网络环境下档案信息采集与安全管理

肖兴宾

临沂市中心医院，山东临沂 276400

网络环境下档案信息采集与安全管理

肖兴宾

临沂市中心医院，山东临沂 276400

随着互联网技术和信息技术的不断发展和进步，以其高效、便捷、电子化等优势广泛应用于各个领域中。档案信息的采集和安全管理作为医院管理工作中非常重要的内容，档案信息必须具备较强的科学性和严谨性，在网络化的大背景下，对于档案的采集和管理也提出了更高的要求，然而由于网络技术不够成熟，致使医院档案信息的管理工作还存在一定的隐患和不足，那么如何在网络化的大背景下，做好医院档案信息的采集和安全管理工作就成为现代医院重点研究和探讨的课题。基于此，该文针对网络环境下档案信息采集与安全管理工作的相关问题进行分析和探讨。

网络；医院；档案信息；采集；安全管理

在信息技术不断发展的大背景下，网络成为档案信息传播过程中非常普遍而广泛的的途径，给档案信息传输带来了翻天覆地的变化，为档案使用者提供更加便捷的服务，然而网络本身具有虚拟性、开放性等特点，很容易受到一些病毒、黑客的袭击和破坏，那么怎样有效保证网络档案信息安全就成为广泛关注的问题，下面就针对其展开谈论和研究。

1 网络环境下档案信息采集利用的特点

1.1 交互性

医院的传统档案信息采集工作是以单项传播为主要方式，整个过程中参与的用户数量有一定的限制，而采用互联网技术，实现了单向传播向着双向传播方式的转变，医院档案管理部门为使用者提供更加便捷、高效、全方位的信息服务，促进了彼此之间的交流和互动[1]。此外，档案使用者在查询相关信息时，通过人机对话来表达自身的信息需求，通过借助网络，加强使用者、网络数据库以及检索系统三者之间的有效联系，更好地满足使用者对信息的实际需求，为其提供多元化、立体化的信息服务。

1.2 共享性

共享性是指一份档案信息可以超越文本载体的限制，同时供多人异地使用。传统意义上的档案信息中大部分的档案资料都属于孤本，而拥有副本的更是少之又少，如果保存不当，很有可能造成档案信息缺失，出现信息不完整的情况，从而加大了工作的难度，同时浪费大量的时间和精力，影响了工作效率。而在网络环境下，实现了档案信息资源、载体都是孤立存在，互不干扰，使用者借助互联网终端来获取相应的档案信息资源，方便、快捷、高效，实现了档案信息的共享。

1.3 时效性

传统的档案信息采集和管理工作存在一定的滞后性，归根结底是由于缺乏广泛的交流沟通渠道，而通过网络手段，提升了信息的利用效率，信息的传播和沟通不在受到过多的束缚和限制，增强了信息的传播和流通，大大增强了信息的实效性，充分发挥信息的使用价值。

2 网络环境下档案信息采集利用存在的问题

2.1 档案信息资源缺乏统一的标准体系

在网络化的大背景下，主要是通过档案网站来为使用者提供信息资源的相关服务，达到了非常不错的效果，但同时也涌现出一些问题，比如档案网站缺乏规范化的标准体系，功能不一，这也成为制约档案信息采集和管理工作的关键性因素，要想真正实现档案信息资源数字化建设，就必须制定统一的标准体系来约束和和规范档案管理工作，否则档案信息的采集和管理工作也将会面临诸多的安全隐患[2]。

2.2 档案信息服务意识淡薄

受到传统的思想观念的影响较深，档案管理部门仍然将档案管理工作重点放在管理方面，而忽视了档案的采集和使用，更有一些人员认为档案信息的采集利用工作不能为部门或者医院带来实际的效益，在工作中没有什么实际的意义和价值，竟然将其看成是辅助性的工作，这就为档案信息的相关工作带来一定的负面影响，档案信息采集工作名存实亡，如何在网络时代下，做好档案信息的采集和利用工作就变得尤为重要。

2.3 档案队伍缺乏复合型人才

随着档案工作逐步向着网络化、信息化、数字化的方向发展，同时对于档案管理人员也提出了更高的要求[3]。然而现阶段，从事医院档案管理工作的人员大部分都缺乏较强的专业能力，业务水平较低，还不能完全适应和熟悉网络环境下的档案信息采集和管理工作，对于档案信息系统和数据库只能进行简单的维护，而对于系统问题或是一些涉及到技术性的问题就无能为力，这也为档案信息带来一定的安全隐患，档案管理部门缺乏大量的复合型人才，这也是造成档案管理工作成效低的重要原因。

2.4 档案信息资源建设不足

在网络化的的背景下，档案信息的建设逐步走向数字化、信息化、规范化，档案信息资源的建设过程中出现了很多问题，比如资金缺乏，投入不足，造成不能有效发挥实际的效果，导致资源的浪费；档案设备的购置和管理不到位；忽视了档案信息的服务工作，影响了档案管理工作的效率。所以，必须加大力度实现档案信息资源的共享，为档案信息的采集和管理工作提供广阔的发展空间。

3 网络环境下档案信息采集和安全管理的有效对策

3.1 强化档案信息服务意识

传统意义上的档案管理工作都是被动式的服务，缺乏服务意识，这显然对于档案管理工作的实际司机开展是非常不利的，因此，必须积极倡导和鼓励档案管理人员树立较强的服务意识，实现被动服务向着主动服务的成功转型，增强和使用者的沟通和和交流，更好地满足不同用户的信息需求，真正解决他们的实际问题。档案管理工作者还应该善于借助网络档案信息的资源优势，积极开发和拓展新的数字档案信息资源，丰富档案信息的内容和形式，为使用者提供更加全方位的信息服务。

