探索机关档案信息化的发展之路

文·朱雪非

业务探讨

探索机关档案信息化的发展之路

文·朱雪非

20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了以大数据为主导的第四次产业革命。我国信息化步入了向全方位、多层次发展的新阶段，档案信息化由此成为档案事业发展的必然选择。档案信息化就是“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程”。面对新时期的挑战，如何使机关档案工作科学、健康、可持续的发展，完成从传统时代到信息时代的跨越，助推档案信息化的转型升级，成为影响机关档案事业发展的重要一环。随着办公自动化、互联网+、O2O平台等科技手段在机关工作中的不断渗入，机关工作展现出合作、高效的新面貌，档案信息化以信息海量、交互快捷、传播广泛、灵活高效、科学现代等优势，为机关档案工作今后的发展指明了方向。

一、信息化对档案工作提出的新要求

新形势下，档案信息化要求档案管理从以实体为重心向以信息为重心转变；档案管理工作的定位不再是机关各项工作的终点，而是与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作；档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体的档案；管理对象从档案转变为信息；管理层次从档案目录管理升级为档案全文甚至全信息管理。档案信息化使传统的档案事业呈现出数据海量化、需求个性化的新面貌。因此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出档案工作的发展目标是“到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。”

二、机关档案工作的现状和问题

（一）档案收集方式单一

传统的机关档案工作，收集方式为“我指定、你存档”“谁存档，谁提供”的模式，多以部门为单位，缺乏灵活性和主动性。

（二）档案信息化滞后

过去，档案管理局限在目录层面，档案形式以实体为主。尽管随着科技水平的发展，档案管理呈现电子化趋势，但所谓的档案管理电子化，只是简单机械地将档案标题、时间等信息录入到电脑或档案管理信息系统，并通过扫描形成电子档案。整个过程以手工劳动为主，费时费力，并且扫描形成的电子档案多以pdf或jpg格式，用户在对内容检索时仍存在不便。

（三）档案工作者对档案的研究缺乏

传统的档案工作程序主要是收集、整理、鉴定、录入、装盒、上架等，技术难度低，重复性强，但又琐碎繁杂，耗时耗力，让档案工作者无暇对档案的内容、价值进行钻研，对用户的需求进行研究，对机关工作动向及时掌握，因而工作缺乏创造性和活力，影响着机关档案工作的发展。

（四）机关各部门对档案工作的重视不够

档案工作作为机关内部的日常工作，因其效用滞后，不能引起其他部门的足够重视，加之档案工作本身的特性属于默默无闻、服务他人，久而久之便容易形成一种恶性循环，即机关档案的使用价值和使用率越来越低，机关各部门对档案工作的重视程度也越来越低。

三、档案信息化建设的策略与方法

（一）丰富和优化档案资源建设

1.改革档案收集方式，丰富档案内容，由档案保管员向档案信息管理师转变。档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础，档案工作人员积极主动地通过多渠道、多途径收集档案信息资源，是新时代对机关档案工作提出的客观要求。借鉴济南市图书馆的与山东书城联合推出的“享阅行动”，即用户凭借济南市图书馆的借书卡，到山东书城借阅图书，将新书带回家，看完后直接将所借图书归还至济南市图书馆，并作为图书馆馆藏。这种“公共图书馆+书店”的借阅创新模式说明，档案工作的收集方式，不仅可以是用户根据机关要求对档案进行存档，还可以是档案管理部门考虑用户需求，发挥用户的主观能动性，收集用户切实需要的、有保存价值的档案资料。

2.整合信息资源，优化档案结构，变被动的档案提供者为主动的机关智库和参谋。社会信息化，必然导致信息资源数量的剧增和载体的多样化，从海量的信息资源中，得到有价值的档案，需要档案管理者对其进行研究、筛选、分析和整合。其中，建立档案专题目录是行之有效的方法之一。档案专题目录是检索工作的主要形式，以前，档案利用者通过检索工具，检索出的档案都未成体系，只单独发挥作用，利用者在使用时需要做大量的筛选和汇总工作，再加上对机关档案不熟悉，很可能错过有价值的档案。为了提高档案的利用率，充分挖掘档案的潜在价值，档案工作者应发挥优势，将具有相同或相关内容的档案整合汇编，形成专题，建立档案专题目录，供利用者检索使用，提高档案的利用率。

