博物馆展览工作形成档案的收集与管理

张瑶

（南京市博物馆，江苏南京，210004）

博物馆展览工作形成档案的收集与管理

张瑶

（南京市博物馆，江苏南京，210004）

展览陈列是博物馆职能中的一项重要内容，随着文博事业的蓬勃发展，近年来各地博物馆对展览陈列工作越来越重视。无论是国家级、省级的大型博物馆，还是市、县、区级的中小型博物馆，每年都会策划举办各种题材丰富、立意鲜明的展览。当然，各个博物馆在藏品数量、可支配经费、策展人员素质等方面都存在着较大差距，所办展览的规模、质量、影响力也参差不齐，但总的趋势是整体水准在逐年提高，展陈工作也走向了更加规范化的道路。优秀的展览项目成为各博物馆的宝贵资源和无形资产，异地巡展和展览交流的频繁也吸引了更多的观众和社会关注。但另一方面，博物馆展览资料的档案管理工作还很不健全，并未受到足够的重视，其规范和完备程度远远不及藏品档案。近两年来，随着可移动文物普查工作的全面开展，博物馆藏品档案的规范化、数字化取得了令人瞩目的成果。相比之下，博物馆展览档案的归纳整理工作相形见绌。由于缺乏这方面的自觉意识，在策展过程中往往将主要精力投放在展览本身，而对展览档案资料的保存归档不够留心，很多珍贵的展览资料在展期结束后就渐渐消散流失，令人惋惜。

笔者从事博物馆展览陈列工作多年，对展览档案资料的重要性感受颇深，在近些年的工作中也比较重视这个问题，谨以此文对博物馆工作中展览档案的保存管理略作总结。

由于展览陈列工作的特殊性，博物馆展览档案与平时我们所说的档案概念有所不同。博物馆展览陈列是一种对专业性要求很高的文化活动，同时又具有面向大众、宣传教育等开放性社会功能。根据展览的性质、规模、延续时间等要素的不同，形成的展览档案也各有丰俭。中国文博界的著名策展人姚安博士曾提出展览策划的“八个‘一’”理论，对博物馆展览档案的建设完善颇具参考意义。所谓“八个‘一’”，即：力争做到每个展览都有一本策划书、一套专业图录、一套设计方案、一系列宣传策划方案、一套动态展示影像片、一系列有影响的社交活动、一系列纪念品开发、一套开放方案。当然，普通的市县级博物馆囿于级别和规模的限制，可利用的资源和经费都相当有限，虽然有着美好的愿望，但必须承认客观条件的不足，实际操作中很难向实力雄厚的大馆看齐。尽管如此，我们仍然可以从小处做起，在策展过程中做有心人，把展陈工作的各个步骤、诸多细节以文字、图片甚至视频的形式保存下来，在力所能及的范围内建立起一套较为完整、系统的展览档案。这不仅将为日后查找资料提供便利，对于展览结束后总结经验教训、在潜移默化中提高策展水平也大有裨益。

一般说来，博物馆展览分为基本陈列、专题展览、临时展览、巡展等几类，不同类型的展览在资料档案内容上也有着各自不同的特点。本文以展览存续时间长短为区分标准，分别对常设固定陈列和临时展览的档案内容和管理办法进行阐述。

一、常设固定陈列的展览档案

博物馆的固定陈列主要包括该馆的基本陈列和专题展览，从某种意义上来说是一个馆的门面，是该馆藏品水准和专业技术人员业务水平的客观体现，代表着这个博物馆的形象。博物馆对此类固定陈列的制作要求更高，投入资金更大，策展过程较长，在整个项目实施过程中形成的展览档案资料也较为丰富。

南京市博物馆基本陈列“龙蟠虎踞——南京城市史”展厅内景

1.内容设计阶段的展览档案

在展览策划前期，主要档案资料包括展陈策划书、可行性方案、展览内容大纲及相关讨论记录、专家论证会纪要、上报审批文件等等。其中，牵涉到内容大纲的资料最多，也最为复杂。在内容设计阶段，展览大纲的完善是一个不断充实和修订的过程，一个基本陈列的内容大纲从起草到最后定稿，往往要经历十几稿甚至二十几稿之多的修改，每一版的内容大纲都应标注修改时间并及时存档，这对回溯策展过程，厘清展览内容线索有着相当重要的意义。在展览内容设计阶段，要进行文物展品的甄选，展品清单也会随着展陈大纲的修改而不断调整，相应产生的文物清单同样应标明日期并作为该版内容大纲的附件随之存档。文物展品清单应至少包含以下要素：序号、藏品号、文物名称、件（套）数、级别、时代、尺寸、现状、来源（出土地点）、图片。其中，清单中的文物图片可用缩略图，主要起辨识作用，但每件文物展品必须另外以电子文件夹的形式单独建立图片档案，文件夹内包含这件文物的正式高清图片和各角度的现状照片，其中像素较高、观赏性较强的高清图片可用于展板的设计制作和展览图册的印刷，而多角度、局部特写的现状照片可以全面反映该文物的完残程度，这将为布展前的文物点交提供极大的便利。

