加强人事档案管理 不断创新管理模式

高淑霞

【摘要】人事档案管理工作是人力资源管理工作的一项重要内容。注重人事档案的安全与保密，不断完善档案管理制度，创新档案管理模式是新时期人事档案管理人员努力的方向。

【关键词】人事档案；完善；创新；模式

人事档案管理工作是一项政治性很强、专业性很强、机密性很强的基础性工作。准确、齐全、完整的人事档案能历史全面地记载一个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等信息，它是一个人历史、政绩、德才等多方面情况的真实记录，对于我们正确评价员工，合理选拔使用人才是非常重要的，人事档案工作无论在过去、现在，还是将来，都是人力资源工作中一项很重要的工作。

一、人事档案管理现状及改进

公司将员工档案按干部档案、工人档案、退休人员档案、死亡人员档案分类存放，各类档案数目清晰，排放整齐，并统一更换了档案盒，按统一格式打印档案目录，经过重新整理、编排、装订，档案面貌焕然一新，尤其是档案目录的计算机录入为档案电子信息化打下了基础。

二、人事档案工作的安全与保密

维护档案的完整与安全是档案管理工作的目的和基本任务。档案库房的科学管理是做好维护档案安全的基本保障，我们做到了“三室分开”（档案库房、阅档室、档案管理人员办公室三室分开）。档案库房“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施得到很好落实，这为维护档案的安全提供了物质保障。我们十分注意正确处理档案保密与利用的关系，坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则，保守档案机密。在档案的查阅、借阅、档案材料的收集、鉴别、归档等项工作中严格按规章制度办事，确保档案的安全与保密。

三、不断完善档案管理制度，加强对在职人员档案的管理

我们积极采取措施，不断完善制度建设，在材料收集、整理、提供利用等各个环节狠下功夫，建立健全了八项制度：查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度，保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度并将制度上墙。及时将七种登记簿《归档材料登记簿》《查阅档案登记簿》《借阅档案登记簿》《退还材料登记薄》《检查核对档案情况登记簿》《销毁材料登记簿》《转递档案登记簿》进行登记，建立了档案管理台账，人事档案管理的方方面面均可找到痕迹和出处。随着人员的调入调出，及时进行档案转递，确保库存数与人员数相吻合，为档案的科学管理打下了良好基础。

在加强人事档案管理方面，我们从以下几个方面着手，做好基础工作：

一是档案材料收集鉴别工作。收集工作是一项基础性、经常性的工作，我们本着对职工本人负责的精神，坚持实事求是，对不符合规定的、不能收存归入档案的材料，坚决拒收，坚持党性原则，维护人事档案的真实性。建立健全了收集网络，对收集上来的材料进行鉴别，做到“取之有理、弃之有据”，对需销毁的档案材料做到一份一登记，销毁事由明确、有鉴别人签字。

二是人事档案的整理工作。整理人事档案的作用是便于保管和提供利用。整理工作一般分为八个步骤：（1）鉴别归类（2）排列材料（3）技术加工（4）编类分页（5）登记目录（6）初审定本（7）装订成册（8）验收入库。整理工作做到了归类正确、编目清楚、装订整齐。

三是人事档案的转递工作。转递人事档案主要是档案的转出和接收。它是一项严肃细致的工作，要做到转递及时，手续齐全，查询有据，安全保密，严格按规定进行转递并做好登记，留好转递存根和提档函，以备查用，确保万无一失。

四是人事档案的提供利用工作。档案工作的服务性突出在提供利用这一环节上。提供利用方式主要是查阅和借出使用两种。查阅、借出使用人事档案必须履行审批程序，明确利用者必须是中共党员，任何个人不得查阅借阅本人及其直系亲属的档案。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不擅自拍摄复制档案内容。

四、不断创新档案管理模式，人事档案信息电子化

在加强人事档案管理的同时，我们意识到现在的人事档案管理模式已不太适应电子化、信息化的发展，要提高管理效率必须不断创新管理模式。档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，将计算机应用于档案管理，无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流都可以应用计算机进行现代化管理，解决具体问题，提高管理效率和管理水平。努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。在日常工作中我们边学边干，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

在人事档案的电子信息化建设方面，公司开发了人事档案信息系统，现已投入运行，它包括档案管理、机构管理、统计报表、综合管理、系统维护五个模块，其中档案管理模块中不仅囊括了人员的工作单位及部门、档案编号、姓名等主要信息，还包括了人事档案管理的目录及零散材料接收子集、档案查借阅情况、档案转递子集、档案整理子集等若干个子集，我们可以在系统内随时更新人员的档案目录、零散材料等信息，通过系统，我们可以直观地进行档案信息项的查看、维护、转递，使档案管理一目了然，提高了管理效率。

在信息化建设方面任重道远，这仅仅是一个起步，我们相信，档案管理必将改变原有的落后局面，搭上信息时代的高速快车，不断创新管理模式，提高管理效率。作为档案管理人员应该努力适应新形势，在档案业务上有所创新和突破，在埋头苦干、默默奉献的同时，不断提高人事档案工作的自身价值，发挥人事档案应有的作用。