高校档案管理工作探究

王艳婕

吉林化工学院

高校档案管理工作探究

王艳婕

吉林化工学院

高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分，随着社会主义市场经济的不断发展和我国高等教育事业的进步，我国高校档案管理工作进入了一个新的历史发展阶段。但目前我国高校档案管理存在工作不规范、档案基础设施滞后、管理方式不严等问题。本文就高校现今存在的管理问题进行分析探讨，并提出创新的高校档案管理工作策略，以适应时代进步的要求。

档案管理；存在问题；管理创新

高校档案管理是学校管理系统中重要的组成部分，高校档案管理工作记录着学校发展的方方面面，关系着个人社会活动的基础和证明，是高校进行科学研究、人才培养的直接记录。当今各大高校不断扩大教学规模，不断进行教育改革，所以档案管理不再仅仅局限于单纯的文本资料，档案管理工作也要与时俱进，对档案管理工作的要求也要更加严格，所以要尽可能的把封闭的、传统的档案信息借助一定的方法转化为动态的、开放的信息资源管理库，从而更好的推动我国学校的建设和发展。

1 我国高校档案管理工作存在的问题

1.1 高校对档案管理工作不够重视

目前，我国颁布了一套与普通高校档案管理相对应的办法条例，从而为推动高校档案管理工作的开展提供了法律依据。近些年来，虽然我国各大高校所开展的档案管理工作获得了一定的成就，并创造了良好健康的发展氛围，但部分高校对档案管理工作仍不是十分重视，高校档案管理人员也没有意识到高校档案管理工作的必要性和重要性。很多学校仍然认为学校的发展重点是教师的科研成果和学生的就业率，而对档案管理工作并没有严格规范，没有制定科学严谨的管理方案。甚至一些档案管理人员的管理意识仍停留在纸质时代，在管理时只把实体档案管理保存妥当，并且长期不整理、不装订，这将对高校未来长期的发展十分不利。

1.2 高校档案管理的基础设施落后

新背景下档案管理工作要求不断提高，对基础管理设施也提出了更高的要求。高校档案管理工作量大，管理起来需要大量的人力和物力，然而对学校来说这是一个没有产出的投入，所以部分高校对此并不是十分重视。主要表现在基础设施建设资金投入不足，对防火、防盗、防渍的必要设施安放不足，适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位，库房整修并不及时等。

1.3 档案管理人员工作素质较低

学校对档案管理工作的不重视必然导致管理人员的松懈，专业技能的低下。档案管理不仅需要完备的基础设施和先进的管理设备，也需要大量的人力和高素质的管理人才。实际上，档案管理属于专业性非常强的工作，其通常需要管理人员具备丰富的专业理论知识才能更清楚的记录和整理档案。高校虽然对现有的档案管理人员进行了一定的调整，改善了职称结构和文化结构，但工作人员的素质仍不能满足现有的工作需要。主要存在管理人员专业知识不精通、知识结构不连贯、管理思路不清晰等问题。

1.4 高校档案管理方式落后

传统的档案管理方式主要以保存纸质文档为主，这样的管理方式不但浪费空间时间，还浪费大量人力。然而大多高校很少运用信息化管理手段，难以适应现有的社会发展水平和科学发展理念。现代化信息手段主要有建立高校数据库、建立校园覆盖网络等，可以为校园的发展提供高质量、高水平的优质服务。另外，高校并没有建立完备的管理人员责任制度和工作管理体系，人员工作相对松懈，人员任用较为随意，这些管理方式十分不利于档案管理的发展，无法实现对整体信息资料的有效利用。

2 推动高校档案管理工作的对策

2.1 提高对档案管理工作的重视

目前，我国各大高校对档案管理工作的重要性认识不到位，导致在管理人员的配备上、基础设施的建设上没有做到科学合理的安排。作为高校管理者需要对档案资源的重要性给予充分的认识。首先要做好对档案管理工作的扶持，从而为档案管理工作的开展提供良好的工作氛围和工作条件，改变传统的观念，在加强教师科研能力、学生学风建设的过程中，还需要加大对档案管理建设的重视程度，以确保档案管理工作的效率和质量，从而实现学校各个部门的共同进步。

2.2 提高档案管理人员的专业水平

高校档案管理人员素质的高低，决定这高校档案管理水平的高低，所以要加强管理人才队伍的建设。首先，健全管理人员队伍，建立一支稳定的、高素质的管理队伍，通过不断的业务培训，以各种形式培养管理人员的综合素养，确保基层档案管理工作的稳定性；其次，要按照提高素质、规范管理、优质服务的要求，有计划、有目标、分阶段的进行培训，使其提高档案管理理念、强化技术操作、真正了解档案管理的工作需求。最后，完善竞争惩罚机制，以更好的激发档案管理者的工作兴趣和积极性，从而实现工作责任细分、工作任务细化，切实加强管理人员的专业素质和提高工作质量。

2.3 构建信息化档案管理系统

新形势下，信息化建设已经逐渐发展成为各大高校档案管理工作的重点，因此高校档案管理的一个重要发展方向就是信息化。信息化管理可以减少人力和减小工作强度，并且对档案信息的储存和查找都十分方便快捷。第一，要推进高校档案馆数字化、网络化，改善相应的硬件管理设施；第二，充分利用计算机网络，对档案信息进行征集、加工整理和分类储存，实现检索多样化、快捷化；第三，确保信息化高校档案管理的保障性、安全性和可靠性，根据实际情况做好档案信息管理的分配工作，从而使学校的档案资料能更好的服务于教学和科研。

总结

综上所述，传统的高校档案管理方式在新的发展形势下已经无法满足高校发展需求，在档案管理方面仍存在许多问题需要解决。所以我们必须对高校档案管理工作给予重视，把创新与现实情况紧密结合，以现代化的管理观念对档案管理工作进行优化和改进。在管理人才的培养方面，争取把新的工作理念、工作方法和工作技术传递给档案管理人员，从而实现管理队伍的专业化，为高校发展贡献更多的力量。

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