医院人事档案管理创新思路探究

姜宜明，周亚东

江苏省苏州市中医医院，江苏苏州 215009

医院人事档案管理创新思路探究

姜宜明，周亚东

江苏省苏州市中医医院，江苏苏州 215009

现代化社会经济的飞速发展，推动了医疗事业的进一步发展，医疗机构中各方面改革持续深化，比如用人制度的全方位改革。用人制度改革对医院人事档案管理造成了较大的影响，使得医院中的日常工作管理、正常运行等方面出现了相应的变化，特别是人事档案管理工作，此项工作是医院人力资源管理工作的重要内容，更与医院内部人才配置、培养、升迁、调动工作息息相关。该文对医院人事档案管理创新思路进行了探讨，并提出了相应的应用措施，以期为医院人事档案管理创新工作提供参考依据。

医疗机构；人事档案管理；创新思路

医院人事档案的管理，是医院人事工作的重要组成部份。人事档案强调收集、整理、归集、转移，兼具查阅和统计的功能，完整、清晰的人事档案，能确保医院人力资源活动的有序开展。因此，在医院人事档案的管理过程当中，务必坚持以人为本、以档为根，不断提高医院人事档案管理人员素质，逐步健全医院人事档案管理制度，努力改善医院人事档案存放条件[1]。在实际工作中，医院的人事档案管理工作仍然存在着一些不足之处，这些不足制约了医院人事档案管理水平的提升。据此，探讨医院人事档案管理创新思路，对医院的可持续发展有着极大的现实意义。

1 医院人事档案管理的不足之处

1.1 档案管理人员专业性不强

多的精力用于维护人事档案[3]。由此种种不利因素，很容易造成人事档案管理的无序化，人事档案的内容及质量也会参差不齐，影响了档案的合理利用，也未能很好地体现档案的使用价值。

1.2 档案保管硬件条件有待改善

该院目前现有人事档案近1 600份。随着每年新职工的录用，在职档案逐年增加，而退休、死亡人员的人事档案也同样需要妥善保存，因此，人事档案的数量呈现“只增不减”的局面[4]。该院现有的人事档案与财务档案共用同一个档案室，档案存放密集架日趋饱和，而档案室空间有限，无法增置新的密集架。此外，人事档案均为纸质材料，长期存放后容易发生霉变、虫蛀现象，该院档案室相对封闭，采光和通风条件较差，缺少固定和专业的除湿、除尘设备，不仅对档案材料缺少有效的保护，同样也会对档案管理和使用人员的身体健康造成不利影响，另外，该院定期采购、投放防虫药物也尚未形成一套完善的制度。

1.3 档案收集和使用的信息化程度较低

①该院人事档案的收集和使用信息化程度相对较低，人事档案在收集时，往往只是简单地将纸质材料放进档案盒，再将档案盒放置于密集架。在取阅时同样需要进入档案室，在密集架上人工寻找档案盒，再从盒中翻阅所需材料，用完之后再放回密集架，这样的做法既耗时又耗力且效率低下，尤其是在遇到同名同姓员工的情况下，时常会搞混弄错，造成重复劳动[5]。②档案中纸张材料也不尽相同，一些材质较薄的纸张在多次取阅后，容易破损或污损，影响档案的后续使用。③纸质档案材料在外借或使用的过程中，如有不慎会发生丢失现象，不仅可能会导致个人隐私的泄漏，同样也会影响档案的完整性。1.4档案内容更新不及时

该院人事档案材料内容更新频次较少，往往不能充

档案学是一门专业性极强的学科，它不光要求档案管理人员掌握档案管理学、档案文献编研学、档案法规学、档案保护学等专业知识，还要求档案管理人员具备优异的思想素质和过硬的实操能力[2]。由于医院工作环境的特殊性与局限性，招录专业的档案学毕业生显得十分困难，因此，人事档案的管理工作只能由医院人事部门的工作人员来兼职完成。而人事科的工作人员，大多是毕业于管理专业或从临床、护理、药剂等卫生类岗位转岗而来，并没有系统性地学习过档案学方面的专业知识，对档案的分类、编目、检索、编研和保护往往缺乏经验，只能在平时的工作中不断地摸索积累经验，通过各种主管部门或社会上的培训和继续教育，学习到一些基本的档案管理理论。另外，由于是兼职管理档案，人事工作者大部份的时间仍然忙于处理日常的人事事务，并没有太分反映工作人员现有的业绩和能力[6]。职工在个人信息、职称、学历、职务变动后，未及时将新的证件、证书、证明等材料复印留档，档案材料滞后于人员现状，长此以往，很容易造成信息不对称。该院曾有一位工作多年的副主任医师在准备晋升主任医师时，因为副主任医师资格证书遗失，无法证明现有专业技术职务，翻阅档案后，发现其人事档案中的内容仍然停留在他主治医师时期的材料，晋升副主任医师后没有及时更新档案、留存证书，后来虽经多方努力取得了相关证明材料，但终究延误了主任医师的晋升，造成了不必要的遗憾。档案材料及内容的及时更新与补充工作，看似很不起眼，却关系重大，关键时刻往往能起到十分重要的作用。

