把握契机 找准抓手切实推进医院档案工作

陈燕

（丹阳市卫生计生委，江苏丹阳，212300）

把握契机 找准抓手切实推进医院档案工作

陈燕

（丹阳市卫生计生委，江苏丹阳，212300）

对基层单位进行档案业务指导

档案管理是医院工作的重要组成部分，守护着医院建设与发展的历史，对于提高医院的医疗、教学、科研、预防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用。随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台，医疗改革日益深化，对医院临床及管理工作提出了新要求。但是由于多方面的原因，当前的医院档案管理水平还不能满足医疗卫生事业快速发展的需要。档案管理等级评审是档案主管部门按照档案管理科学化、规范化、现代化的要求，对医院档案管理工作进行全面考核和评价。这对于规范医院档案管理，提升医院档案管理水平具有十分重要的意义，是推进医院档案工作的重要抓手。

一、当前医院档案管理工作中存在的问题

1.医院领导对档案工作的重视程度不够

个别医院的领导对档案工作认识不到位，认为档案工作可有可无，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”。在医院长期规划和短期计划中，一般只涉及规模效益、科学技术、人才队伍和仪器设备等，而对档案的科学管理、设备投入和业务培训等涉及较少或未纳入规划计划中，从而导致档案管理缺乏顶层设计，档案管理制度不够完善，软硬件设施经费投入不足，档案管理水平明显滞后于医疗业务发展水平。

2.档案多头管理，缺乏统一的管理机构

医院档案管理一般是由办公室下设的综合档案室负责，但是由于整体档案意识欠缺和部门各自为政等原因，综合档案室一般只管理文书档案、会计档案、人事档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、科研档案、基建档案等则分属相应的职能部门管理，从而形成多部门多头管理档案的格局，影响了医院档案管理的总体效能。

3.档案专业人员整体水平不高，难以适应档案事业发展的新要求

随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院档案管理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发利用都离不开一支高素质的档案人才队伍。医院从事档案工作的人员大部分是从医护人员转岗而来，没有经过系统的档案管理培训，专业知识缺乏，甚至会出现档案人员不会整理与立卷、不懂档案编研的现象。除专职档案管理员外，兼职档案员常身兼数职，几乎没有更多的时间和精力从事档案管理工作，以及参加档案专业知识的学习和培训。

二、丹阳市医疗机构档案管理等级评审工作开展情况

2012年，丹阳市卫生计生委按照上级下发的卫生档案工作要点和档案管理各项考核内容，坚持高起点、高标准、严要求，加强组织领导，把档案室等级评审工作列入议事日程，力争分三年全部通过，使全系统档案管理工作更加规范化、科学化。近几年来，通过档案管理等级评审，全市25家医疗卫生单位中有江苏省二星级综合档案室14家，省三星级档案室5家，全市档案管理水平不断提高，对医教研等主要业务工作的开展发挥着越来越重要的作用，也得到了大家的充分肯定。实践证明，开展档案管理等级评审不失为一种推动医院档案规范化和现代化建设行之有效的办法。

三、以档案管理等级评审为抓手，促进医院档案管理工作上台阶

1.档案管理的组织领导和制度建设进一步加强

丹阳市各医疗单位领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入议事日程，纳入医院发展规划和年度工作计划，纳入职能科室质量考核标准，与重点工作同部署、同检查、同考核、同落实，使全系统上下进一步统一了思想，保证了档案管理各项工作落实到位。各单位还成立了档案管理工作领导小组，由分管院领导任组长，办公室主任任副组长，形成了分管院领导亲自抓，办公室具体抓，各职能科室、临床医技科室配合抓的良好格局，为做好档案管理工作提供了有力的组织保证。档案管理领导小组还定期召开专题会议，听取档案工作汇报，实地检查指导工作，给档案工作以必要的财力、物力和人力支持，切实解决了档案工作中出现的困难和问题，为做好档案管理工作打下了坚实的基础。根据《档案法实施办法》《江苏省档案管理条例》等相关法律法规，各单位进一步理顺了档案管理体制，建立了档案管理网络，制订了档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案查借阅利用制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度、档案保管制度和档案保密制度等一系列档案管理规章制度，做到制度上墙、工作上心。

2.档案队伍建设进一步增强

目前，全系统有专职档案员4人、兼职档案员150余人，建立了档案人员岗位责任制，做到档案工作层层有人抓、有人管，有效地保证了全系统档案工作的顺利开展。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%，档案管理人员都是正式职工，同样可以参加职称、职务晋升，在工资、休假及福利方面享受与其他专业技术人员同等待遇。为增强专兼职档案员的业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，加强专兼职档案员队伍的培养和培训。一是集中组织学。在坚持自学为主的基础上，举办培训班，宣讲有关档案管理的政策、法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识。二是走出去学。组织参加档案工作现场会，取长补短，进一步提高各单位档案管理工作水平。三是请进来讲。采取邀请市档案局档案管理专家现场指导或举办讲座等方式，有针对性地改进全系统档案管理工作，提高了档案人员的综合素质。

3.综合档案室的软硬件条件进一步改善

在财力、物力都比较紧张的情况下，各单位为确保档案管理等级评审工作有效开展，加大了资金投入，引入现代化的技术和设备，改善办公条件，实现了库房、阅档室、办公室三分开。档案室新配置了档案柜、温湿度记录仪、除湿机、微机、打印机、空调，新安装了防盗门窗等硬件设施，具备了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件，极大地改善了档案室的库房环境和办公条件。根据加快档案管理信息化、规范化建设步伐的要求，各单位还统一安装了档案管理软件，为加强电子文件归档和档案管理奠定了基础。

4.档案基础业务建设进一步规范化

按照档案管理考核的要求，各医院综合档案室每年定期对上一年度的各类文件材料进行整理归档，档案归档率、完整率、准确率达到100%。各类文件材料移交档案室时，均有完备的登记交接记录。档案室严格按照国家和行业标准要求，制订了明确的档案分类方案，确保流水号畅通，分类准确，卷内文件材料的目录与编号规范、清晰。建立并完善档案全宗卷，确保案卷封面及标题简明、准确，案卷排列规范、有序。建立了档案管理基本情况统计台账和档案利用及反馈情况统计表。档案保存完好，无霉变、褪色、污损或虫蛀等情况发生。

5.档案资源开发利用工作进一步强化

近年来，随着卫生事业发展速度的日益加快，建设规模不断扩大，综合档案室以其丰富完整的档案资源为各单位的建设发展提供了优质的档案信息服务。能够随时向科室和个人提供各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅。档案人员熟悉档案及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达100%。有的单位坚持把加强档案资源开发，提高利用效益作为进一步做好档案管理的重中之重，及时开展编研工作，将现行的规章制度、岗位职责进行了整理汇编，促进了医院管理水平的提升。

档案管理在医院的发展过程中发挥着不可替代的作用。因此，我们将以档案管理等级评审为契机，按照集中统一管理档案的原则，从组织领导、制度建设、队伍建设、基础业务建设和档案开发利用等方面着力，进一步推进医院档案管理工作的制度化、规范化和科学化，努力使医院档案管理工作再上新台阶，更好地为医院管理工作保驾护航。