做好区县档案馆利用工作的思考

张龙英

（常州市武进区档案局，江苏常州，213159）

做好区县档案馆利用工作的思考

张龙英

（常州市武进区档案局，江苏常州，213159）

档案工作在经济社会发展中发挥着独特的重要作用，如何有效解决目前在档案利用服务方面存在着的工作基础不够扎实、社会意识不够强烈、需求规律把握不够精准等现实问题，进一步做好新时期档案利用服务工作，是当前各级档案行政管理部门和实体保管单位必须面对的重要课题。本文联系常州市武进区档案馆近几年来加强档案利用服务工作的具体实践，就做好区县档案馆档案利用服务工作谈些粗浅认识。

一、利用前预测与效果反馈相结合

利用前预测，即通过召开座谈会、开展问卷调查、推出网络征求意见等方式，主要面向辖区内机关、事业单位及有代表性企业等档案利用服务对象，有针对性地听取各方面的意见和建议，深入开展档案利用服务的调查分析和预测判断，主动掌握可能产生的档案利用服务新需求和新趋势，积极采取有效对策及时做好档案利用服务工作。随着城市化建设、新农村建设、小城镇建设进程的不断推进，武进区加大了所辖湖塘镇、牛塘镇及高新区、经发区等区域拆迁工作的推进力度。拆迁工作必然涉及大量房屋的拆迁和土地使用权属的变更，离不开查阅利用相关档案材料，为此我们在预先积极主动做好各镇房地产档案、宅基地清理及建房批复材料的统计等前期摸查准备工作的基础上，面向广大被拆迁农户和拆迁公司等，大量提供利用1950年土地房产所有证存根，1987年、1991年非农业用地清理登记表、历年建房批复，1983年第一轮分田到户的经济结算方案等馆藏档案，充分发挥这些民生档案在明晰房屋土地等资产权属、核实房地产面积和合理计算拆迁补偿等方面的凭证作用，为顺利推进拆迁工作创造了条件。

利用后反馈，即通过建立档案利用效果登记簿，跟踪了解不同阶段档案利用服务的各种对象，利用档案后所产生的实际效果，从中梳理和归纳出不同时期档案利用服务的重点范围和主要领域，从而把握档案利用服务的发展趋势及其规律。1995年，我们通过调阅当时的利用效果登记簿，发现为了落实村干部合并计算工龄及生活补助标准等退休待遇的需要，有不少曾经担任过大队正副书记、正副大队长及会计的老同志，因为年代久远，又几经盖新房搬了家，无法提供有关自己担任村干部的原始证明，纷纷到区档案馆查阅档案。根据这一情况，我们编制了38349条干部任免卡片专题目录，将文件内容中涉及的每个人都作为一个条目，按文号、案卷号、页号、所任职务等内容一一作了详细的著录，为此后更多前来查阅“四职”老村干部落实个人待遇提供了可靠证据，受到广泛好评。

二、丰富馆藏与信息共享相结合

开展“6.9国际档案日”广场宣传暨《政风热线》现场直播活动

丰富馆藏，即通过收集更多的档案资源，特别是民生档案资源，尽可能满足社会各界对档案信息资源的需求，切实为广大人民群众解决困难、办理实事。依法开展档案接收工作，按期接收102个应进馆单位2001年以前的档案进馆；随时接收因区划调整划出武进的郑陆、魏村等19个乡镇的档案进馆；及时接收因机构改革的撤并单位，如粮食局、计生局、卫生局等档案进馆。全程主动参与武进区非典、花博会等重大活动各阶段的档案工作，从源头上确保归档档案的齐全完整，及时接收重大活动档案进馆，丰富馆藏。与经信局、法院等单位合作，对武进柴油机厂、武进电机厂等国有企业改制单位以及铁本公司等22个停产、破产单位的档案实行委托管理。在依法接收的同时，建立征集网络、扩大征集渠道，大力征集反映武进地方特色的档案材料进馆，如征集光绪、同治、宣统、民国等不同年代的土地契约，宗谱，各类史志，刘海粟大师字画，国家领导人视察武进的照片、题词等，以及揭露日本侵略历史的《先驱报》《太湖报》《支那画报》等档案资料。丰富的馆藏也为利用者提供了便利，“十二五”期间，共接待利用档案近3万人次、调阅案卷5万余卷、复制提供5.2万余页，切实为机关日常工作和史志编修、城市建设、拆迁安置等工作，以及人民群众享受改善民生政策待遇提供了档案查证服务。

信息共享，即通过扩大信息和数据的使用范围，由封闭转向开放、互相分享，全面提高档案资源的利用效率，切实解决档案利用服务工作中的“最后一公里”问题，让群众不出家门就能充分享受到高效、优质、便捷的现代化档案公共服务。2012年在创建全国社会主义新农村档案工作中，区档案馆将馆藏开放档案目录挂接到“中国武进”门户网站，使老百姓在网上就可以清楚地看到档案馆内有没有所需的档案材料，省却了奔波之苦，大大方便了村民查阅房产、办理户口迁移等民生事项。特别是近几年来，区档案馆加强馆藏档案全文数据库建设，至2015年末，基本完成馆藏档案全文数字化，累计有18余万卷2000余万幅。我们将包含婚姻登记信息、第二轮土地承包产权、企业转制等档案在内的全文数据信息，在签署保密协议情况下，无偿反馈给区婚姻登记中心、农工办、湖塘镇等原归档单位使用，返乡目录达108万条、近830万幅，真正实现各类档案数据在区档案馆与基层档案室之间的信息共享。区婚姻登记中心借此数据库实行了全省婚姻数据联网、各乡镇在开展农村土地承包经营权确权登记颁证、拆迁核实房地产面积、户口迁移等工作时，不用来回奔波，就可以方便地查阅到所需档案。