2 医院人事档案管理的创新思路

2.1 建章立制，完善档案管理的规章制度

医院人事档案管理，应严格贯彻落实《档案法》《国家保密法》等有关法律、法规和规章，对医院人事档案的收集、归档、维护、借阅、销毁、转移、交接等全流程制定一套完整的管理制度。所有制度应在档案室的醒目位置予以公示，人事档案管理人员也要对各项制度铭记于心，并熟练掌握各项办事流程。医院层面应建立档案管理组织领导体系，由医院主管领导或分管领导牵头，加强对人事档案工作的领导、检查与考核，不断提高人事档案管理水平。

2.2 加强学习，补充档案管理的专业知识

医院人事部门应指派专人从事档案管理工作。人事档案管理人员应自觉加强理论学习，通过各种层次、类型的学习班、培训班、学术交流会议，更新人事档案管理的理念、知识和业务水平，熟练掌握并运用人事档案的保管期限、档案目录的编制、档案文书的书写规范等基本技能；医院要加强对人事档案管理人员的思想政治教育，提高人事档案管理人员的政治素质和原则性，使之时刻牢记自己肩负的责任和义务，增强其保密意识，注重保护个人隐私，防止档案资料外泄；医院还应加强技术指导，使人事档案管理人员熟练掌握各类档案管理技术设备，如计算机、扫描仪、装订机的日常使用与维护，努力提高人事档案管理的工作效率[7]。

2.3 优化环境，改善档案材料的保存条件

医院应重视与加强人事档案存放场所的日常维护。定期做好档案室的保洁与整理工作，去除卫生死角，保证档案室干净、整洁；医院安保部门应定期检查档案室防盗门、窗是否完好，档案室作为消防重点保卫部位，应定期排查防火安全隐患、更换消防灭火用具，并对档案管理人员进行必要的消防安全培训。将与档案无关的材料及时清理，做到“专室专用”，使密集架、保险柜等空间用于档案存放专用，杜绝档案材料的随意摆放。医院应在档案室增加除湿、恒温设备并定时开启，确保室内温湿度恒定，避免档案材料发生霉变，后勤保障部门要定期采购和投放防虫药物，预防虫蛀、鼠害现象的产生。

2.4 提升思路，实现档案材料使用信息化

医院应根据实际情况及时建立人事档案信息化、数字化管理平台，将现代化科学手段融入人事档案管理之中。添置档案管理专用的计算机、打印机、扫描仪、装订器等设备，及时将更新的人事档案材料在纸质材料保存的同时将其数字化存储。邀请专业人员设计档案使用系统，建立档案信息数据库，方便日常使用与管理，并严格设置管理员权限及密码，确保数据库的安全。如有必要，人事档案数据库可与医院OA办公系统、医院HIS信息系统相连接，简化人事档案的查找与借阅流程，可通过网络读取、调阅人事档案材料，尽量减少纸质材料的翻取次数，最大限度地保证人事档案完整性，避免人事档案资料丢失或损坏。定期做好系统维护与数据备份，确保人事档案信息准确无误。

3 结语

随着医药卫生体制改革的持续深化，医院的各项工作尤其是人事制度已面临着严峻的改革形势，人事档案管理工作虽小，却是人事工作不可分割的一部份，我们应不断地总结工作中的经验教训，对自身管理理念不断革新与创新，让人事档案管理水平及质量得到提升，确保医院人事档案管理工作及其他相关工作协调发展。该文对医院人事档案管理的不足之处进行了探讨，并从完善档案管理制度、学习档案管理知识、改善档案保存条件、实现档案信息化等4个方面，探讨了医院人事档案管理创新思路，以期为医院人事档案管理创新工作提供参考依据。

[1]赵丹丹.医院人事档案管理工作如何迎接新挑战[J].黑龙江档案，2017(2)：85.

[2]康洁.新时期医院人事档案管理存在的问题与对策[J].世界最新医学信息文摘:连续型电子期刊,2016,16(67):304.

[3]昝莹.医院人事档案管理的常见问题及对策[J].价值工程,2016(1):35-36.

[4]王勇.浅谈医院人事档案管理工作创新思路[J].科技创新导报,2015(7):195.

[5]钟钰.浅谈医院人事档案管理工作思路[J].右江民族医学院学报,2011,33(5):723.

[6]陈妍桦.新时期医院人事档案信息化管理改革与创新策略[J].中国管理信息化,2016,19(21):192.

[7]黄永发.基于人力资源开发的医院人事档案管理创新[J].办公室业务,2014(9):176-177.

R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0127-02

2017-06-14）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.127

姜宜明（1984-），男，江苏苏州人，本科，助理研究员，主要从事医院管理工作。

周亚东（1971-），女，江苏苏州人，本科，高级政工师，主要从事医院管理工作，E-mail:776188405@qq.com。