对“五水共治”过程中的档案管理工作的若干思考

柳红波

（杭州市富阳区环境保护局）

“五水共治”是浙江省推进新一轮改革发展的关键之策。“五水共治”工作过程中形成的档案（包括具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式和载体的历史记录），是全省“五水共治”工作的真实反映，是“五水共治”工作考核验收的重要凭证和项目建成后投入运行以及今后管理维护的重要依据，也是“五水共治”工作成果展示的第一手素材。“五水共治”档案工作是“五水共治”工作的重要组成部分，是记录省委、省政府这一重大战略举措，保障“五水共治”工作顺利进行的一项基础性工作。为此，作为“五水共治”重要参与方的政府部门更应强化责任意识，切实提高对做好“五水共治”档案工作重要性的认识，采取有效措施，确保“五水共治”全过程档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

一、齐抓共管，密切联合

加强对档案工作的集中统一管理，是“五水共治”项目工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统一领导，统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。在具体行动上，一是立足“早”字，早建机构、快速行动。做到早介入、早谋划、早部署，及时与区水利、区农办等“五水共治”牵头及责任单位沟通联系，落实人员负责“五水共治”开展过程中资料的归集建档工作。同时，深入“五水共治”一线开展走访调研，了解基层档案工作需求，及时调整工作方法，提升服务“五水共治”档案管理水平，为展示“五水共治”成果早做准备。二是立足“明”字，明确方向、善用资源。根据省领导关于要求做好“五水共治”全记录的指示精神，结合省、市“五水共治”建档工作要求，把“五水共治”与推进“五档共建”紧密结合，与开展党的群众路线教育实践活动有机结合，扎实开展“比实干、比服务”主题实践活动，在治水中转变作风，以“五水共治”新成果推动教育实践活动取得新成效。善用各方资源，形成工作合力，积极争取党委、政府的重视，依靠职能部门参与，发动各类媒体，调动民间力量，共同推进工作。三是立足“严”字，坚持标准、严格把关。严格按照档案收集整理标准，确保档案齐全完整，做到客观、真实、准确，实现有据可依，有档可查，能全方位全景式记录，声像齐全、图文并茂地反映“五水共治”全过程。档案业务指导人员积极对“五水共治”档案管理工作进行监督指导，适时开展检查，并将其纳入档案工作年度考核内容。对工作不到位，造成档案损毁、遗失或拒不移交的单位和个人，将依据有关规定进行处理。与此同时，建立档案室，设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成全部的档案管理网络。此外，还应完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

二、转变观念，超前管理

长期以来，我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识，没有很好地和有关部门主动联系，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。全省推出“五水共治”决策且实施后，我们意识到档案工作不是临时性工作，开始逐步转变观念。为确保档案工作服务中心、服务大局，不缺位、有作为，采取了一系列措施，区“五水共治”工作领导小组办公室与区档案局联合下发《关于做好“五水共治”档案工作的通知》，为落实区委提出的“最严格的责任制，最严厉的监管制，最严肃的问责制”做好档案工作的支撑，对“五水共治”项目工程档案进行超前管理。

（一）拓宽档案收集渠道

从实际情况看，“五水共治”项目工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广，内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽就可能遗漏。而有些“五水共治”小型项目工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构就解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们一反过去等人将档案送上门的做法，档案管理人员首先了解“五水共治”项目工程建设工作的具体操作程序和工作流程，以及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种档案材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法：

1.追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程，档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快，档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

2.分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。对于某些“五水共治”大型项目工程及某些跨年度的“五水共治”项目工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

3.强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，我们采用收取档案资料押金的做法。当一项“五水共治”项目工程报建后，施工单位先交—定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案材料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

（二）制定规范，及时归档整理

根据省治水办和省档案局制定的《“五水共治”文件材料归档范围和保管期限表》，我区转发了《省治水办、省档案局关于加强全省“五水共治”工作过程中档案管理的通知》，制定《“五水共治”文件材料归档范围和保管期限表》。根据这一文件精神，明确了档案分类大纲、保管期限、档号分类方法等，将“五水共治”工作过程中的档案共分为“五水共治”工作领导小组办公室形成的档案材料和各相关职能部门、项目责任单位形成的档案材料两部分，细分有4个属类，即文书档案大类、综合类、宣传类、督查类和业务管理类4个属类，以及治污水管理类、防洪水管理类、排涝水管理类、保供水管理类和抓节水管理类5个小类。并同时要求各单位树立“同步”意识和“积累”意识，从源头抓起，及时做好文件材料的收集归档和移交工作，做好电子文件归档和纸质档案数字化扫描和档案登记备份工作。要求县级以上重点建设项目的单位做好重点建设项目档案登记、备份和专项验收工作。在此基础上，我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》，严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件材料进行分类整理，立出预备案卷，可以装订成正规卷的，及时把它们装订成正规卷，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

三、强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平

“五水共治”项目工程档案具有“次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事“五水共治”项目工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利与环保工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。因此，为达到“五水共治”项目工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训，讲解“五水共治”项目工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于今后需归档的有保存价值的档案，并讲解具体的归档范围。同时，按照我们档案整理的要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，做了详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，在工作中更好地发挥，注意积累资料。这种培训使档案管理工作和工程同步进行，为今后的建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。

四、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好档案资料的收集、归档工作，积累贮存档案是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。“五水共治”项目工程档案的形成是“五水共治”工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给“五水共治”工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和“五水共治”工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们的“五水共治”事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理工作更上一层楼。