3.研究档案信息资源，挖掘有价值的档案信息，将机械型劳动变为创作型工作。研究档案信息资源，主要是研究档案的内容和价值等。档案管理工作者应发挥专业优势及工作经验，了解和关注机关业务活动的动向，掌握机关业务活动，对其历史性、政治性、文化性做出客观综合的评价，为档案信息的探索开发选定方向。例如青岛城建档案馆2016年挖掘历史档案，编写出《青岛近代城市建筑》一书，并参与编写了《青岛老建筑之旅》一书；各企事业单位每年编写的机关（单位）大事记及其他参考资料等，这些都是档案工作人员通过对档案信息资源的深入研究所创造出来的档案资料。如果说建立档案专题目录是对档案的二次加工和完善，那么研究信息资源、挖掘档案价值，就是对档案信息管理的进一步深化和提高。

（二）丰富和加强档案服务能力

服务工作是档案工作的出发点和归宿，是促进档案工作不断发展的内动力。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出档案工作的宗旨是“坚持以人为本、服务为先。把以人为本作为档案工作的核心，努力满足社会各方面对档案信息的利用需求，更好地为党和国家各项事业发展服务。”机关档案工作应秉承服务为先的原则，注重用户体验，不断探索适应当前时代要求的服务模式，推动机关档案工作科学、健康发展。

1.Web2.0时代，档案信息化势不可挡，使得机关档案服务呈现出个性化、数字化、信息化和多样化的特征。服务手段由电脑pc端向手机移动端发展，服务平台由档案信息管理系统、云端、到app、公众号不断扩展、聚合。服务内容从借阅归还、打印复印到个性化推送、内容智能检索等不断丰富。服务模式由坐等用户上门，到主动为用户提供咨询、指导、利用等特色服务发展。

机关档案工作在服务能力层面的提升，使机关档案工作展现出新的活力，一是便捷性提升。用户通过各种平台、pc或移动客户端，即可随时随地根据权限查看档案。二是时效性增强。通过办公自动化平台，用户对自身业务工作可进行一键上传操作，经过档案管理工作者审核后，方可形成机关档案。三是用户的个性化需求得到满足。档案工作人员可根据大数据，掌握用户的潜在需求，了解机关工作动向，从而完成相关档案资料的编辑汇总，最大限度的满足用户需求。

2.数字档案室建设蓬勃发展。2014年，国家档案局发布《数字档案室建设指南》，为机关档案工作开启了新篇章。《指南》指出数字档案室是“机关（团体和其他社会组织）在履行职能过程中，运用现代信息技术对机关电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过不同类型网路提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台”。

较传统档案室相比，数字档案室具有以下特征，一是档案资源“数字”化；二是档案实体“虚拟化”；三是档案管理系统化；四是信息传递网络化；五是档案利用知识化。数字档案室的优势在于全程留痕，过程可查。遵从传统档案管理的体制、做法，从源头掌控档案的元数据、格式与品质等要素，通过一定的技术手段，对档案形成的每一步都存有依据，最大限度的确保档案的真实性、完整性和安全性，这是传统档案存储所无法比拟的。鉴于数字档案室更有助于提升工作效率和改善服务方式，无疑更能满足信息时代对机关档案工作的要求，是机关档案工作发展的必然选择。

新形势下，为适应机关工作顺利转型、升级，档案信息化发展势不可挡。档案信息化为机关档案工作赋予了全新的内涵，开辟了广阔的发展空间。未来的目标是实现档案信息化建设，突破传统模式的服务边界，扩展数字化档案的服务外延，整合信息资源平台，为机关工作高效、科学、健康、可持续的运转提供可靠保障。

●

冯敏、徐淑娟，信息化建设与档案工作，《农场经济管理》 2008年第3期，

黎霞，关于档案专题目录编制的一些思索，《浙江档案》2004年第6期，

钱俊铭，论档案馆公共服务的拓展与深入，《浙江档案》2004年第6期，

李卫华，论我国档案利用工作的现状及对策，《安阳工学院学报》 2007年第5期，

李明华，《数字档案室建设概论》，中国文史出版社，2016.5

《新时代，新思维，新挑战——“互联网+”背景下数字图书馆的战略规划与创新发展学术研讨会论文集》编委会，新时代，新思维，新挑战——“互联网+”背景下数字图书馆的战略规划与创新发展学术研讨会论文集》，国家图书馆出版社，2016.8

（作者单位：山东省住房和城乡建设厅）