3.2 整合资源，分层管理

医院的档案管理工作必须要拥有有统一的规范和标准对其进行规范，信息的采集、存储、使用和传输等一切档案管理工作都要在这个统一的标准和规范的约束下进行有效的落实。医院应该实现统一的电子认证制度与密匙管理，对系统的涉密等级进行分层。此外，还应该建立信息保护、跨越控制、攻击防范等安全保密防护系统和数据安全交换的导入导出系统，通过交互平台，真正实现信息的共享，为档案信息的安全提供双重的保障。建立档案信息建设管理体系，避免存在信息孤立的问题，加强不同体系之间的协调和统一[4]。建立档案涉密信息系统，然后在以信息的重要性、密级数以及风险的高低等来划分等级，有针对性地采取相应的措施进行保护，简而言之，就是将档案涉密信息系统的内部具有统一安全目标、安全需求的安全设备、服务器、终端进行划分，使其重新建立独立的安全区域，再根据每个安全区域设置不同的保护等级，采取相对应的保护措施，实现全方位的保护。

公文电子在传输过程中，应该以档案电子化传输代替纸质文件的传输，从而构建高效、多功能、全方位的档案信息网络管理体系。医院必须做好对电脑文件传输途径的加密措施，有效避免传输过程中的安全隐患，降低信息风险发生的几率。医院应该专门委派相应的人员进行档案的安全保密管理工作，严格执行和落实保密管理制度，将责任落实到具体的人员，通过严格规范化的制度来约束来确保医院网络化建设工作的顺利开展和进行。

3.3 全面提升管理人员的素质和业务水平

人才是一个企业的发展壮大的重中之重，医院的发展建设更离不开每一位工作人员，医院的档案管理工作更是要重视人在其中发挥的重要作用。医院档案管理工作不同于寻常的工作，对于工作人员有着严格、特殊的职业要求，档案管理人员必须做到以下几个方面：首先、档案管理人员必须具有深刻的政治思想觉悟，明确自己的工作内容和职责，做好具体的划分和界限，对于档案信息网络中出现的各种突发状况都能够随机应变，及时的采取有效的处理措施；其次，档案工作人员必须树立强烈的责任意识和组织纪律观念，诚实守信、实事求是、严于律己、公平公正、积极进取、大胆创新；同时，档案管理人员应该树立正确的世界观、人生观和价值观，遵守职业道德、服务人民、兢兢业业、无私奉献，时刻保持积极向上、严肃认真的工作态度，做好自己的本职工作，其次，档案工作人员必须对待工作仔细认真、注重效率，严格保守职业机密，注重工作中的每一个细节，毫不懈怠，端正自己的工作作风，严格按照要求和规范完成每一项任务。此外，档案工作人员必须具备较强的专业知识和业务水平，全面了解和掌握信息网络系统，能够熟练运用网络技术，并将其运用到档案工作中，保持清晰明确的工作思路，准确把握工作的重点，保证工作有序的开展和实施。

3.4 开展在线服务

在网络化的大背景下，人们的生活、工作和学习都发生了翻天覆地的变化，人们获取信息也更加注重其时效性、真实性以及可读性，档案信息化就成为民众获取信息的主要诉求，为了顺应时代发展和步伐和趋势，档案信息管理工作也在逐步实现网络信息化，积极开展在线信息服务，可以借助网页通过专题的形式发布相关的信息，然后民众通过数据库和电子邮箱等途径来获取相关的信息，为民众和医院档案部门之间构建方便、快捷的信息传递平台，有助于信息的传播和接收，从而大大提升档案管理工作的效率和水平。

3.5 实现信息共享

网络时代的来临，为信息的传播和流通建立了科技化、自动化、电子化的平台，增强了信息的传播和流动，档案管理部门应该抓住时代发展的契机，善于引进和利用信息技术来实现信息资源的共享，为使用者提供全方位的档案信息服务。同时还可以有效加强医院内部各个部门之间的沟通和联系，彻底改变了各个部门彼此独立、各自为政的局面。通过建立一体化的管理模式，促进各个科室和部门之间的信息交流和沟通，实现信息资源的共享，从而能为更好的服务于民众，使他们能够及时的了解相应的信息，满足他们的信息诉求，大大提升档案资源的有效利用率，确保档案采集和管理工作的有效开展和进行。

4 结语

综上所述，在网络化的时代背景下，对于医院的档案管理工作而言，机遇和挑战并存，医院必须把握信息化时代发展的契机，积极引进和学习现代化的管理手段，培养综合性档案管理人才，加大医院档案管理工作改革的力度，实现信息资源的信息化、电子化，全面做好医院的采集和安全管理工作，坚决杜绝一切安全隐患，做到防患于未然，保证医院档案管理工作的有序进行和开展，推动医院现代化建设和发展。

[1]李举民.试论网络环境下档案信息安全[J].经济研究导刊, 2010（7）:105-106.

[2]魏丽.网络环境下的档案信息安全问题[J].中外企业家,2014（3）:148-149.

[3]邹晓娜.网络环境下档案信息管理安全体系探究[J].赤子, 2016（16上中旬）:156.

[4]王利君.网络环境下档案信息的安全与保障[J].科技致富向导,2012（30）:294.

R197

A

1672-5654（2017）02（c）-0057-03

2016-11-22）

肖兴宾（1987.12-），男，山东沂水人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.06.057