基于公众需求的档案馆服务能力建设研究

冯春爽 韩雅倩

［摘要］目前，档案馆的服务能力同公众对档案的需求并不是对等的，存在一些差距。因此，对档案馆的服务能力进行研究以及探讨影响档案馆服务能力的一些因素，找到解决的方法，可以帮助提高档案馆的服务能力，减少档案馆的服务能力同公众对档案需求的差距，促使档案馆服务能力的提高，实现档案馆的价值。

［关键词］档案馆；服务能力；公众需求

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.108

［中图分类号］G273.5 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-01

截至目前，我国档案馆的服务能力同公众对档案的需求还存在一定的差距。从整体的角度看，档案馆的服务能力不单单受到档案信息资源的限制，还受到档案被公众利用需求的限制。从公众利用需求的角度来分析档案馆的服务能力，除了体现了“以人为本”的发展理念，还可以针对性地提出合理有效的提高档案馆服务能力的方法，帮助档案馆满足公众对档案利用的需求，最大程度上实现档案馆中档案的价值。

1 公众需求特征

公众档案信息需求的特征主要有三个，即层次性、多元化、个性化。

首先是层次性。档案的信息透明化公开化是满足公众档案利用需求的物质基础，满足档案馆信息检索系统的需求是技术方面的基础。公众只有通过信息检索系统进行检索才能找到自己所需要的档案文献信息。公众对档案信息传播服务的需求主要表现为高效性和便利性，即公众通常希望用最短的时间和最方便的行为来获得自身所需的档案文献。

其次是多元性。随着社会活动的不断增多，活动的领域渐渐变得广泛，档案利用主体也变得多元化，从而公众对档案的利用需求也渐渐往多元化方向发展。

最后是个性化。个性化的产生是公众趋向多样性所产生的结果。每个公众都是一个独立的个体，有着不同的思维及思考方式，喜好也各不相同，同時也具备不同的知识水平。从而，公众对档案的需求也呈现个性化特征。

2 影响档案馆服务能力的因素

2.1 档案信息资源的可获得性

档案信息资源的可获得性主要是指公众是否可以利用与自身需求匹配的档案馆中的档案文献信息的问题。公众在选择自己能够利用、选择的档案文献时，往往会采用与自己需求相符合的方式，通过符合程度来对自己利用的信息资源进行评价和选择。从某种方面上看，公众的档案利用需求是档案资源建设的一个重要的标准和风向标，档案资源的建设需要以公众对档案的利用需求为基础。由于很长一段时间内我国档案馆的管理模式都是传统的，并且档案利用意识较低，我国档案馆的档案资源建设都存在选择性偏好问题，反映党、反映政治的文献居多，而与民众自身利益有关联的档案则被限制，处于无序管理的状态。对于公众来说，其不能通过一般的方法来获得自己需要的档案信息，导致需求和供给不匹配。供需不匹配的现象阻碍了公众满足自身需要的愿望的实现，同时还造成档案馆中大量的档案文献积压。

2.2 档案信息资源利用的随时性

档案信息资源利用的随时性主要是指公众能否全天24小时通过相关的途径获得自身需求的档案文献。中央档案馆馆长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中提到要推出全天候的服务、一站式服务、电话查询、节假日查询等各种人性化服务。这些服务的提出得到了公众的推崇和好评。从中不难发现，各级别的档案馆在满足公众对档案利用的时间问题上做了很多的努力，然而到现在，全天候的档案信息的服务仅仅停留在提供政府有关决策信息上，并没有全面实现全天候服务，并没有建立起真正完整有利于公众实现自身需求的网站，也影响了档案馆的服务能力的实现。

2.3 档案信息资源的可接近性

档案信息资源的可接近性就是指公众能否把获得的档案信息进行利用的可能性。由于档案馆建设、管理存在一些问题，造成我国档案信息的资源很难互通互联，档案信息较为分散，然而公众却要求档案资源的集中度要很高。这便造成了在通常情况下，如果公众想要找到一个符合自己需求的档案文件，必须来回在不同档案馆之间奔走寻找。然而人们往往希望用最小的努力来完成自己所想要做的事情，因此，档案信息的分散化使公众对档案馆服务能力产生不满情绪，对档案利用的想法也会渐渐变少，最终的结果会影响到档案服务能力的实现。

3 解决档案利用问题的途径与方法

3.1 提供档案利用的全天候无障碍服务

档案馆要实现全天候无障碍的服务，需要分步建设。首先，档案馆可以开发更为人性化的检索服务，提供预约查档等；其次，利用相关的网络平台对服务方式进行全方面创新改革。

3.2 培育社会公众的档案意识

培育公众的档案意识可以促进档案馆服务能力的提升。要培养公众的档案意识主要从两方面进行：一方面是从不同方面培养档案公众的档案意识，档案不仅仅单纯地培养公众利用档案的意识，还要培养公众的档案保护意识及法律意识等，让公众明白保护档案的义务和责任；另一个方面是通过各种途径培养公众的档案意识，可以通过举办展览会、开设讲座等形式，让公众明白什么是档案，档案的作用，也可以利用媒体来进行宣传。

4 结语

当前，我国档案馆的服务能力同公众对档案的需求存在一定的差距。这影响了我国档案服务能力的提高。本文首先介绍了公众利用档案的需求，对这些需求进行分析，总结了需求的特征，然后通过现有的档案馆的管理模式，指出档案管理存在的问题，对服务能力缺乏的原因和影响因素进行了分析，最终给出了两个解决的方法，希望本文对业内或者有需要的人士提供参考和帮助。

主要参考文献

［1］丁雪琴.基于公众需求视角的档案馆服务能力可及性研究［J］.档案,2013(6).