独立学院教学档案的规范化建设

文 / 耿淑

独立学院教学档案的规范化建设

文 / 耿淑

教学档案是高校师生在教学实践与教务工作中形成的真实记录，是提高教学管理水平的基础，是学校的宝贵财富和智力资源。文章对独立学院教学档案管理中出现的问题，如教学档案管理工作意识不强、档案内容缺乏完整性、管理手段落后、制度不健全等问题进行剖析，提出了优化教学档案管理的对策，如强化档案管理工作意识、严格按照教学评估体系的要求建设教学档案、加强信息化建设、进一步抓好管理队伍建设等。

独立学院；教学档案

教学档案是高校师生在教学实践与教务工作中形成的真实记录，是提高教学管理水平的基础，是学校的宝贵财富和智力资源。教学档案管理是档案管理的重头戏，是教学部门不可或缺的工作，规范的教学档案能促进教研水平的提高，有利于提高办学质量。规范的教学档案具有凭证依据、参考借鉴、中介载体作用。搞好教学档案管理，积累教学活动的真实历史资料，对全面促进高校改进教学工作，提高办学质量具有十分重要的现实意义。

随着高等教育事业的发展，高校教学档案工作得到了迅速的发展。教学在学校占据中心地位，决定了教学档案管理工作在学院档案管理工作中重中之重的地位。一般来说，教学档案是指学校及教师在教学管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和[1]。高校教学档案是高校档案群的一部分，是高等学校在教学活动中产生的不同类型材料，由于高校教学活动具有学术性、专业性、周期性等特点，高校教学档案也具备这些特点，具有非常宝贵的利用价值。

一、独立学院教学档案建设的现状

近几年来，高校教育教学评估、专业评估、毕业生就业评估都极大地推动了高校教学档案的建设，奠定了教学档案在高校管理工作中的重要地位和作用，也取得了一些成绩。按照国家的有关规定，高校已经设置了档案室，制定了一些相关的立档规定。通过一些评估，增强了档案意识，加强了档案管理。但综合目前高校教学档案管理的情况来看，高校的教学档案管理工作还存在着一些不容忽视的问题：

（一）档案管理工作意识不强

由于独立学院部分领导和教师对教学档案管理工作的意识普遍比较薄弱，对教学档案管理工作的价值认识不到位，主要体现在两个方面：一是认为独立学院的工作主要是教学科研和学生培养，教学档案管理是学校附带的工作，与主体工作的关系不大，只需负责配合上级档案管理部门的工作，无需独立开展教学档案管理工作，有的甚至把教学档案管理工作作为一种负担，不予重视，应付交差；二是把教学档案管理工作等同于教学材料收集、整理和存放，是一项无需专业知识和技能的简单工作，只需指定工作能力一般的员工负责即可，有的甚至没有指派专人负责，而是采取临时负责的形式。

（二）教学档案内容不齐全，缺乏完整性

教学档案具有来源分散、内容复杂和形式多样化的特点，这种分散性不利于档案的齐全收集、集中归档和规范管理。同时由于各教学管理部门专业层次不同、侧重点不同，往往只重视文书档案和学生活动材料而忽视了教学一线产生的材料，如大学生参加演讲、文艺演出、体育比赛等方面的材料较为齐全，而教师在“说、讲、评”等活动中形成的材料不完整，需要的时候拿不出材料。这个问题在教学评估工作中表现得尤为明显，许多部门因为一些细节材料不完整而匆忙补充，给工作带来诸多不便。

（三）教学档案管理落后、水平低

由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态，且大部分档案还依靠手工处理，工作效率低，与信息技术的迅速发展不适应，增加了师生检索和资料查询的工作量和难度，已不适应现代教学改革和教育事业发展的需要[2]。

