数字化时代高校档案管理信息化建设探讨

钱 靖

湖北师范大学，湖北 黄石 435002

数字化时代高校档案管理信息化建设探讨

钱 靖*

湖北师范大学，湖北 黄石 435002

高校档案一般都是采取的纸质贮存的模式，随着信息化的不断发展。高校档案也要跟上时代的脚步，将高校档案信息化是高校完成数字化建设的重要目标。档案数字化以后能够节约储存空间，方便师生查询，管理起来也会更加简单。是高校档案工作发展的一大飞跃。

高校；档案信息化；数字化

一、高校档案信息化的重要性

(一)是高校档案工作发展的必然要求

档案对一个人的发展和深造是非常重要的。高校是培养人才的主要场所，也是宣传和弘扬文化的场所。高校档案部门不仅为学生保管着档案资料，更为学校保存着校史，是学校文化多年来的沉淀。随着科技的不断发展，高校的数字化建设也越来越完善。学校档案部门管理的档案也越来越多。将档案信息数字化可以减少档案部门工作人员的工作量，也便于在使用的时候查询。并且保存的年限也会延长，是高校档案工作发展的必然要求。

(二)档案工作人员提高业务能力的必然要求

数字化和信息化在社会的各个领域的运用越来越广泛，高校对档案信息的需求也不再像以前一样简单。这就要求档案管理员的能力必须进一步提高。档案管理员处理数据，分析数据的能力的提升，必须依赖于档案的信息化。传统的纸质档案管理起来非常不方便，已经无法满足学校和社会的要求。也影响着管理人员的办公模式。高校档案数字化，有利于档案工作人员提高自身的业务能力。

二、高校档案信息化目前处在的问题

(一)高校档案信息化需要大量的资金

在高校档案信息化建设的过程中，最主要的问题就是资金的不足。要将这么庞大的档案信息全部都输入电脑中，完成信息化，首先需要购买高配置的计算机、以及路由器、电子扫描仪等。还必须有可以供校园内部使用的局域网，并外接到互联网中。同时由于高校档案的保密新，还要对档案信息进行加密保护处理。这些项目都需要资金的投入。在信息化之后，由于电子产品的更新换代速度非常快，后期的维修、升级费用也是不容忽视的。

(二)信息化的任务繁重，且难以见效

要将档案信息化，也就是要将高校现有的案资源全部都转化为电子数据，这个工作量是庞大的。要通过扫描缩微等技术将档案馆的所有类型的资料都转化为电子文件存储在数据库中。并且还要将数据按照相关标准件进行规范处理。这样日后检索起来才会更加方便。在完成了数据的电子化后，还要设计用户系统，为需要访问档案的用户提供操作软件。由于档案的绝密性，还要对数据进行加密处理。对数据进行份，设置防火墙等多种措施都需要重新设置。这样的工作量是非常庞大的，在现在的科学技术水平下，可能需要数十年的时间才能完成档案的信息化建设。

(三)对建设队伍的要求高，需要专业人才

档案信息化工作不是所有人都能胜任的。首先需要对档案有一定了解的人，且其写作水平和综合素质都要非常优秀。其次工作人员要对计算机的操作非常熟练、必须是既对档案管理有了解，又会计算机操作的复合型人才。然而对档案的信息化建设工作的时间长，薪资又不高。很难吸引和留住这样的复合型人才。这就导致建设队伍中缺乏有专业技能的人才，使得工作的开展非常缓慢。

三、目前高校档案信息化建设可以采取的几点意见

(一)先完成档案信息化的基础设施建设

要完成档案的信息化建设，应该有一个总体的规划。不能好高骛远。第一步应该先实现档案信息化的基础设施建设，这就要求工作人员将校档案馆(室)和档案管理人员所用的计算机以及互联网络进行升级。同时逐步配备扫描，微缩设备。为实现档案的数字化、信息化做准备。当然人才的培养也是档案信息化基础建设的组成部分之一。因此在前期准备工作要注重培养档案管理人员的计算机操作技术，为档案信息化建设的开展做准备。

(二)档案信息资源建设

档案信息化的过程是将档案转化为电子数据的过程。这个过程的工作量非常大。因此在实施的时候，一定要充分利用信息化档案的管理软件。将庞大的档案数据进行分类，对重点数据提前处理。对不同的数据进行分类处理。注意利用所有可利用的资源，如让学校的各个基层单位都行动起来，将各单位相关的归档文件录入到档案数据库中去。这样安排任务可以使分工明确，还能减轻档案部门工作人员的负担。同时各个部门的文件，信息也能及时的录入到数据库中。当然档案部门也应该组织大量的人力，尽快的将现存档案转换成数字化的数据。同时不能放松对学校各个单位电子文件的输入工作进行监督。这样才能保证没有人浑水摸鱼，弄虚造假，保证电子文件是真实的、完整的。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制，有计划、有步骤地对本单位的档案资料进行数字化技术处理。

(三)建立档案管理应用系统

数据库只能合理，有效的贮存数据。如何提取数据，分析数据。还需要建立合理的档案管理系统。档案管理应用系统应该以实用，稳定，安全为原则，既能满足对档案的管理和查询要求，又具有一定的灵活性，更新换代的时候操作起来较为容易。同时，在建立了应用系统后，必须对管理软件进行宣传和推广。让更多人学会使用档案管理软件，提高学校各个部门的办公效率。更为广泛的实现部门和部门之间的资源共享。

四、总结

综上所述，我们可以知道，档案的信息化建设是非常重要的，是高校数字化建设的重要组成部分，也是提高档案管理、查询效率的重要方式。但是由于资金的不足，以及专业人员的缺乏。高校档案的信息化建设遇到了许多困难。要完成高校的档案信息化可能需要较长的时间。在此笔者给高校的信息化建设提出了几点意见。那就是先重视基础的建设，再整合所有可以利用的资源进行信息化的建设。最后在运用的时候注意管理软件的开发和使用。管理软件应该安全，稳定，使用。对软件的宣传也应该更加注重，以便各个部门能够实现资源的共享。希望高校的信息化建设能够早日完成，并能从此文中获取些许灵感。

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钱靖，女，汉族，湖北天门人，湖北师范大学，档案初级，研究方向：教学档案管理。

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