人事档案管理现状及对策

王亚男

摘要：随着人事制度的改革和深入，市场经济的建立和发展，用工形式的多元化。人事档案的现状存在内容失真、材料不全等问题。提出了要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施，探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。

关键词：人事档案；管理；对策

引言

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织及劳资部门在培养、选拔及使用人员的工作过程中形成的历史资料，主要用于记录人们不同时期、不同阶段的不同情况，一直以来都采取随人走的模式，是人行为的一种客观记录，将人的社会关系、家庭情况等相关资料记录下来，便于后期的查阅及使用。

一、人事档案的含义

《档案学词典》对人事档案做了这样的解释：专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备考查的人事材料。主要有干部档案、职工档案和学生档案三种。内容记录干部、职工、学生个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力、专业水平、历史和现实的表现。具有现实性、真实性、动态性、机密性的特点，是各级组织考察、了解和正确使用人员的重要依据。这一概念包含了以下几层含义：

（1）人事档案是人员管理部门在了解人、使用人过程中形成的人事材料。在人事管理工作中，必然产生与形成一些涉及个人的人事材料。如组织上需要对被管理人员的经历、家庭作普遍的概要的了解，由此就有了履历表、简历表或登记表；要进行人员的考察了解，就有了考察、考核材料；要给予个人奖励，就有了奖励材料。这些材料按照规定整理后就形成了人事档案。

（2）人事档案是真实反映个人经历、德才状况的原始记录，是个人本来面貌的客观反映。人事档案记录着一个人从小学至工作以后的经历、学识、品德、才能等状况，它是客观地、真实地反映个人的本来面貌的材料。

（3）人事档案是由人事材料有条件转化而来的。同其他档案闫样，人事档案的形成是需要人事材料经一定的条件转化而来。人事材料转化为人事档案的条件是：第一，处理完毕的人事材料才能转化为人事档案；第二，对日后工作有考查利用价值的人事材料才能转化为人事档案；第三，按照一定规律组合起来的人事材料才能转化为人事档案。

（4）人事档案以个人为单位。人事档案是以个人为单位，由组织统一整理、保管起来的人事材料。这是人事档案的一个重要外部特征。

二、人事档案信息化管理中存在的問题

（1）基础设备差

就目前档案管理水平来看，大多企事业采用的还是主要还是传统的手动记录模式。想要实现档案信息化管理，软硬件设施必须要配套得上，但是很多企事业对这一改良还存在认识不足的问题，资金投入力度不足，基础设施设备不完善。此外，随着计算机的升级和更新，那些已经成采用信息化管理档案资料的企业也要持续保持资金的投入，保证系统的升级能够跟上技术发展的步伐。

（2）信息数据库假设不完善

档案信息化中最重要的部分就是数据资料的收集整理，还包括信息的存档、查询、更新和传递、共享等一些列过程，如果档案资料在录入时不完整，或者信息更新不及时，就会严重影响到后期对档案的利用。此外，数字化资料在安全性方面还存在着很多影响因素，如病毒、系统崩溃、计算机硬件的使用寿命等等。目前最普遍的问题是数据资料录入不规范，网络建设形式不统一，网络的共享性较差，这些因素都严重制约了档案信息管理工作的电子化发展。

（3）档案信息化安全受到威胁

在我们主观上对信息化建设的安全认识还不强，档案数据的保密意识较弱，在进行档案资料的归档发布时，缺少严格的管理和审查制度。此外，一些档案管理工作人员的操作不规范，数据的更新备份不及时，这些都是影响档案资料安全的因素；客观上，由于数字化的档案资料在修改、移动方面较为容易，所以一旦操作稍有失误就会影响档案资料的正确性和完整性。此外网络还会受到黑客和病毒的攻击威胁，影响到档案电子信息的安全性和保密性。

（4）信息化档案管理缺乏高素质人才

信息化时代，需要的是具备相应能力的高素质人才。但是反观当前我国大多数企业事业单位来说，档案信息化管理队伍在专业素质和文化程度上还存在参差不齐的现象，工作人员的管理水平不高，缺少档案管理专业的人才，特别是专门从事计算机网络技术的人才更是缺乏，远不能满足新形势下的发展需要。

三、人事档案的作用

人事档案对于所有求职者、就业者来说都具有至关重要的作用：

（1）有助于人员择业

毕业生、企业改制职工及自谋职业人员自主择业，虽然非国有单位没有管理人事档案的权限，但有权到相关部门查阅招聘人员的人事档案材料，更好地了解和掌握招聘人员的情况；本地生源到外省（市）就业的，需由聘用单位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心调档，经过审核档案材料后为其办理档案的调转手续。

（2）有助于专业技术职称的评定

评聘专业技术任职资格对毕业生、企业改制职工、流动人员都是干好专业技术工作能力水平的具体表现，所以初、中、高级专业技术任职资格逐级晋升的过程中也是以本人的档案材料为基础的。

（3）有助于享受各种保险和办理退休手续

就业人员按一定标准缴纳养老保险、医疗保险等各种保险费，在达到法定退休年龄时，经考核档案中记载的实际工龄、年龄以及与保险有关的证明后即可办理退休手续。

（4）有助于各项日常业务的办理

除上述几项外，毕业生考研、流动人员出国留学、企业改制职工办理婚育等相关事宜，均需由档案所在地的人事部门出具有关证明，然后到相关机构办理手续。

四、结语

综上所述，要想做好事业单位人事档案管理信息化就需要提高对人事档案信息化管理重要性的认识、构建完善的人事档案信息化管理制度、完善人事档案信息化管理工作，提高档案信息化管理安全性等，这样才能真正做好人事档案管理信息化的工作，保证档案信息化的信息安全。