必要，实际操作便利，分类设置科学。

此外，SMA网站还提供已公开现行文件查询服务，包括全国人民代表大会常务委员会、国务院和上海市各职能机构的已公开现行文件查询，并提供全文查询下载服务，方便易用。这些都是NAS网站上看不到的，这便是我国档案网站特有的一种信息服务功能。SMA不仅是一个文化事业机构，同时还担负着社会公众政府信息知情权的保障和服务工作。

2 新加坡网站信息服务理念

2.1 以人为本的亲民理念。与SMA网站相比，NAS网站除了公布到档案馆参观访问的地址和联系方式，还公布了最近的地铁站、公交车服务线路甚至最近的停车地点，真是详尽周到。NAS的联系方式更是具体，粗略统计了一下，NAS网站中公布了不下四个电子邮箱、七个电话号码和两个传真，从这些联系方式中我们可以发现NAS网站信息服务分工明确，有网站方案、活动或改进提高反馈意见的联系方式，有一般馆藏询问的联系方式（免费），流动展览的联系方式，预订档案馆出版物的联系方式，甚至还有公众如果在访问NAS离开后发现个人财物遗失的联系方式，考虑周到贴心，“档案网站信息服务平台基于用户需求为中心提供信息服务，必然要围绕用户满意的视角设计服务的模式和架构” [3]。而与之相比，SMA只给出了一个生硬的表格，极其简略地介绍SMA的地址和唯一的公开联系方式，其中差距，不言自明。要充分分析影响用户满意度的网络平台服务要素，以期通过合理的优化控制为改进和完善相关服务提供建议。

2.2 创意十足的宣传理念。毫无疑问，中新档案信息服务的最终目标都是为了服务公众，促进社会进步和发展。但是新加坡的高明之处在于善于宣传自己的档案信息服务理念，打造一种绿色和亲民的服务形象，并让这种理念深入人心，走进公众，这种理念宣传在NAS网站上随处可见。例如，NAS在网站显眼位置高调亮出自己的档案馆新标志，并做详尽介绍：整个标志象征着档案在这个信息时代的能动性作用，波浪式的特征说明NAS在国家档案事业中发挥领导作用，既是数字时代政府记录的保管者，又是民族共同记忆的知识库；而零落疏散的像素和正方形则象征着NAS对档案的积极利用，推动公众更好地理解和感受新加坡的历史和遗产，培养一个刚健自强、永恒持续的民族。

再比如，NAS推出了命名为a2O的档案信息一站式门户，这其中更是蕴含了一种崭新的服务理念，即a2O是对H2O的一个比喻，而H2O是生活中不可缺少的元素，所以跟人类需要水来生存一样，档案网站信息服务不是可有可无的，也是我们生活中不可缺少的组成部分，这种理念也是NAS网站信息服务的奋斗目标，即把a2O打造成公众生活的必需元素。更令人佩服的是NAS还精巧地对a2O进行形象宣传，包括图片和视频：一个刚刚开启的易拉罐，喷涌而出的是档案照片、录像带、录音带、缩微胶片、文物、纸质文件，下方是一个标语——百分百纯遗产，您生活的新元素（100% Pure Heritage. The New Element in You）。视觉冲击强烈，很好地阐释了NAS将a2O打造成生活必需元素的网络信息服务理念。类似这样的灵感和创意，我们在SMA的网站上是看不到的，呈现在公众眼前的只是一个布局規整、按部就班的档案网站，欠缺文化理念的宣传，文化吸引力不足，NAS的网站宣传实践值得中国档案网站深入思考和学习。

2.3 服务的集成理念。NAS注重档案网站信息服务的集成。NAS开发的a2O网上档案馆入口可以在线查阅NAS的档案资源宝库，获取新加坡文化遗产原始资源。a2O的最大特点就是对网站档案信息服务进行集成，该入口集成的服务项目包括8大数据库档案信息的在线检索服务、流动展览宣传及网上预订服务、NAS参观网上预定服务、重要网站衔接服务、馆藏精品档案网络展示和网上展览服务、电子商务照片服务、档案利用和法律知识普及服务、趣味服务等8项服务。用户只要登录a2O便可以在导航地图的指引下足不出户地享受NAS提供的各种信息服务，方便实用而又快捷迅速，堪称NAS信息服务的最大亮点。值得指出的是，a2O凭借着出色的信息服务理念不断获得国际大奖。2004年，NAS因为a2O的实施而赢得了斯德哥尔摩科技挑战赛[1]的“电子文化”类大奖。2005年7月，a2O作为新加坡的最佳“电子文化”被提名世界信息峰会大奖。

相比NAS的强大的网站集成功能，在SMA网站我们看到的是各种信息服务功能分散在网站的各个角落里，比如“网上查档”在网站的左上角，“网上展览”又分布在网站的右下角，全宗目录只有点击网站的英文版才能找到，各种功能不能呼应，各自为政，给利用者利用档案信息带来诸多不便。

3 新加坡档案网站信息服务手段

“档案网站的灵魂就是档案数据信息”[4]。SMA网站档案目录检索工具种类多样，包括：介绍性目录，如全宗指南（386个）、专题指南（15个）；查检性目录，包括分类目录、专题目录（15个）、工商登记索引；馆藏性目录，如全宗目录（英文）、案卷目录、卷内文件目录、全引目录，等等，虽然多样的检索工具可以实现多样化的检索途径，但同时也需要用户具备一定的专业检索知识，辨别最有效的检索工具，因而也带来了困扰。用户利用率不高。

