高校教务管理的流程再造与组织设计

刘玉莲 古梅

［摘要］学校的教学秩序需要维持，也需要不断地改革和建设，教务管理可以有效地推进这些工作。笔者根据多年的教务管理工作经验，对高校教务管理的流程再造与组织设计的理论、现状、问题及流程再造提出有针对性的建议：一是加强流程再造中组织任务的具体化；二是加强流程再造中人员的组织学习和创新能力；三是加强流程再造中的教材建设和师生管理建设，以期这些建议对高校日后的发展能够有一定的帮助。

［关键词］高校；教务管理；流程再造；组织设计

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.131

［中图分类号］G647.3 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

０ 引言

在人类的日常生活中，组织是一个很普遍的现象，其目标导向明确，结构有序，协调有意识，与外部环境之间的联系密切。高等教育管理组织，是围绕完成高等教育目标而成立的行政服务部门。高校教务管理的流程再造与组织设计，对高校管理的工作起到一定的作用。因此，本文进行了一些简要的分析，具体如下。

1 高校教务管理流程再造概述

高校教务管理流程再造的定义是将教务管理组织的工作流程做出重新思考和彻底翻新，敢于打破传统的管理思维模式，从根本上解决教务管理在降低成本、优化服务、提高工作效率等方面的问题，从而使高校能更好地适应当代信息化教学管理运营的环境。

高校管理者通过借鉴前人的管理思想和方法，再结合现代信息技术管理理论，把工作重点放在明确流程、优化流程、再造流程等方面来改善当前的教务管理。

2 高校教务管理流程的现状和问题

高校教务管理需遵循教学和管理规律，目前高校的教务管理流程是把不同的教学资源组织起来，重视并发挥人的积极性，通过分工合作的方式将教学管理制度、学科建设、教学计划方案安排实施等教学行政管理方面做出的改善。教务处和院系教务组织组成了教务管理体系，校长是“领头羊”，核心是教务处，各院系是维系日常管理和运行的组织成员。教务管理组织需根据党的教育方针和政策和学校教学活动的总体规划制订出合适的教学计划，教务管理具有的职责主要有以下5项。

（1）研究。研究探索教学和教务工作中存在的一系列问题。教改课题、改革方案的制定、教学改革成果的推广都应该以教育教学的规律和人才培养的目标为依据进行。

（2）参谋。对我国教育的政策、方针和发展动向做到及时的掌握，并做好收集国内外高校相关的教育信息和学习先进经验。

（3）行政。教学计划制定、教学任务的安排和落实、专业指导建设、教材建设与组织教学正常运行等行政事务都是以党和国家的相关政策方针、学校人才培养方案的要求为依据，来考评和监控教学的质量。

（4）服务。为教師和学生提供教学条件、育人环境等方面的高质量服务，对教师和学生的需求进行及时的了解，配合师生解决教育和学习过程中存在的难题。

（5）督导。督导需要全程监督检查学校的教学质量和评估学校教学活动的环节，对教学活动经验进行总结，整改其存在的问题，为教学质量的提高提供保障性的基础。

纵向来看，教务处是联络上级主管部门、校领导、各院系、全校师生之间的纽带，将各项的政策措施落实到实处，将师生对教学工作存在的意见和建议收集并整理，对师生不同的需求进行处理；经横向来看，院系平时的琐事和教学组织管理的安排，都和教务处的联系非常密切。教务处这一管理机构，需具备高的业务能力、较强的沟通能力，及时处理事务性的工作。所以，在高校教务管理机构的设置和人员配置是重点，需根据每个人的管理能力分配到合适的岗位上。

现阶段的教务机构设置的科室多，人员多，分工细，但下属院系的教务员少，

工作多压力大，难以完成任务，常常夜以继日的工作。相关部门亦没有明确的职责分工，使互相推诿的现象时有发生，主要表现在以下几个方面。

（1）太细的分工，机构臃肿。其工作是以自己部门的工作目标为中心，并没有对下属院系有全面的认识和了解，制定的规定不利于教学活动，导致管理部门和教务管理岗位之间的管理脱节，所得到信息也都是比较片面的。

