探索会计电算化档案工作的管理

董秦

摘要：笔者作为单县妇幼保健院的财务科长，根据实际操作经验，从会计电算化档案工作特点入手，结合自己在管理会计电算化档案工作当中遇到的实际问题，尝试整理了相应的一些工作程序和解决方法，以飨读者。

关键词：会计电算化 档案工作 档案管理

会计电算化是我国会计工作的一个发展趋势，随着会计电算化工作越来越全面、深入地开展，除了提高我们的工作效率以外，还生成很多以电子形式存在的会计文件，使会计档案工作内容大大增加，亟待在工作程序、档案管理方法、档案安全保护措施等方面跟进。

一、电算化会计档案管理工作的特点

（一）纸质与电子档案并存，管理的难度有显著增加

传统纸质会计档案包括纸质材料的会计凭证、报表、账簿等，而电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还得贮存在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如电子化会计凭证、账簿和报表、电算化条件下的财务软件、电脑系统软件及其开发文档等，且纸质会计档案依旧存在。保存这两种介质档案的条件及手段是不一致的，增加管理难度。

（二）环境依赖性与载体特殊性，导致档案管理有局限

以往的单位会计档案具有很强的直观性，使用人员可直接对会计信息进行查阅，不需要任何技术手段的辅助，而电算化会计档案是以磁性介质为载体的，受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期及载体在计算机文件中阅读器的特点等因素的影响，必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

（三）信息共享性与档案易修改性，增加档案管理风险

电算化会计档案因其信息的数字化，可以多方位检索，容易实现网上远距离传送，显著提高利用会计档案的效率，为共享会计档案信息提供便利。但该优势附带着难留痕迹、易破坏的弊端，导致会计档案面临着被破坏或被篡改的风险，给会计档案管理的维护和保管带来很大难度，所以在安全性、真实性、完整性方面的要求更高。

二、目前会计电算化下档案工作管理存在的问题

（一）完整性不高

当下，很多单位的部分领导、财会人员等并不十分了解管理会计电算化档案工作的具体内容，管理经验稍显不足，只注重保存打印的书面纸质档案，对于保存在电脑里的会计信息在磁性介质上的备份并没有进行归档，或只保管一份，在保证会计档案完整性方面会受到消极影响。

（二）载体质量低

目前许多单位因为会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，没将很好地保存会计软件系统，造成单位无法调用不同版本的会计数据。《会计电算化工作规范》《会计档案管理办法》都有明确要求，通过计算机开展会计核算工作的单位要将打印的会计档案保存好，并规定保存的期限。然而当下部分单位并没有升级、更新打印输出设备，导致打印输出的档案无法满足规定的期限保存要求，或因磁盘介质质量不过关而损坏甚至丢失会计电子数据。

（三）管理会计档案的制度不健全

单位目前尚未建立有关电子档案的管理规范、规章制度，导致会计电算化档案呈现出管理不规范、工作无序等不良状态。在实践中，会计电算化档案的归档仍然选择传统手管理手工会计档案的做法，只把纸质文件进行归档，以前的手工会计档案直接改成了电子输出版。

三、做好会计电算化档案工作管理的措施

（一）提高认识，统一思想

管理会计档案是单位管理的必要组成部分之一，单位领导务必要充分认识到管理会计档案工作的重要性，积极改善长时间投入不足、设备老化、人员缺乏等不良状况，全面提升开展会计档案工作管理的软硬件水平。

（二）完善管理会计电算化档案的制度

一是细化单位管理会计电算化档案工作的办法与制度，有针对性地建立完善的立卷归档制度。从相关部门的要求看，各单位须及时把打印输出的全部财务报表、记账凭证以及会计账簿等及时立卷；如果尚未用书面形式把会计数据打印出来，则务必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。

二是细化计算机硬件和数据管理制度，完善建立定期维护、备份制度。会计电算化档案要定期进行会计数据的磁性介质备份，并设立其备查登记簿，明确备份的数量、时间、保管方式等细节信息，并定期检查、维护会计电算化档案。

三是完善会计电算化档案保管制度。从国家档案局给出的统一标准来看，单位应优化磁盘介质的选择，做好会计数据备份工作，保持分开保管存储磁盘、备用磁盘；全面落实档案保管室的防尘、防腐蚀等工作；依据特定的顺序分类标号会计电算化档案，及时做好相应记录，制作好文件卡片，规范档案管理。

四是严格制定并实施档案借用制度。本单位人员在经过单位财务部门责任人的批准之后才能查阅会计电算化档案，并依据有关规定把借阅手续办理好；外单位人员如何需要查阅会计电算化档案，则需取得单位的介绍信，并通过财务部门及主管的批准。

五是完善安全保密和分权限调用的制度。要规定不同会计电算化档案的不同使用权限，可在较大范围内共享普通数据，但只有特定人员才能使用与单位机密有关的数据，只有主管人员、开发程序的人员才能使用数据结构文件、原程序设计文件等。提升会计电算化系统的安全防护功能，定期开展维护工作，预防因计算机或网络安全而造成会计电算化档案被恶意修改，严禁泄密，从而保障档案的安全性。

（三）加大对软硬件设备设施的投入

合理选择本单位配套的会计电算化软件，要优先选择有档案管理辅助功能的软件； 配备清晰度高、打印能力强的喷墨或激光打印机，以便输出会计纸质档案；加大建设环境设施的力度，选择温度稳定、清洁、安全的仓库专门存放会计电算化档案。

四、结束语

会计电算化档案管理是财务管理非常关键的一个环节，我们必须要完善管理会计电算化档案工作的法律法规，严格内部控制，健全配置环境，使会计电算化档案在单位的决策中发挥出更大的功效。

参考文献：

[1]刘洁，颜国新，王蕾.电算化会计档案管理工作刍议[J].山西档案，2014（02）：61-63

[2]杨菲.会计电算化档案管理现状及其完善对策[J].企业改革与管理，2015（19）：144-145