2.形式设计阶段的展览档案

基本陈列及专题陈列由于其长期固定的性质，对形式设计的要求普遍较高，在经费较充裕的条件下，往往会延请专业设计公司负责这一项工作。根据相关法律法规的规定，形式设计公司和展陈施工单位的确定必须经过严格的招标程序，在这个不短的时间段内产生的文件种类繁多，数量巨大，包括公开招标文件、参加竞标的各设计公司提供的展厅设计效果图、招标会专家论证纪要，以及展陈各项目经费财务文件等等，这些都是大型展览项目中不可或缺的重要档案。

在形式设计阶段，设计公司与博物馆展陈人员将围绕内容大纲不断充实、完善形式设计方案。设计公司提交的各种设计图涵盖了展陈项目实施的方方面面，包括平面设计图、立面设计图、观众走线图、空间轴测图、照明设计及施工线路图、展示设备设计图（包括展柜、展台、展具、支架等）、展品组合效果图、图文版面设计图、辅助展品小样或效果图（包括场景、模型、沙盘、雕塑、创作画等），上述种种分门别类的设计方案随着策展团队的讨论进程不断修改、细化，这些文件也应以电子文件的形式按时段分类存档。此外，还应特别关注展厅多媒体设备展示内容的保存与管理。随着日新月异的科技进步，多媒体技术在博物馆展陈中的运用越来越普遍。尤其是大型基本陈列，作为辅助内容的多媒体展项比比皆是，包括视频故事短片、触摸屏查询系统、幻影成像技术、大屏幕投影、观众互动项目等，由于多媒体设备的精密性，使用寿命长短不一，需要长期维护保养，这一类的电子文件应由专业人员单独存档管理，以备不时之需。

3.展陈施工阶段的档案

博物馆展陈工程不同于普通的房屋装修施工，涉及范围广，技术要求高。这一阶段应及时留存的档案文件包括各类施工图、施工进度表、各种进场材料的合格证或质保书、施工监理报告、安防及消防系统验收报告、展览项目验收报告等等。施工阶段的文件专业性强，法律意义尤其重大，博物馆展览团队应安排专人与施工方、监理方进行对接，妥善保存相关文件或副本。

4.布展阶段的档案

在设计和施工进行到一定程度的时候，策展团队要确定最终的布展方案。布展方案需条理明晰，详细具体，有较强的可操作性和指导意义，内容包括计划日程表、布展人员各自的具体职责、现场安保方案等等。

进入布展阶段后，所有参与人员各司其职，严格按照布展方案执行自己的工作，在文物出库、现场点交、展品进柜、灯光调试等一系列进程中，应安排专人全程拍摄现场工作照及视频资料，以影像的形式真实记录布展过程。布展工作照和布展方案同样是布展阶段档案中不可或缺的重要部分。

在布展全部结束后，应尽快拍摄展厅现场效果照片，此时展厅尚未对观众开放，可以获取比较整洁的画面和全面的角度，拍摄的同时兼顾艺术性和纪实性。照片分为两类存档，一类是观赏角度独特、视觉效果较好的展厅照片，可用作展览的对外宣传；另一类照片是专门记录各展柜中的文物情况，画面不追求艺术性，但要清晰明了，这类纪实性照片可提供一份给博物馆保卫部门留存，这也为安保人员提供了展厅文物状况的最原始记录。

大学生志愿者为观众讲解

5.展览开放初期的档案

（1）影像资料

基本陈列、专题陈列等大型展览在制作完成后通常会举行隆重的开幕式，受邀的地方行政领导等重要人士出席开幕式、参观展览、题词留言等场景也将汇集成一套独立的照片资料，存入展览档案中。

在展览正式对外开放后，还需要再进行几次展厅照片的拍摄，不再是布展刚结束时空无一人的展厅场景，而是特意选取观众参观的镜头，兼顾各种观众类型，如普通零散观众参观、未成年人集体参观、团队跟随导览人员参观等等。这几类观众参观展厅的现场即时记录也是博物馆展览档案中影像资料的重要组成部分。

（2）讲解词及导览内容资料

宣传教育是博物馆的重要社会功能，为帮助观众更好地理解展览内容，提高参观质量，博物馆会针对不同受众人群提供各种导览讲解服务。导览服务一般分为人工讲解和语音导览器两种，现在随着智能手机应用的普及，一些博物馆还增加了微信语音导览服务，观众们可以根据自身的需求选择不同的导览方式。讲解员一般使用根据展览内容编写的讲解词，独立成文，讲解内容可根据现场观众的类型、参观时间和参观意向灵活增减；语音导览系统则更偏重对重点文物的介绍，观众可以用智能手机在博物馆的微信平台上输入展品的语音编号收听讲解。讲解词和语音导览文本也是展览档案的一部分，在帮助观众了解展览内容的同时体现了博物馆的社会教育价值。