（四）教学档案管理制度不健全，缺乏规范性

教学管理工作具有综合性和日常性的特征，而档案管理则是一项专门的业务，具有科学严格的法规规范、分类标准和管理方法，尤其是教学档案的规范化管理，对教学档案工作中的各个环节都有相当清晰的工作程序和制度规范。这就要求在教学档案运转周期中，对处于不同运动阶段的文件材料要依据档案法规和标准实施科学化的管理[3]。高校各种管理制度为数不少，但相关档案管理制度却不健全，尤其是教学档案管理制度不健全、不规范，责任不清，落实不到位，致使有的材料没有及时收集、整理、立档，这些材料随着时间推移会被遗失、遗忘，每年到有评比、评估、评审时，就开始匆忙整理，匆忙补充。

（五）教学档案管理工作者素质比较低，缺乏专业性

从各高校教务、教学管理工作者来分析，他们中大多数人学的不是档案管理方向的专业，有的是国际经济与贸易、行政管理、生物工程、电子信息科学与技术、资源环境与城乡规划管理等专业，对于档案管理方面的知识和技能往往缺乏，有的工作者后天又没有进行过相关专业的进修，而且平时在工作上身兼数职，日常事务繁杂，加之对档案业务不熟悉，特别是系部教学档案管理人员大多不是专业人员，很难适应现代化教学管理的需要。

（六）缺乏对教学档案信息内容的有效开发

当前各高校在教学档案信息内容的开发上还存在很大的不足，从而使档案的利用率普遍较低。从目前的情况来看，基本上还是以纸质档案为主，并且档案的各个工作环节也基本是通过手工来做。当前在部分高校所保存的电子档案，分布也较为分散，对于电子档案还没有形成统一的标准和规范，也就难以有效地对当前的资源进行整合，不能进行良好的共享，造成教学档案的利用率普通不高。

（七）教学档案管理，监督机制不完善

这主要是缺乏针对从事教学档案工作人员的经常性检查和监督，不能对该工作提出指导性的建议和意见；教学档案管理工作人员对教学档案利用者的监督不够严格，例如，有的利用者会因各种原因将材料借出而不及时归还或者造成材料丢失, 致使教学档案的安全性和完整性不能得到保证。

二、加强独立学院教学档案规范化管理的策略

（一）强化档案管理工作意识

教学档案管理工作是独立学院日常管理工作的重要内容，涵盖教学、科研、学生信息等诸多方面，涉及的人员和范围较为广泛，必须调动广大师生的积极性和主动性，形成广泛参与、多方协作、齐抓共管的良好局面。这要求我们高度重视教学档案管理工作，及时转变观念，加强对教学档案建设和教学档案管理的领导，把教学档案工作和学校的教学科研工作以及教学评估工作放在一起抓，统一尺度，严格标准。这要求我们把教学档案管理工作作为常规工作抓，将其纳入学校全年和学期工作计划之中，列入领导的议事日程，并在人力、物力和财力上加大投入，为做好独立学院教学档案管理工作提供保障[4]。这还要求我们不断强化独立学院师生的档案工作意识。师生既是创造教学档案的主体，又是使用教学档案的主体，他们档案意识的强弱，直接影响到学校教学档案的形成和档案的完整性、系统性。因此，要想方设法强化师生的档案意识，增强师生对教学档案管理工作的主动性和自觉性，使他们清楚地认识到教学档案管理工作与自身利益息息相关，与集体发展关系密切，使全体师生充分认识教学档案工作的重要意义，为优化独立学院教学档案管理工作打下坚实的思想基础。

（二）严格按照教学评估体系的要求建设教学档案

教育部的本科教学质量评估活动已形成制度，所以各高校的教学档案建设，在不影响教学档案归档规范的前提下，要有意识地树立服务教学评估的意识，并应在以下两个方面有所作为：一是进一步加强教学档案的系统性、完整性和科学性建设，要对照教学评估指标体系，对现行的教学档案归档系统进行调整、充实、提高、完善；二是切实加强教务处和系部级教学档案建设，要对照教学评估指标体系，重新设计、规范教务处和系部教学档案系统。

