加强会计电算化环境下事业单位会计档案管理

韩剑尔

（余姚市低塘街道办事处）

行政事业性单位电算化会计系统改变了传统的会计档案物质载体，使行政事业性单位会计所提供的档案信息以全新的面目出现，行政事业性单位会计档案的内部和外延都发生了深刻的变化。这一现象应引起行政事业单位会计人员和档案人员的高度重视，从而切实加本单位电算化会计档案管理变得极为重要。

一、电算化环境下会计档案管理的特点

（一）内容复杂下和领域拓展性

广义的电算化会计档案，是指存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者，即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

（二）环境依赖性与载体特殊性

电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

（三）信息共享性与数据易改性

电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

二、电算化环境下事业单位会计档案管理存在问题及原因分析

（一）存在问题

1.会计档案载体存在问题。由于电算化会计档案的理解偏差，导致了整个档案的信息不完整，成为现在大多数单位面临的会计电算化档案管理问题。在进行单位内部电脑做账的实践中，需要注意做账过程中信息的精确性，并以此来进行整体的认证分析。而这其中的决策、分析、预测等。在现代的管理中都极为缺乏，这样就容易造成信息编程上的差错。

2.会计载体本身性质带来的问题。在进行电算化会计档案管理过程中，针对操作系统的可利用性。单位内的软件版本管理更需要保证管理的安全性。而对于软件的升级版本，也需要进行数据的适用性调整。而在计算机的病毒防御上，还需要对其入侵的形式进行防护，这样在资料管理上，需要对整体管理进行全面分析，采取防火墙的形式进行保护，以便进一步确保其安全性。在应对单位的受控条件过程中，根据纸质档案内的相关保存期限，进行保存档案拟定，进而保证整体储存备份的使用效果。

3.会计制度管理不完善。有的事业单位会计档案的管理制度还没有形成一套完整的体系。从现在电算化档案管理形式来看，如何做出准确的规定以及有效地处理措施，是现在档案管理所呈现出来的主要问题。这一问题导致一些单位进行电算化档案管理中无法进行有效的处理。电算化会计档案容易修改，且不会留下痕迹，所以信息中更容易存在一些潜在的入侵、修改、复制以及伪造等事件，对违法乱纪的行为手段也很难进行监测。

4.缺乏必要的计算机维护与网络安全维护人才。根据现在事业单位管理情况来看，主要缺乏的还是会计方面的人才，在这一类人才的培训过程中，通过操作财务软件对计算机硬件、软件和安全进行维护管理方面，需要进行一些专业职场认知，同时通过专业人员协助完成相应的操作。但在目前的电算化档案管理中，这一类的人才较为缺乏。

（二）原因分析

1.对会计电算化本身理解的偏差。在进行档案的信息化建设中，根据基础建设条件来进行财务和档案两方面的管理设备的建设，在兼顾多方面的应急处理设施上，应根据现有的系统运行来进行拟定，以确保系统符合标准。

2.尚未引起有关部门的重视。受到传统会计档案管理方式的影响，财会人员和单位领导对会计电算化档案的组成内容不甚了解，对电算化会计档案认识不清晰，缺乏管理电算化会计档案的管理经验，只是将打印出的纸质档案进行保存，对电子档案资料不重视，未对电子档案进行备份和及时归档，使得会计档案不安全也不完整。

3.缺乏明确的规章制度。根据相关的财政法律来制定有效的规章制度，通过健全单位内的会计管理体系来辅助档案信息管理。建立电算化会计档案管理，制定定期的备份管理制度，在按照AB备份形式进行系统内文件的备份中，建立电算化会计档案的保管制度，定期进行纸质档案的打印，对会计档案的保管人员的管理按照《会计档案管理办法》中的规定来进行管理。建立健全的档案分权管理制度，定期进行复制查阅，做好利用登记，同时做好会计档案的移交、销毁制度。

4.缺乏现代化的会计档案管理人才。操作人员的素质是保证财务管理安全有效的根本所在，如果在职人员中存在一个安全隐患，那么就会存在很大的威胁，所以定期对财务人员进行考核，保证内部人员的结构合理。伴随着计算机技术的不断发展，事业单位中进行电算化进行会计档案管理已经成为趋势，但是还存在很多不合理的地方，需要我们去研究和开发，我相信不久的将来，电算化档案管理工作将会更好地促进我们现代事业单位的发展。

三、加强电算化环境下事业单位会计档案管理

（一）强化档案意识

领导重视是做好档案工作的关键，要得到领导的重视与支持，在实际的工作中首先就是要做到爱岗敬业，从而给领导留下深刻的印象。其次是要加强请示和汇报，从而使得领导更加关注和支持档案工作。再次就是要树立全局意识，围绕中心主动提供高质量的档案服务。

（二）健全会计档案管理制度

根据档案和会计工作法律法规特别是《会计档案管理办法》，结合单位实际，建立健全会计档案管理制度，明确管理职责，使事业单位会计档案管理制度化规范化。

（三）实现会计档案管理信息化

加大对会计档案现代化管理硬件与软件建设的投入，对存量纸质会计档案进行数字化，增量会计档案实现电子化归档，实现会计档案信息化、网络化管理。

（四）提高会计档案人员素质

不断加强学习培训，增强档案人员的政治理论和政策法规水平以及专业化水平，以适应事业单位电算化会计档案管理的需要。