（2）管理和结构的层次过多。不同部门和岗位之间的沟通存在着很大的难度，在传递内部信息的过程中会较为迟缓，一些重要的信息不能及时传达，导致教学事故的发生。

（3）教务管理者对自己部门的工作质量和效率加大要求，不对其部门的工作做沟通，导致工作过程中出现重叠、交叉、混乱的现象。

（4）本位主义严重，只关注自己部门的利益，忽略其他部门的利益，使集体的利益受到忽视和损害。

针对以上存在的种种现象，其主要原因不仅是组织设计，还因高校教务教学管理没有一个清晰的流程，使组织的工作质量受到严重的影响。

3 高校教务管理的流程再造成功的案例

以民办高校广州商学院为例，学校教务处设立专职的职能部门，如学籍科、考试科、教材科、成绩管理科、教学质量检查科、实践教学科、督导小组与人才培养方案制定小组，每个科室下面有各院系的教务员支撑，负责材料的收集。采取现代“无纸化”的办公模式，通过QQ软件、教务管理系统、网络办公等多样化的现代办公工具，及时的传达通知，业务沟通流畅，线上线下服务意识增强，从根本上改变了传统的工作方式，提高了工作效率。

4 对高校教务管理流程再造的建议

高校教务管理机构的组织设计需摒弃落后的“金字塔”式的管理结构，采取新“流程式”的管理结构，部门和教学环节涉及的流程由一个部门管理，各部门对自己的职能和业务全面负责，进行从头至尾的管理过程，实现部门设置的不重叠、业务的不交叉、深入基层服务，使学校上下层次的联系更加紧密、准确。

流程再造是将学校师资等进行很好的人力资源管理。想要设计出一个合理有效的组织结构，须要遵守分工合作、统一目标、精简流程的原则。只有遵照这些原则，才能重新设计教务的管理组织。

（1）促进流程再造中组织任务的具体化。首先，把任务分解成不同的小的具体工作任务，再使用时间轴将项目分解成单元，将工作单位的质量标准、具体任务、完成时间都进行明确规定。其次，将工作单元按照工作项目具体有哪些性质和要求分配给相关的工作人员，并明确规定由谁负责，完成的时间，信息和资料在谁的手里，完成以后交给谁等内容，对各个工作岗位的责任和职权都要有明确的要求，责任到人。

（2）加强流程再造人员的组织学习和创新能力。教务管理这项工作有很强的政策性和学术性，相关工作人员不光要熟练的掌握国家教育部门的政策、法规的本质和内涵，还要能够对教育教学规律灵活的运用。相关工作人员应将自己的综合能力不断地进行提高，比如说学习能力、判别能力及科学研究能力等，对新的知识和思想能够快速地接受并吸收。工作方法也需要不断地创新和引进，以提高工作效率。所以，对教务管理人员在知识结构、能力、素质方面都有了更高的要求。

（3）加强流程再造中的教材建设和师生管理建设。教材是体现学校教学内容和方法的知识载体，也是教学的基本工具。教材为师生在课堂上架起了“教”与“学”的知识桥梁，教材质量直接影响学校的教学质量。民办高校广州商学院金融学院一直很重视教材的建设，学院根据人才培养方案制订开课计划，专业教材建设计划、教材预定审核选用、师生学期末做教材质量评估等活动。比如“证券投资学”是金融学专业的专业课程，要求使用适合广州商学院应用型培养人才的目标、优先选用省（部）级或国家级规划精品教材和教育部推荐近3年出版的统编新教材。学院的教材由教研室主任把关，对学期教材质量评价结果差的教材将不再征订使用。学院查证征订教材的名称与版本、作者、书号、出版时间、出版社和教材类别是否正确；准确核对所订教材的使用专业、班级及人数，避免教材订错、订重、漏订等现象的发生。

5 结语

高校在发展的过程中，教务管理的流程再造发挥着极其重要的作用，一方面有利于教学秩序的维护，另一方面可以推动教学的改革，有效地促进高校的整体发展。高校的教务管理工作服务于全校的师生，对帮助师生尽可能的解决其需求和困难，发挥着不可替代的作用。但现阶段的高校教务管理工作还并不完善，这就需要校方领导给予高度的重视，将高校教务管理水平有效的提高，为广大的师生带来更多的帮助。

主要参考文献

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