基于信息化的设备备件管理

王志军

[摘 要] 阐述企业在实施设备备件信息化管理过程中采取的步骤和方法，以及取得的成绩。

[关键词] 设备备件；信息化；费用管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 046

[中图分类号] F273 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0079- 02

多年来，齐齐哈尔装备公司设备备件费用管理一直采用以设备使用单位为主、部门监控为辅的管理模式，各设备使用单位为了从自身利益出发，经常超量储备备件，导致设备备件费用逐年增长，其增长幅度远远高于产量和设备原值的增长。为了扭转设备备件费用管理中设备使用单位各自为政、管理部门事后统计数据的被动局面，企业将SAP ERP信息系统引入设备备件管理，实现了设备备件费用的有效管控。

1 优化流程，开展信息化工作

1.1 做好蓝图设计

流程的设计，是信息系统流程开发成功的关键。公司以往也曾购买过备件管理软件，因适用性不强，软件使用寿命非常短。此次开发ERP信息系统，公司借鉴了以往的经验教训，调集基层设备管理人员、大维修调度员、备件采购人员、技术工艺、预算结算等所有与备件管理相关的专业骨干，组成ERP信息系统项目组，负责ERP信息系统的流程设计。由于工作人员都是从业10年以上的业务主管，设计的流程能够全方位地再现各种生产场景、保证了信息系统上线后的可操作性。

1.2 评估、优化备件管理环节

首先是评估流程，列出备件管理过程的所有环节，并进行逐一评估；其次简化操作流程，备件申请信息化管理，取消了纸质单据，使备件需求单位由原来挨个部门跑审批、给每个专业的备件采购人员报送计划，变为只需要在系统内提交一个申请，即可完成相关工作，方便快捷；第三，优化流程，实现科学管控。例如通过信息系统，可以了解在途备件已发生的费用，比财务部门更及时、更准确的预测费用发生情况；通过对库房领料的查询，随时了解费用消耗情况，杜绝备件管理漏洞；通过备件申请审批与实际消耗的对照，可以追溯所有违规现象，将备件、价格、供应商、更换周期等等信息公开，为设备运维成本管理提供科学依据。

2 固化流程，实施有效管控

2.1 制定管理标准、开展培训、组织检查与考核，固化管理流程

为了保证设备备件费用专业化管理的有效实施，企业完善了相关管理制度，规范了系统操作流程，先后下发了《设备系统费用管理办法》、《委托修理流程》、《规范设备系统ERP操作》等11个管理标准以及配套的流程文件，重新规范设备备件管理工作；同时，不断地总结ERP系统操作经验，组织培训与讲评、检查与考核。通过采取上述一系列措施，ERP信息系统对备件业务的管控能力由上线初期的30%提高到98.7%。

2.2 树立技术人员成本意识，实现费用的目标管理

将ERP信息系统内植入备件管理的三级审批流程（使用单位业务主管领导一级审批、专业技术人员二级审批、主管部门领导三级审批），是ERP信息系统实施备件管理的关键，强化了专业技术人员“设备部件以修为主”的成本意识，大大减少了设备在大修、维修、改造过程中零部件的更换数量。在信息系统中，每一项备件费用必须经过专业技术人员的确认，才能进入下一环节；对于为紧急抢修开通的绿色通道，也增加了费用发生后的统计、核对功能。每一个环节所发出的指令均可追溯，每个项目发生的费用额度都是透明的。这种成本管理的本质改变，提升了设备运维成本的管理水平。

3 深化信息管理，实现备件科学储备

企业设备备件管理经历了经验管理、成本管理和科学管控三个阶段。在2011年之前，采用的是以满足生产需求为目标的经验管理。为保证设备运行购置了大量备件，在有限的空间内备件储存越多，管理难度越大。备品备件重复提报、盲目储备、超量储备现象大量存在。2011年引入成本管理理念，将费用审批环节强制纳入备件采购流程中，没有通过费用审核的备件就无法采购。管理人员为了控制费用，甚至人为将一些备件降到零储备。虽然，这样在短期内设备备件费用控制效果非常显著，但是，经过一段时间的运行，发现设备故障经常因无备件而延长停台时间，反而降低了设备使用效率，对生产影响非常大。2013年，采用现代管理手段对设备备件实施了科学管控。以ERP信息系统备件的消耗周期为依据，帮助企业重新设计备件安全库存方案；以TPM设备故障监控数据为基础、以六西格玛预测分析结果为依据，帮助企业减少应急采购的频次，提高计划采购的合理性；以备件库房实施5S管理为要求，彻底整顿库房，制定备品备件库存定额，实现了设备备件科学合理储备，满足了成本控制和生产的需求。

4 利用信息资源，实现备件共享

企业利用信息系统，建设小型通用设备备件、昂贵备件资源共享平台。通过资源共享平台，生产单位可以随时查询设备备件的动态信息，有效利用这些信息，从而满足生产需求。2013年企业将设备维修业务进行了整合，成立了机电车间。机电车间将公司电动机等设备零部件进行了资源整合，实行统一管理，进一步避免了设备备件的重复购置，实现了资源的有效利用。

5 结 论

齐齐哈尔装备公司针对设备备件管理工作中计划、采购、验收、领用、消耗统计等环节，运用ERP企业资源计划系统，实现了设备备件管理与成本控制、预防维修相结合，经过四年多的实践，将管理要求和业务流程控制固化到软件中，避免人为的违规操作；利用系统提供的信息进行判断，技术上保证闭环操作、管理上杜绝手工传递纸质单据引发的漏洞，提高了工作效率；增加了管理控制指标，不仅规范了费用管理人员的操作行为，也为企业管理部门提供了管理控制手段，实现了设备备件费用的目标管理，同时有效地提高了设备预检预修质量。