NAS网站档案目录检索工具没有SMA网站这么多的种类，没有全宗指南、专题指南，没有全宗目录和专题目录，也没有浏览检索和专题检索的入口，NAS提供的只是单一的经过整合的八大数据库组成的检索总库[5]，这八大数据库具体指政府档案信息数据库GRID、演讲文本自动检索系统STARS、私人档案信息系统PRISM、新加坡制图和建筑档案数据库CARDS、口述历史档案数据库CORD、新加坡图片档案库PICAS、新加坡影音档案库MISAS和新加坡海报数据库POSTERS。各个数据库都是基于网络的系统，各个系统都拥有强大的检索引擎，如CARDS检索引擎，在引擎中输入检索词进行检索可以得到检索地图的题名、描述、出版商、日期、比例、索取号等搜索结果，复制需要经过NAS的书面允许。同时，NAS适应电子政务数据及系统整合的趋势，对这8大数据库在网上进行了整合，使检索引擎更加强大，用户可以自由选择档案信息的载体进行组合检索，比如可以同时检索同一主题下的纸质档案、照片和影音档案。

显然，NAS网上查档的优势在于8大数据库的整合，其实质是一种主题法的目录组织和检索形式，即通过输入检索主题对全库进行检索，而SMA则是一种分类法为主的目录组织和检索形式，我国档案编目受目录学的影响，多年来一直采用分类法，事实证明分类法和主题法各有长短，没有孰优孰劣，不能把两者对立起来。分类法的基本原则是知识的系统性，它从事物之间的关系出发，可以满足各种程度的族性检索，但在满足专指性检索要求方面的能力却不理想；“主题法的基本原则是知识的特指性，它从事物本身出发，集中了用不同观点、不同方法研究该事物的一切文献资料，因而有利于按特性进行检索，但用同样方法和观点研究不同对象的资料却被分开了”[6]。可见，两种方法的优缺点是互补的。目前的文献工作者越来越感到，要建立一个高功能的检索体系，应该寻求两者的结合而不是两者的对立，合则双美，离则两伤。但是“合”不能代表同时编制两套目录，这是不现实的，工作量巨大，内容多有重复。目前学界的普遍观点是确定一种目录为主导目录，同时采用辅助目录加以补充，以弥补主导目录本身的不足。显然，SMA由于存在专题目录等较合理的目录体系，一定程度地弥补了分类法目录的不足，虽然这离真正的分类法还有一定的距离。

4 结语

就像当年WTO官员在调查完上海后定下“中国是发达国家”的错误结论一样，一个上海当然不能代表全中国，何况SMA网站的信息服务工作要改进的地方还不少，我国其他地区的档案网站要做的工作则更多。新加坡档案网站建设的诸多原则、思路和经验值得我们学习。“互联网+”形势下，我国档案馆需优化信息服务策略，更好地服务于公众、满足公众需求，才能实现新形势下的功能转型，发挥档案信息资源的信息知识价值。

2.5 被引次数最多的论文的分析。对被引论文进行统计，可分析出《管理》所刊文章中最有影响力的论文，被引5次及以上的27篇论文列于表7，共被引頻次193。从地区看，27名第一作者11位来自河南，7位来自江浙沪，3位来自京津地区，其余的来自湖北、福建、广东、海南等，说明高影响力的作者区域集中度较高；从研究主题看，关于“档案网站建设”“档案信息（化）”的研究比较集中，作者的研究方向较为固定；从研究方法看，实证、综述研究较多，这也是《管理》的特色栏目；从发表时间来看，主要集中在2005年～2010年，被引有16篇，2011年～2013年被引11篇，说明这三年中“档案信息化”“档案网站建设”的研究主题拉动了被引频次，在未来的一段时间内这类研究热点还将继续。

3 结语

本文运用文献计量的方法，基于引用论文和被引用论文的数据分析，从内部结构角度揭示了《管理》的学术影响力情况，印证了《管理》是一本对档案学和图书情报学学科具有较大影响力的权威学术期刊，进一步证明了《管理》的特色“调查报告”栏目对档案学领域研究的较强影响力和国内档案学专业实力较强的高校同行、知名专家对该刊的社会认可和积极关注与支持。

因数据收集、统计的工作量较大，本文仅研究了2010年～2015年《管理》被CNKI数据库核心期刊引用的情况，暂未统计被一般期刊、教材、专著、硕博士论文等引用的情况，另外，由于研究设计、数据计量、时间仓促等因素导致的疏漏，敬请各位同仁批评指正。

参考文献：

[1]新加坡国家档案馆门户网站的网址：http：//www.nhb.gov.sg/NAS/

[2]中国上海市档案馆门户网站的网址：http：//www.archives.sh.cn

[3]徐辛酉，魏扣，王毅.基于用户满意度的档案网络信息服务研究[J].档案学通讯.2015（2）：60～65.

[4]李秀凤.基于数字时代的档案网站建设反思[J]. 南阳师范学院学报，2009（2）：25～27.

[5]张妍妍.新加坡国家档案馆网站的服务功能[J].档案与建设.2015（9）：17～21.

[6]吴宝康.当代中国档案学论[M].北京：档案出版社，1988：188.

（作者单位：李江瑞，陕西科技大学档案馆；赵丽，上海市政总院 来稿日期：2016-12-19）