关于建设项目招投标文件整理归档的若干思考

刘忠秀/核工业档案馆

招投标活动是建设项目进行过程中的重要环节之一，为保证建设项目依法合规地进行，按照建设项目档案验收和建设项目竣工验收（以下简称“项目验收”）的相关要求，在工程决算审计和项目验收中，都需要对建设项目的招标、投标（以下合称为招投标）活动进行全面细致的审核，而建设项目招投标文件可为项目验收查验招投标活动提供完整可信的证据。下面，笔者结合工作实际，对建设项目招投标文件的整理归档作如下思考。

1　招投标归档文件整理原则是“应招必招、招标必组”

在建设项目的可行性研究报告（如果属于“立项带可研”情况时亦同）批复中，对于该建设项目哪些内容需要招标、采取哪种招标形式等，都会有明确要求，这些招标内容就是在项目档案验收和工程竣工验收中所说的“应招必招”的内容。对于项目管理部门和建设单位档案部门，在管理招投标项目时，首先要做到的是明确哪些招投标项目属于“应招必招”范围，凡在“应招必招”范围内的招投标文件，就属于“应招必招、招标必组”的范围，应当按照项目档案验收“完整、准确、系统”的要求，及时整理完毕，绝不能缺失流散。

2　按招标流程开展招投标文件整理

按照“遵照归档文件的形成规律、保持归档文件之间的有机联系、便于建设项目档案管理和档案信息利用”的原则来整理建设项目招投标文件。在组织项目招标文件整理工作前，建设单位项目管理部门应当梳理招投标内容，区分不同情况下招投标文件的形成特点，按照不同的招标项目特点来组织招投标归档文件的整理工作。

2.1　资质预审文件的整理与组卷

我国《招标投标法》第十八条规定：“招标人可以根据招标项目本身要求，在招标公告或招标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查；国家对投标人的资格条件有规定的，依照其规定”；我国《招标投标法实施条例》第十五条对需要进行资质预审情况作出规定：“招标人采用资格预审办法对潜在投标人进行资格审查的，应当发布资质预审公告，编制资格预审文件。”因此，如果招标方案提出对投标单位进行资格预审，则首先应当对形成的资格预审文件进行整理，整理顺序为：资格预审招标文件、招标公告、资格预审投标文件、资格预审评标文件、资格预审入围单位公告等。

由于资格预审投标文件的数量一般比较大，如果都归档保存会对档案库房造成压力，因此可以考虑只把入围的资格预审投标文件归档，而未入围的资格预审投标文件不予归档。这样做的原因是，如果其他投标单位对资格预审入围的单位有异议，则会提出异议，资格预审评标小组会依法予以处理，然后再进行下一步招标工作；如果没有单位提出异议，资格预审未中标的投标文件可以由建设单位项目管理部门保存到工程结束，按规定流程销毁即可。资格预审文件如果数量较多，可以按投标单位组卷；如果数量较少，可以根据实际情况组为一卷。

2. 2 招标文件的整理与组卷

一是招标文件的整理、组卷。招标文件可以按照招标文件确认来往函件（文件）、招标书的顺序组织案卷，可组为1卷。

二是评标过程文件的整理、组卷。评标过程文件是指在发出招标公告直至发出中标通知书的过程中相关文件，包括招标公告、购买标书的文件、开标评标过程文件（开标书、评标专家文件、评标方案、打分表、评标专家组意见、中标单位公告等。需要注意的是，由于各招标代理公司的工作方式有所差别，因此形成的评标过程文件可能会有所差异）、中标通知书。如果评标过程文件已经装订成册，可以与其他评标文件组为1卷；也可以根据评标过程形成文件的实际情况，分别按照技术标评标部分、商务标评标部分、评标汇总部分分别组卷，不必过于拘泥数量多寡。如果有数量较少的澄清答疑文件，可以单独组卷或合并在评标汇总资料中组卷；如果数量较多，则可以按投标单位进行组卷。

三是投标文件的整理、组卷。投标文件宜放在评标过程文件后进行整理、组卷、排列。如果投标文件的数量不多，可以按中标单位、未中标单位的顺序进行排列，组为1卷；如果投标书是以商务标、技术标（含暗标）、报价书等多册的形式出现时，可以按投标单位组卷，每个投标单位组为1卷或多卷。要注意的是，中标单位的投标文件保管期限宜长（项目的投标文件保管期限一般划定为永久，设备的投标文件保管期限可以划定为10年或30年）。

2.3　中标通知书与合同的整理与组卷

在一个建设项目中，既有需要招标的内容，也有不进行招标的内容，建议把中标通知书放在评标过程文件中整理、组卷，而把合同放在所有的单位工程（含工程项目和设备项目）卷内文件中组卷，其他的归档文件在合同后面排列，这样能够便于查找。

2.4　招标内容调整文件的组卷

在建设项目实施过程中，可能会因各种情况对项目批复文件中招标项目进行调整，由此形成的招标项目调整文件，不宜放在招投标文件中组卷，建议把调整招标项目的报告、批复与可行性研究报告批复一起组卷比较恰当。之所以这样做，是出于两方面考虑：一是保持批复文件的成套性，便于全面准确地掌握建设项目招标情况；二是便于在财务审计、项目验收时相关人员了解和掌握建设项目招投标的实际情况。

2.5　比选归档文件的组卷

如果建设项目的相关内容不是采用招标方式而是采用比选方式，可以参考招投标归档文件的整理方式，但需要把建设单位确认入围比选范围的依据性文件归档。

3　建设项目招投标归档文件的整理标准

按照国家关于档案管理的相关规定，建设项目文件材料整理应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T 11822）进行。也就是说，建设项目招投标归档文件应当按照科技档案分类与组卷的方式进行分类与组卷。建设项目招投标归档文件的组卷，可以根据实际情况办理，其原则就是要保持建设项目招投标归档文件与相关项目文件的成套性，具体来说就是只要有可能，就把具有有机联系的归档文件组织在一起。以设计招标项目为例，可以按照设计招标文件、设计招标评标过程文件、中标通知书、中标单位投标文件、未中标单位投标文件（如未中标单位投标文件的保管期限划定为10年，可以考虑单独组卷）、设计合同、设计图（设计图可以按建筑、结构、暖通等专业排列组卷）的大致顺序来组卷。设备仪器招投标文件亦可按单台（套）的组卷方式办理。

4　打包招标时归档文件的整理与组卷

在很多情况下，建设项目招标是采用打包招标的方式进行的，经过这样的操作，再以单项工程（单台套设备）的方式来处理组卷问题就可能存在一定困难。如果是打包招标的项目，可以考虑按发包招标的项目来整理招投标归档文件，按打包招标文件、投标文件、打包招标评标过程文件进行组卷，在相关案卷中，把打包招标的相关归档文件的档号在卷内目录的“文号”和“备注”中注明，这样就体现了“遵照归档文件的形成规律、保持归档文件之间的有机联系”的整理原则，保持了建设项目打包招标归档文件的整体性。

参考文献：

[1]中华人民共和国国务院.中华人民共和国招投标法实施条例.2012-2-1.

[2]中华人民共和国住房城乡建设部.建筑工程设计招投标管理办法.2017-5-1.

[3]国家国防科工局.国防科技工业固定资产投资项目招投标管理暂行办法实施细则.2012-9-29.

[4]中国核工业集团公司基本建设项目档案管理办法（制度通告[2012]3号）.2012-3-14.