（三）进一步加强信息化建设

进入二十一世纪，计算机网络等现代化手段在各个领域的广泛应用给教学工作带来了许多变化，电化教学、多媒体教学、网络远程教学等方式成为教学改革的重要内容和措施，作为与教学实践密切相关的教学档案工作也必将受到这些新技术新手段的影响。因此，教学档案管理也应该积极运用现代办公技术和设备，依托计算机和网络技术，实现教学档案的电子化、网络化管理，提高教学档案管理的工作效率。教学档案的信息化建设可以从两个方面入手。首先，加强电子文件和电子档案的管理。其次，加快纸质档案的数字化建设。纸质教学档案的数字化建设，要有序、规范地进行。在数字化标准尚不明晰的情况下，可以进行高校教学档案框架、目录的数字化工作，待条件成熟时，再全面进行纸质档案的数字化建设。

（四）进一步加强制度建设

教学文件资料形成过程的规范性具体体现在时效性和程序性上。时效性表现为教学计划、课程安排、教材选购、教学进度安排表等方面，这是由教学管理的规律决定的。这些计划安排若未能及时完成，就会造成教学秩序的混乱，因此，形成的文档应有明确的时间标志，以便发生教学事故时作为追究当事人责任的依据。程序性体现了教学管理的科学性、规范性和严肃性。教学档案由教与学两部分组成，其来源广泛而分散，而且大部分来源于从事教学一线的教师和学生，因此在没有收集之前，这些材料极易散失。职能部门往往因为搜集资料繁琐，不能及时组卷归档，这就难以保证档案的完整性。因此，高校必须建立和健全教学档案的归档制度，这是做好教学档案管理工作的第一步。同时在收集整理方面还应建立分口定责的归档制度。所谓“分口”，简单地说就是分任务，就是要明确收集档案的部门；“定责”就是把收集、整理的任务落实到具体的负责人员。由于教学档案具有时间划分的特殊性，在归档的时候还要注意档案立卷的时间选择，应尽可能地结合教学工作，做到档案边形成边收集。可见，高校教学档案建设是一项系统工程，必须抓紧规划、法规、标准与政策等方面的建设，从根本上促进高校教学档案管理步入规范化、科学化轨道，使学校在现有规章制度的基础上，健全教学档案管理制度。

（五）进一步抓好管理队伍建设

教学管理档案是为教学管理和教学实践提供参谋、咨询服务的，要有效利用教学管理档案，就要在分类、整理、分级归档的过程中按照档案分类的科学规范，根据类别按时间顺序整理、存放。这是一项繁冗、细致的常规工作。可见，教学档案的收集、整理、管理是一项科学性、规范性较强的工作[5]。高校要高度重视教学档案管理建设，要建设一支高素质的教学档案管理队伍，并在组织建设与人才培训上提供保障。教学档案的特点决定了加强人员培训的重要性。在思想意识方面，教学档案管理人员要树立高度的工作责任心、良好的服务意识，教学档案的产生是多途径的，这要求工作人员认真负责、多方收集，同时它的利用率非常高，要及时开发。在业务知识方面，工作人员要有敏锐的职业嗅觉、较强的档案价值鉴定能力。在操作技能方面，对工作人员的档案管理技术、自动化操作能力等都有很高的要求。

[1]梁丹.教学档案管理:意义、特点及路径创新[J].钦州学院学报,2007,(3).

[2]洪红.浅谈高校教学档案工作[J].中山大学学报,2004,(3).

[3]程岱峰.高校教学档案管理刍议[J].岱宗学刊,2006,(1).

[4]曹玉兰.高校档案管理困惑与出路[J].兰台世界,2013,(9).

[5]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[J].青海师专学报:教育科学,2004,(1).

G275.9；G647

A

1005-9652（2017）03-0054-03

（责任编辑：虞志坚）

本文为河南大学民生学院教育教学改革研究项目资助计划（编号：MSJG2016033）的阶段性成果。

耿淑（1971-），女，河南开封人，河南大学民生学院讲师，硕士，研究方向：中国共产党与中国现代化。