国内档案机构应用社交媒体策略研究

文·白峰

国内档案机构应用社交媒体策略研究

文·白峰

随着Web2.0平台的推广和移动互联技术的发展，社交媒体日益成为推动电子政务工程建设的重要抓手和进行政务信息公开的重要阵地。本文在分析国内外档案机构应用社交媒体现状的基础上，探析我国档案机构应用社交媒体的必要性与可行性，并进一步提出“制度先行、全民参与、多方合作与品牌营销”的应用策略，旨在充分发挥社交媒体在综合档案馆向公共档案馆转型之路上的应有作用。

社交媒体；档案机构；应用策略

随着计算机网络技术的迅速发展，尤其是Web2.0平台的推广和移动互联技术的普及，社交媒体作为网络技术、社区合作与内容创建三者的有机结合，具有信息传播高效便捷、用户交互功能强大、受众基础良好等特点，逐渐在电子政务领域发挥着越来越重要的作用。国家综合档案馆作为政府信息公开中心，理应运用社交媒体进行政务信息公开，将社交媒体作为推动电子政务工程建设的重要抓手，积极主动地更新服务理念，转变服务方式，优化服务模式，提高服务质量，以推动自身积极向公共档案馆转型升级。

一、国内外档案机构应用社交媒体现状

（一） 国外档案机构应用社交媒体概述

社交媒体作为联结社会公众、政府机构与档案馆的桥梁与纽带，其地位与作用早已得到国际档案界的广泛认可与支持。国外档案机构应用的社交媒体类型多种多样，主要涉及资源共享型、社交服务型、协同编辑型和创作发表型四种类型[1]，涵盖Facebook，Twitter，Youtube，Blog，Flickr等主流社交媒体，而美国国家档案与文件署应用的社交媒体类型更是有15种之多。这些机构应用社交媒体具有以下四个特点：一是“全民参与”，充分挖掘公民力量；二是“多方合作”，积极利用社交媒体开展与信息科技公司和其他文化机构的合作；三是“技术支撑”，充分利用Wiki专业技术等技术资源实现档案信息资源的开放共享；四是国家档案馆充分发挥自身的模范带头作用，率先制定相关政策规定，开通社交媒体平台。

（二） 国内档案机构应用社交媒体现状

与国外社交媒体种类繁复形成鲜明对比，国内档案机构应用的社交媒体类型主要聚焦于微信和微博两种，旨在通过社交媒体宣传档案政策，传播档案文化，提高档案意识，讲好档案故事，提供档案服务，促进档案开放，架起沟通社会公众与档案机构的桥梁。据统计，目前档案微博共计11816个，经过认证的账号为1323个，大致可分为政务微博、高校档案微博、企业微博和个人微博四种类型。[2]而档案微信公众平台共有431个，其中认证账号287个，就账号类型而言，订阅号308个，服务号121个，企业号4个；就运营主体而言，涉及综合档案馆、高校档案馆（室）、企业档案馆（室）、档案用品或软件经销商、高校档案专业师生以及其他热爱档案事业的个人等。二者虽然在功能特点、传播效果、服务对象与内容定位上有所差异，但在对档案事业发展产生积极作用的同时，不可避免地存在着以下不足之处：一是开通的社交媒体平台总量较少，且类型过于单一；二是关注人数较少，影响力不足；三是经营管理不善，更新不及时，信息发布量不足，跟风现象严重；四是内容建设不足，呈现形式单一，创新性不足；五是过于注重信息单向流通，互动性不足。

二、 档案机构应用社交媒体的必要性与可行性

（一） 档案机构应用社交媒体乃“当为之事”

当今社会，是移动互联技术飞速发展的时代，以微信、微博为代表的社交媒体正逐渐改变着我们的生产方式与生活理念，逐步融入社会生活各个领域之中。在此形势下，许多政府部门为响应政府信息公开的呼声，加强电子政务工程建设，开展便民利民服务，纷纷开通政务微博与政务微信，通过社交媒体发布政府信息，使之成为联结人民与政府的“民心桥”。综合档案馆不仅属于政府部门，而且也是科学文化事业单位，具备爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心与电子文件管理中心“五位一体”的功能定位，更应当顺应利用社交媒体开展相关工作这一时代趋势。当然，档案机构应用社交媒体不仅是时代的要求，也是满足档案机构和档案用户自身需求的需要。