（3）对外宣传资料

要扩大展览的影响，吸引更多的观众，获得更大的社会反响，对外宣传必不可少。除了电视、报纸等传统媒体，博物馆还与时俱进地利用网络媒体广泛传播展览的资讯。现在，崭新的自媒体时代已经来临，很多博物馆已不再完全依赖传统媒体的宣传方式，而是通过自己的官方网站、官方微博和微信平台大力自我宣传。从策展、布展、到展览正式开幕，分时段、高频次地进行宣传造势，以活泼多变的形式吸引广大观众，特别是年轻观众对博物馆展览的关注。在此类展览档案的管理上，不仅要注意收集相关纸媒对展览的报道文字，也不能忽略网络媒体的相关内容，比如各大网站的展览报道、微博、微信的展览宣传文字、图片，以及观众有价值的反馈意见都是值得留存的档案资料。

（4）评奖资料

一些有影响的高质量展览在对外开放后，会根据展览的自身条件，申报参评相应年度的“全国博物馆十大陈列展览精品评选”或文博方面的相关奖项。申报过程中的全部文件，如申报书、各类附件（策划案、展览大纲、专家论证意见、全套形式设计图、展览验收报告、安防消防验收报告、相关学术论文、展览图录、观众调查报告、展览介绍视频短片等）、终评会汇报PPT，以及最终的获奖证书、相关新闻报道等，这些与评奖有关的资料，应专门建立一套档案单独留存。

南京市博物馆“郑和时代”展在镇江博物馆巡展

自荷兰引进的“感受梵高”展文物点交现场

6.固定陈列存续期间的展览档案

基本陈列等常设展览在时间延续性上比较长久，短则五六年，长则十余年，与之相应的，展览档案的充实也是一个长期性、成长性的工作。每年的参观人数统计、观众问卷抽样调查、结合展览组织中小学生开展的爱国主义教育基地活动、展厅设备的维保记录、因文物外展或文物保护而产生的展品调整进出展厅动态记录等等，都属于不断更新、持续充实的展览档案内容。

二、临时展览的展览档案

与基本陈列等常设固定展览相比，博物馆临时展览因持续时间较短、规模较小，所产生的档案资料也较为简单。在临时展览的范畴中，包括建立在馆藏基础上的本馆自办展览、从其他博物馆引进的交流展、输出到其他博物馆的外出巡展等。其中，自办展览的展览档案主要包括内容大纲、文物清单、文物照片、展览版面形式设计图、文物说明牌、展览海报、展览宣传册（页）、多媒体触摸屏导览资料、布展方案、工作照、展厅照片、讲解词、媒体宣传报道、开幕式照片、参观人数统计、观众调查等。如果有与展览配套的讲座、社教活动等，还应在展览档案中补充相关图片及文字资料。引进的交流展和对外巡展因为牵涉到两家甚至多家单位，整个策展过程比自办馆藏临展复杂得多，程序严格，头绪繁杂，除以上所述的文件种类，此类展览档案中还包含了双方（或多方）的展览合同、展厅安防方案、运输合同、运输安防方案、一整套向上级主管部门的报批文件等。

以往很长一段时间里，我们对中小型的临展不够重视，资料散失情况较为严重。上世纪90年代举办过的一些临展距今时间并不久远，但除了少量照片得以留存，更多的有价值的展览资料已无迹可寻。随着办公自动化系统的普及和计算机技术的进步，近年来，部分博物馆对临展档案的重视程度在逐渐提高，一些省级大馆对展览资料进行了系统的梳理和总结，结集出版，成为供行业内学习探讨的教材。比如上海博物馆的《宁静的辉煌——上海博物馆新馆陈列设计解析》（文物出版社2005年8月版）、南京博物院近十年来陆续推出的数辑《陈列艺术》，都成为博物馆展陈同仁们业务学习的重要参考书。市县级博物馆受制于经费和资源的不足，一时还无法向省级馆看齐，但在展览档案资料的管理和利用上，可以对自己提出更加高标准、规范化的要求。比如，每年年底可以将本馆当年举办的临展档案整理出来，除展览相关资料外，还可将策展人员的策展心得体会整理成文，结集成册，不论丰俭，每年一本。这不仅是对一年临展工作的回顾和总结，也活化了展览档案资料，有助于提高展陈从业人员的专业技术水平。

综上所述，博物馆展览档案的收集、管理和完善需要展陈人员的共同努力，健全展览档案第一重要的是形成自觉意识，在展览项目进行过程中，要养成随时将相关资料归档的习惯。一个展览完成后，策展负责人应及时撰写展览总结报告，尽快整理出该项目的展览档案，做到分门别类，条理清晰，检索便捷。丰富而全面的展览档案是博物馆展陈工作的真实记录，也是展览陈列研究的宝贵资料。随着中国博物馆事业的繁荣，在策划举办优秀展览的同时，也应更重视展览档案的收集和管理。期待在不久的将来，博物馆展览档案工作能以藏品档案管理为榜样，早日走上制度化、规范化的道路。