三、档案知识普及与专业技能提升相结合

档案知识普及是通过向社会广泛宣传，让社会公众充分认识和了解档案、档案馆与人们日常工作和生活的关系，不断增强利用档案的意识，为解决落实政策、维护权益、满足文化需求等各方面问题提供可靠的档案信息支持。2014年年初，我局经与区委组织部、区人力社会资源和社会保障局等多次沟通协商，将档案法律法规知识以及区档案馆馆藏资源结构、档案利用服务方式、档案利用典型实例等相关内容，作为一个专题纳入全区公务员基本能力提升主题培训选修内容，向区、镇两级机关干部作广泛的档案知识普及，引导他们增强利用档案意识，学会自觉到档案馆查阅利用档案。从我们对日常查档接待登记所反映的情况分析，近两年来机关干部来馆查阅利用档案的人数和卷次、件次明显增多，比以往增长20%左右，目前区、镇两级机关工作人员已经成为来馆查阅利用档案的主要对象。

专业技能提升，即提高相关工作人员档案开发利用的业务能力和水平。长期以来，我们注意加强全体人员的业务培训和继续教育工作，帮助和引导他们不断提升自身业务能力和水平，尤其是对于从事档案开发利用工作相关部门人员的业务培训和继续教育，促进他们不断提高开发利用档案资源的能力和水平，取得了显著成效。早些年，企事业单位人员开始实行养老保险制度改革，负责查档接待工作的同志在调阅档案时发现，劳动局全宗内1986年劳动合同鉴证档案的利用率特别高，且利用价值也比较大。与劳动局联系后得知，不论固定工、计内工、计外工，也不论是全民企业还是集体所有制企业，劳动合同鉴证档案中凡参加工作时间一栏，如果经劳动局加盖鉴证印章认定过的时间可作为参加工作时间的依据，就不需要再重新查找当年的录用通知书、计内工批复等材料，这为档案馆窗口人员处理同类情况提供了帮助，节省了查档时间，收到事半功倍的效果。

窗口工作人员接待百姓查档

四、传统利用方式与现代利用方式相结合

传统利用方式，即根据不同利用者的各种实际需求，通过提供相关档案给利用者阅读、摘抄、复印，或提供档案证明等方式，满足利用者利用档案信息的需要。这是各级各类档案馆开展档案利用最基本、最原始的方式。随着利用服务工作的不断深入，各地档案馆积极创新，通过来电、来函和走访等途径，广泛了解利用者的需求，及时有效做好利用服务工作，使传统档案利用方式产生了良好的效果。2005年9月，区档案馆接到香港著名收藏家张永芳老先生电话，希望通过查阅档案帮助其寻亲问祖。在查阅大量档案资料和多方联系后得知，其失散40多年的远房堂弟仍住在武进横林老家，当区档案馆工作人员将这些信息告诉张永芳时，老先生激动万分，终于找到了祖籍武进的证明。从《武进档案信息网》“武进人物”栏目中获知，介绍其祖父张楫如的一篇文章是从《横林镇志》上转载的，作者早已仙逝，无法查找来源。为此，当年10月份张老先生一行在认亲的同时，还专门来到武进区档案馆，当面感谢档案馆工作人员这种永不放弃、坚持不懈的敬业精神，也表达了对祖籍武进的深情厚意。

现代利用方式，即档案馆主动适应科技发展的新形势，充分利用以计算机技术为核心的现代信息技术，通过开设网站、微博、微信公众号、手机档案馆等方式，以创新的思维拓展档案利用方式的多元化，在空间上缩短大众利用档案的距离，从而提高档案馆的服务质量和服务水平，开创档案馆档案开发利用的新局面。区档案馆为适应形势发展的需要，经过一年的准备和努力，《武进档案信息网》于2003年12月30日正式上线运行，共有14个栏目。2004年经过改版，栏目增加到20个，其中在网站首页增设了“网上在线查档”按钮，在空间上大大缩短了与查档者的距离，为利用者提供了网上互动交流、查阅档案的便捷服务方式。2015年在保持原有栏目的基础上，对版面再次进行优化整合，改版后的网站功能更加突出、可读性更强、与利用者的互动性也更明显，新增设查档须知、查档服务、民生档案服务指南、档案利用实例选编、馆藏资料目录查询、乡镇档案案卷目录查询、政务公开等与民生有关的栏目，从而使网站各栏目更加新颖接地气，同时也为利用者提供了一种更加现代化的档案利用新途径。

总之，档案部门要以贯彻落实中央《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为契机，善于谋大局、观大势，不断创新工作思路和方式，进一步挖掘档案利用潜能，建立健全档案利用体系，更好地为党和国家大局服务，为经济社会发展服务，为广大人民群众服务。