对于档案机构而言，将社交媒体应用于宣传档案文化、创新档案服务，能够拓宽档案服务方式，提高档案服务质量，使社会公众有更多的机会了解馆藏资源以及档案文化，提高社会档案意识；同时也有助于提升档案机构在社会中的“知名度”，提高社会公众对档案服务的满意度与认可度，改善自身封闭、保守与落后的形象，构建开放进取、与时俱进、亲民便民的新形象。此外，档案机构通过社交媒体发布馆藏资源简介、活动通知、工作动态、利用须知、档案展览，能够丰富档案资源，优化馆藏结构，提升服务能力，如澳大利亚国家档案馆利用社交媒体Historypin开展照片征集活动，在该活动中，任何用户都可以在媒体上编辑和上传图片，在谷歌地图上钉图钉，呈现同一地点不同年代的照片，并提供老照片背后的故事[3]。对于档案用户而言，一方面档案馆利用社交媒体开展档案服务与其自身使用社交媒体的需求不谋而合，有助于档案馆实现“点对点”的个性化定制服务；另一方面，也能够满足社会公众参与档案事业建设的需求，用户可以随时随地对档案机构在社交媒体上发布的信息进行转发评论，也可以通过社交媒体参与档案征集活动、进行档案著录，新加坡国家档案馆的SMP（新加坡国家记忆项目）项目就是一个典型案例。同时，用户可以通过社交媒体在线利用档案资源，简化查档与调档流程，满足自身利用馆藏资源的需求，也可以向档案馆反馈利用效果和意见建议等，实现社会公众与档案机构之间的良性互动。

（二） 档案机构应用社交媒体乃“可为之事”

国内档案机构应用社交媒体不仅具有良好的政策环境，还有丰富的实践经验以及雄厚的物质和技术基础。无论是国务院2007年发布的《政府信息公开条例》，还是2014年两办下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其实质都是要求档案馆充分利用各类媒体，大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新成绩以及档案工作者投身现代化建设的时代精神[4]，这为档案机构应用社交媒体提供了政策保障。在实践领域，美国、英国、加拿大与澳大利亚等国家率先利用社交媒体开展档案服务，已取得一系列显著成效，尤其是NARA相继颁布《社交媒体战略》《Web2.0/社交媒体平台文件管理指南》《社交媒体文件管理指南》等一系列文件指导相关工作，同时使用以Facebook、Twitter、Flickr为代表的15种社交媒体传播档案信息、创新档案服务，为国内档案机构应用社交媒体提供了丰富的实践经验。档案馆作为国有事业单位，一方面有着国家财政的大力支持，另一方面社交媒体平台开通、运行与维护的成本较低；同时，由于档案馆不断吸纳计算机网络技术人才，在Web2.0技术应用领域，尤其是社交媒体平台开发领域具有较为雄厚的技术基础。加之社交媒体平台具有门槛低、信息传播高效便捷、用户交互功能强大等特点，十分适合用于拓展档案服务方式，创新档案服务模式，档案机构完全有能力且有必要开通社交媒体平台。

三、档案机构社交媒体应用策略

档案机构应以档案资源为核心，依托社交媒体平台，借助移动互联技术，实现档案信息的高效传播与档案服务的转型升级，这不仅是档案机构的“可为之事”，更是其“当为之事”。为此，基于对国内外档案机构应用社交媒体实践经验的梳理总结，笔者进一步提出“制度先行、全民参与、多方合作、品牌营销”的社交媒体应用策略。

（一） 制度先行

虽然档案机构应用社交媒体已有相关政策支持，但仍然缺少规章制度等规范性文件以指导档案机构通过社交媒体创新档案服务。NARA早在2010年就已发布《社交媒体战略》宏观指导国家档案馆的社交媒体应用，该战略主要包括协作、领导、倡议、多样性、社区与开放性六个核心价值观以及国家档案馆工作人员社区、政府社区和公民档案工作者社区等三个社区。[5]国家档案局可以借鉴NARA《社交媒体战略》实施的经验教训，结合我国档案机构社交媒体应用实际，颁布相关文件宏观指导全国档案事业与社交媒体的联动事宜；各级各类档案机构也要根据国家档案局的规定和自身情况，制定本机构应用社交媒体的相关细则，明确组织领导机制，保障人力、物力与财力支持，这是充分发挥社交媒体优势的前提与基础。

（二）全民参与

社交媒体的诞生是Web2.0技术迅速发展的结果，而Web2.0最基本、最核心的理念就是“互动”与“参与”；Web2.0时代的用户不再是信息的被动接收者，而是信息的形成者与发布者，可以参与内容的协同创建。因此，NARA专门开发了“我们的档案维基”和“公民档案工作者”两个板块，鼓励研究人员、教育工作者、家谱学家、档案工作者等群体通过社交媒体参与档案馆馆藏资源的共建共享。此外，英国的“档案志愿者”和新加坡的“公民档案员”也有异曲同工之妙。可见，档案机构要想充分发挥社交媒体的优势，就必须注重“全民参与”与“共建共享”，这在一定程度上与我国的“众创”理念不谋而合。因此，档案馆可以搭建社交媒体平台，允许用户参与档案资源的共建共享，可以创建或编辑新的有关馆藏资源的内容，也可以对现有档案资源的著录信息进行完善，充分调动社会公众的积极性与参与度。

（三）多方合作

虽然社交媒体平台的创建与运维技术含量相对较低，且档案馆正逐步引进相关技术人才，但技术问题仍然是档案馆应用社交媒体创新档案服务面临的一个严峻挑战。为解决上述问题，档案机构应当积极同有关部门开展合作，尤其是与社交媒体平台运营商、第三方信息科技公司等技术力量雄厚的机构建立长期合作机制。例如，NARA 与用户地理位置信息手机服务网站“Foursquare”等社会网络运行商签订了相关协议，在该社会网络中建立美国档案网相关栏目的站点；[6]美国国会图书馆推动的Twitter存档项目也是与社交媒体运营商（Twitter）、私营数据公司（Gnip）及学术界合作的结晶。就我国国情而言，档案机构一方面要与腾讯公司等大型互联网公司建立合作机制，由档案机构提供丰富的档案文化资源和资金，技术公司则提供技术支撑；另一方面，应与图书馆、博物馆、纪念馆等文化事业单位建立合作伙伴关系，共同打造文化精品；当然，也要与其他社会组织和社会公众开展合作，群策群力。因此，多方合作是档案馆应用社交媒体的“必由之路”。

（四） 品牌营销

传统档案馆在公众心中往往是封闭、保守、落后与破败的象征，而社交媒体与档案事业的结合恰为打破传统观念，塑造档案馆亲民便民、开放进取的全新形象奠定了坚实的基础。档案馆应当积极转变思维，更新理念，充分认识应用社交媒体创新档案服务的重要意义和价值所在，打造“文化精品”，形成“品牌效应”。一方面，要坚持“内容为王”的建设原则，在这个信息爆炸的时代，只有坚持原创和精品，才能于信息洪流之中屹立不倒，否则就会沦为信息“同质化”的产物；另一方面，档案机构还要充分利用社交媒体信息传播高效便捷的特点做足宣传和推广工作，既可以用报纸、广播、电视、网站等传统媒体进行推广，也可以通过朋友圈、QQ空间转发和张贴二维码的方式进行宣传，还可以通过举办线上有奖竞猜、档案在线征集等互动性活动来汇聚人气。只有进行“品牌营销”，才能充分展现档案信息资源的独特价值，才能彰显档案馆科学文化事业单位的性质。

●

[1]黄霄羽，郭煜晗，王丹，冯磊，杨洁.国外典型档案馆应用社交媒体创新档案服务的实践特点[J].档案学通讯，2016（3）:87-93.

[2]程文怡.档案“微”平台运用对策分析[J].北京档案，2016（7）:29-30.

[3]黄霄羽，王丹，冯磊，郭煜晗.档案馆应用社交媒体创新档案服务的必要性[J].北京档案，2016（8）:15-17.

[4]黄霄羽，冯磊，郭煜晗，王丹.档案馆应用社交媒体创新档案服务的可行性[J].北京档案，2016（10）:12-15.

[5]Social media strategy.NARA网站.[BE/OL].[2017-2-3].http://www.archives.gov/social-media/strategies/.

[6]刘晓菲.论社交媒体在档案馆中的应用[J].北京档案，2014（2）:14-18.

（作者单位：济南市教育招生考试院）